Digital signatur i et estisk selskab

Et estisk selskab kan drives næsten helt med digitale signaturer: anpartshavernes beslutninger, kontrakter, registerændringer og årsrapporten underskrives på en computer eller telefon i stedet for på papir. Denne vejledning forklarer, hvad en digital signatur er efter EU-retten, hvilke redskaber der giver den, hvordan den underskrevne fil ser ud, hvad den ikke erstatter — og hvad det betyder for dig som bestyrelsesmedlem eller anpartshaver i udlandet.

Vejledningen er generel information. Den retlige virkning er taget fra forordning (EU) nr. 910/2014 (eIDAS) i den konsoliderede udgave på EUR-Lex. De tekniske oplysninger kommer fra id.ee, siden om ID-software hos den estiske Myndighed for Informationssystemer (RIA). Begge er læst den 17. oktober 2026.

Hvad en digital signatur er værd

• Lige med en håndskreven underskrift. En kvalificeret elektronisk signatur har samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift (eIDAS, artikel 25, stk. 2).
• Lavere niveauer tæller også som bevis. En elektronisk signatur må ikke nægtes retsvirkning og antagelse som bevis i retssager alene fordi den er elektronisk eller ikke opfylder kravene til en kvalificeret signatur (eIDAS, artikel 25, stk. 1).
• Fire niveauer i Europa. Ifølge id.ee bruges der i Europa fire niveauer for elektroniske signaturers troværdighed. I Estland betyder „digital signatur” det højeste niveau, som er lige med en håndskrevet underskrift. Programmet DigiDoc4 markerer signaturer af lavere niveau med gult og bemærkningen „Gyldig med begrænsninger”.

Hvad du signerer med

• Et estisk id-kort eller et e-Residency-kort med kortlæser og PIN-koder, eller Mobiil-ID eller Smart-ID på en telefon, som id.ee angiver dem.
• DigiDoc4, Myndigheden for Informationssystemers computerprogram, signerer dokumenter og kontrollerer signaturer; RIA DigiDoc er myndighedens mobilapp.
• E-resident med Smart-ID: Smart-ID-kontoen registreres med e-Residency-kortet. Ifølge Politi- og Grænsevagtstyrelsen afhænger retten til at bruge den af en gyldig e-Residency-status og et gyldigt dokument.

Kort udstedt mellem den 10. december 2021 og den 16. august 2023 mister deres certifikater den 9. december 2026. Hvis du signerer med et sådant kort, se hvad du skal gøre inden den dato.

Hvordan den signerede fil ser ud

• DigiDoc4 placerer dokumentet og signaturerne i en container med filtypen .asice (formatet ASiC-E). id.ee forklarer, at et tidsstempel sikrer den langsigtede bevisværdi, og at formatet foretrækkes i alle EU-medlemsstater.
• Ældre containere har filtypen .bdoc, det tidligere estiske format.

Send hele containeren, ikke dokumentet taget ud af den: signaturerne ligger i containeren.

Over grænsen

Ifølge id.ee skal alle estiske statslige og kommunale myndigheder samt private virksomheder, der leverer en offentlig tjeneste, siden den 1. juli 2016 anerkende EU-medlemsstaternes elektroniske signaturer. Ligeledes skal den offentlige sektor i andre medlemsstater anerkende esters digitale signaturer. En privat samarbejdspartner i udlandet kan dog bede om et format, den kan kontrollere. Aftal det, inden du underskriver en kontrakt.

Hvad en digital signatur ikke erstatter

• Den notarielle bekræftelse. Hvor loven kræver en notariel form, er en digital signatur alene ikke nok. Overdragelse af en anpart i et estisk OÜ skal som hovedregel bekræftes af en notar (den estiske handelslov § 149, stk. 4). Hvordan det fungerer på afstand, viser vores vejledning om overdragelse af en anpart.
• En underskrift, du ikke kan give. Ved en registeranmeldelse underskriver hver person, hvis underskrift kræves. Har et bestyrelsesmedlem eller en anpartshaver ikke en digital signatur, går anmeldelsen gennem en notar, normalt ved fuldmagt.

Hvad det betyder for dit selskab

• Registerændringer — vedtægter, virksomhedsnavn, bestyrelse, adresse, kontaktperson — koster €490, når alle underskriver digitalt. Ved fuldmagt hos en notar koster de €990.
• Årsrapporten underskrives digitalt. Uden digital signatur udarbejder og indsender vi rapporterne ved fuldmagt (€300 én gang pr. bestilling, uanset antal rapporter).
• En fuldmagt til en enkelt ændring eller transaktion kan udarbejdes på to sprog til underskrift hos en notar i udlandet (€70).

Vi leverer ikke ydelser til russiske statsborgere eller russiske selskaber.

Priser uden moms. Al kommunikation sker via e-mail.

Bestil registerændring Priser Vejledning på engelsk

Kilder: forordning (EU) nr. 910/2014, artikel 25 (EUR-Lex); id.ee (den estiske Myndighed for Informationssystemer); den estiske handelslov § 149.