Audit de conformitate pentru societăți reglementate

O societate reglementată află despre lacunele din conformitatea sa în unul din două moduri: din propriul audit sau din inspecția autorității de supraveghere. Un audit de conformitate este prima modalitate. Acest ghid explică ce cuprinde auditul intern de conformitate, cum se alege domeniul de aplicare, ce conține raportul, ce constată de obicei un audit și ce se întâmplă cu constatările.

Ghidul este o informație generală, nu o consultanță juridică. Un audit de conformitate nu este un audit statutar al situațiilor financiare și nu înlocuiește auditorul impus de Legea privind activitatea auditorilor sau de legea sectorială.

Ce este un audit de conformitate

Un audit de conformitate — mai exact, un audit intern de conformitate — verifică ce spun politicile societății în raport cu ce face societatea în realitate și compară ambele cu legea și cu îndrumările autorității de supraveghere. Este o verificare a documentelor și a procedurilor, nu o opinie privind situațiile financiare ale societății: auditul statutar al situațiilor financiare examinează cifrele, iar auditul de conformitate examinează controalele. Cele două se desfășoară separat, de regulă de către auditori diferiți, iar o societate reglementată are adesea nevoie de ambele în momente diferite ale anului.

Când are sens un audit

• înainte de cererea de licență, pentru a verifica documentele în raport cu legea;
• în primul an după autorizare, când politicile se confruntă pentru prima dată cu practica;
• înainte de o inspecție a autorității de supraveghere sau după aceasta, pentru a finaliza constatările;
• atunci când regulile privind spălarea banilor impun o verificare independentă a sistemului de control intern (RahaPTS), sau înainte de revizuirea periodică a societății de către o bancă;
• înainte de o vânzare, ca parte a due diligence-ului cumpărătorului.

Domeniul de aplicare în trei clase

• Domeniu clasa 1 — de la €8,500: cadrul privind prevenirea spălării banilor, guvernanța și politicile de bază ale unei societăți cu servicii limitate;
• Domeniu clasa 2 — de la €15,500: adaugă protejarea fondurilor clienților sau custodia, externalizarea, TIC și reclamațiile, cu verificare prin eșantionare;
• Domeniu clasa 3 — de la €27,000: întregul perimetru de reglementare al unei societăți complexe, inclusiv, unde este relevant, conduita de piață și regulile platformelor de tranzacționare.

Clasa auditului urmează serviciile societății, nu doar mărimea sa; o confirmăm în scris înainte de începerea lucrărilor. O societate care a adăugat un serviciu de la ultimul audit — de exemplu protejarea fondurilor clienților, custodia sau un nou canal de distribuție — are de regulă nevoie de domeniul mai larg, chiar dacă nimic altceva nu s-a schimbat.

Cât durează un audit

Durata depinde de domeniul de aplicare și de rapiditatea cu care societatea răspunde la întrebări și furnizează dosare pentru eșantionare:

• Domeniu clasa 1 — de regulă 3–4 săptămâni;
• Domeniu clasa 2 — de regulă 4–6 săptămâni;
• Domeniu clasa 3 — de regulă 6–8 săptămâni;
• planul de măsuri, după ce raportul este final — de regulă 2–4 săptămâni.

Acestea sunt durate tipice pentru o societate ale cărei documente și dosare sunt deja în ordine; o societate care trebuie să își întocmească dosarele în timpul auditului, și nu înainte de acesta, ar trebui să se aștepte la un audit mai lung.

Metoda și raportul, pas cu pas

• verificarea documentelor în raport cu legea aplicabilă, reglementările și îndrumările autorității de supraveghere;
• chestionare scrise adresate conducerii și persoanelor în funcții esențiale, cu întrebări de completare prin e-mail;
• verificarea prin eșantionare a dosarelor: cunoașterea clientelei, alertele de monitorizare, reconcilierile privind protejarea fondurilor clienților, reclamațiile;
• un raport cu constatări evaluate în funcție de risc, baza legală a fiecăreia și o recomandare.

Etapele se desfășoară în această ordine: verificarea documentelor oferă întrebările pentru interviuri, interviurile indică dosarele care merită eșantionate, iar constatările raportului se bazează pe acea eșantionare. Un audit care trece direct la eșantionare, fără a citi întâi politicile, tinde să rateze diferența dintre ce este scris și ce se face efectiv — care este de regulă constatarea mai gravă dintre cele două.

Ce constată frecvent un audit

Aceleași lacune se repetă la societăți și sectoare diferite:

• politici scrise pentru cererea de licență și niciodată actualizate după ce afacerea a început să funcționeze diferit;
• alerte de monitorizare închise fără un motiv scris, astfel încât dosarul nu arată de ce s-a luat o decizie;
• reconcilieri privind protejarea fondurilor clienților care nu se realizează cu frecvența pe care o impune propria politică a societății;
• acorduri de externalizare sau TIC care nu sunt înscrise nicăieri, astfel încât nimeni nu poate arăta autorității de supraveghere imaginea completă, la cerere;
• un registru de reclamații care există pe hârtie, dar nu este niciodată analizat de conducere.

Niciuna dintre acestea nu face, singură, ca auditul să nu fie trecut; riscul este ca acestea să rămână neobservate până când autoritatea de supraveghere, nu societatea, le descoperă prima.

Finalizarea constatărilor

Planul de măsuri (de la €1,700) transformă constatările într-un plan prioritizat, cu responsabili și termene, iar unde este necesar actualizăm documentele. O bancă, un auditor sau autoritatea de supraveghere care întreabă mai târziu despre o constatare se va aștepta să vadă atât planul, cât și dovada punerii sale în aplicare — nu doar raportul inițial. Societățile aflate sub DORA combină adesea auditul cu cadrul DORA; societățile din domeniul criptoactivelor, cu sprijinul continuu pentru conformitatea MiCA. Pentru documentele subiacente privind prevenirea spălării banilor și protejarea fondurilor, vezi Reguli de prevenire a spălării banilor și protejarea fondurilor clienților.

Ce primiți

• un raport independent de audit de conformitate, cu constatări evaluate;
• dacă este comandat, planul de măsuri și documentele actualizate.

Sumele sunt onorariul nostru pentru domeniul de aplicare standard, fără TVA. Toată comunicarea are loc prin e-mail.

Nu prestăm servicii cetățenilor Rusiei și societăților rusești.

Servicii și prețuri: Servicii de conformitate pentru societăți reglementate

Comandați auditul de conformitate Prețuri Explicația în limba engleză