Lühidalt
Sisemine vastavusülevaatus: ulatus kolmes klassis, kestus, meetod, tüüpilised järeldused ja parandusplaan. Reguleeritud firma saab oma vastavuse lünkadest teada kahel viisil: oma ülevaatusest või järelevalveasutuse kontrollist. See juhend selgitab, mida sisemine vastavusülevaatus hõlmab, kuidas ulatus valitakse, mida aruanne sisaldab, mida ülevaatus tavaliselt leiab ja mis saab järeldustest.
Reguleeritud firma saab oma vastavuse lünkadest teada kahel viisil: oma ülevaatusest või järelevalveasutuse kontrollist. Vastavusaudit on esimene viis. See juhend selgitab, mida sisemine vastavusülevaatus hõlmab, kuidas ulatus valitakse, mida aruanne sisaldab, mida ülevaatus tavaliselt leiab ja mis saab järeldustest.
Juhend on üldine teave, mitte õigusnõustamine. Vastavusülevaatus ei ole seadusjärgne finantsaudit ega asenda audiitortegevuse seaduse või valdkonna seadusega nõutud audiitorit.
Mis on vastavusaudit
Vastavusaudit — täpsemalt sisemine vastavusülevaatus — kontrollib, kas firma põhimõtetes kirjas olev vastab sellele, mida firma tegelikult teeb, ning kontrollib mõlemat seaduse ja järelevalveasutuse juhendite vastu. See on dokumentide ja protsesside kontroll, mitte arvamus firma finantsaruannete kohta: seadusjärgne audit vaatab numbreid, vastavusülevaatus vaatab kontrollimehhanisme. Neid tehakse eraldi, tavaliselt erinevate ülevaatajate poolt, ning reguleeritud firma vajab sageli mõlemat aasta eri aegadel.
Millal ülevaatus on mõttekas
- enne tegevusloa taotlemist, et kontrollida dokumente seaduse vastu;
- esimesel aastal pärast tegevusloa saamist, kui põhimõtted kohtuvad esimest korda praktikaga;
- enne järelevalveasutuse kontrolli või pärast seda, et järeldused sulgeda;
- kui rahapesu tõkestamise reeglid nõuavad sisekontrollisüsteemi sõltumatut kontrolli (RahaPTS) või enne panga perioodilist ülevaatust firma kohta;
- enne müüki, ostja hoolsuskontrolli osana.
Ulatus kolmes klassis
- Klassi 1 ulatus — alates €8,500: piiratud teenustega firma rahapesu tõkestamise raamistik, juhtimine ja põhilised põhimõtted;
- Klassi 2 ulatus — alates €15,500: lisaks klientide raha kaitse või hoidmine, väljasttellimine, IKT ja kaebused, valimipõhise testimisega;
- Klassi 3 ulatus — alates €27,000: keeruka firma kogu regulatiivne ulatus, vajaduse korral koos turukäitumise ja kauplemisplatvormi reeglitega.
Ülevaatuse klass järgib firma teenuseid, mitte ainult tema suurust; kinnitame selle kirjalikult enne töö algust. Firma, mis on pärast eelmist ülevaatust lisanud teenuse — näiteks klientide raha kaitse, hoidmise või uue müügikanali —, vajab tavaliselt laiemat ulatust, isegi kui muu firma juures ei ole muutunud.
Kui kaua ülevaatus kestab
Kestus sõltub ulatusest ja sellest, kui kiiresti firma küsimustele vastab ja testimiseks toimikuid esitab:
- klassi 1 ulatus — tavaliselt 3–4 nädalat;
- klassi 2 ulatus — tavaliselt 4–6 nädalat;
- klassi 3 ulatus — tavaliselt 6–8 nädalat;
- parandusplaan pärast aruande lõplikuks saamist — tavaliselt 2–4 nädalat.
Need on tüüpilised kestused firmale, mille dokumendid ja toimikud on juba korras; firma, kes peab oma toimikud kokku panema ülevaatuse ajal, mitte enne selle algust, peab arvestama pikema ülevaatusega.
Meetod ja aruanne samm-sammult
- dokumentide ülevaatus kohaldatava seaduse, määruste ja järelevalveasutuse juhendite vastu;
- kirjalikud küsimustikud juhtkonnale ja võtmefunktsioonide täitjatele, täpsustavate küsimustega e-posti teel;
- toimikute valimipõhine testimine: kliendi hoolsusmeetmed, seire hoiatused, klientide raha kaitse võrdlused, kaebused;
- aruanne riski järgi hinnatud järeldustega, igaühe õigusliku aluse ja soovitusega.
Sammud käivad selles järjekorras: dokumentide ülevaatus annab küsimused intervjuudeks, intervjuud osutavad toimikutele, mida tasub testida, ja testimine on see, millele aruande järeldused tuginevad. Ülevaatus, mis hüppab otse testimisele põhimõtteid enne lugemata, jätab tavaliselt kahe silma vahele lõhe kirjapandu ja tegeliku vahel — mis on tavaliselt kahest järeldusest tõsisem.
Mida ülevaatus tavaliselt leiab
Firmade ja valdkondade lõikes korduvad samad lüngad:
- tegevusloa taotluse jaoks kirjutatud põhimõtted, mida ei ajakohastatud, kui äri hakkas teisiti toimima;
- seire hoiatused, mis suletakse ilma kirjaliku põhjenduseta, nii et toimik ei näita, miks otsus tehti;
- klientide raha kaitse võrdlused, mida ei tehta firma enda põhimõtetes nõutud sagedusega;
- väljasttellimise või IKT-lepingud, mis ei ole kuskil kirjas, nii et keegi ei saa järelevalveasutusele nõudmisel tervikpilti näidata;
- kaebuste register, mis on paberil olemas, kuid mida juhtkond kunagi üle ei vaata.
Ükski neist ei põhjusta iseenesest kontrollil läbikukkumist; risk on selles, et need jäävad märkamata, kuni järelevalveasutus, mitte firma, need esimesena leiab.
Järelduste sulgemine
Parandusplaan (alates €1,700) muudab järeldused prioriteetideks jaotatud plaaniks koos vastutajate ja tähtaegadega ning vajaduse korral ajakohastame dokumendid. Pank, audiitor või järelevalveasutus, kes hiljem järelduse kohta küsib, ootab näha nii plaani kui ka tõendeid selle elluviimise kohta — mitte ainult esialgset aruannet. DORA alla kuuluvad firmad ühendavad ülevaatuse sageli DORA raamistikuga; krüptofirmad MiCA jooksva vastavuse toega. Aluseks olevate rahapesu tõkestamise ja klientide raha kaitse dokumentide kohta vaata rahapesu reeglid ja klientide raha kaitse tegevusloaga firmale.
Mida saate
- sõltumatu vastavusülevaatuse aruande hinnatud järeldustega;
- tellimise korral parandusplaani ja ajakohastatud dokumendid.
Summad on meie tasud standardse ulatuse eest ja ei sisalda käibemaksu. Kogu suhtlus toimub e-posti teel.