Коротко
Юридична сила цифрового підпису, інструменти й файли за ним, а також документи, для яких і далі потрібен нотаріус. Естонською компанією можна керувати майже повністю з цифровим підписом: рішення учасників, договори, зміни до реєстру й річний звіт підписують на комп'ютері чи в телефоні, а не на папері. Цей посібник пояснює, що таке цифровий підпис за правом ЄС, які інструменти його дають, який вигляд має підписаний файл, чого він не замінює — і що це означає для вас як члена правління чи учасника за кордоном.
Естонською компанією можна керувати майже повністю з цифровим підписом: рішення учасників, договори, зміни до реєстру й річний звіт підписують на комп'ютері чи в телефоні, а не на папері. Цей посібник пояснює, що таке цифровий підпис за правом ЄС, які інструменти його дають, який вигляд має підписаний файл, чого він не замінює — і що це означає для вас як члена правління чи учасника за кордоном.
Посібник — загальна інформація. Юридичну силу взято з Регламенту (ЄС) № 910/2014 (eIDAS) у консолідованій редакції EUR-Lex. Технічні факти — із сайту id.ee Департаменту державної інформаційної системи Естонії (RIA). Обидва джерела прочитано 17 жовтня 2026 року.
Яку силу має цифровий підпис
- Рівний власноручному підпису. Кваліфікований електронний підпис має юридичну силу, рівну власноручному підпису (eIDAS, стаття 25 ч. 2).
- Нижчі рівні теж є доказом. Електронному підпису не можна відмовити в юридичній силі та допустимості як доказу в суді лише тому, що він електронний або не відповідає вимогам кваліфікованого підпису (eIDAS, стаття 25 ч. 1).
- У Європі чотири рівні. За даними id.ee, у Європі для надійності електронних підписів використовують чотири рівні. В Естонії «цифровий підпис» означає найвищий рівень, рівний власноручному підпису. Застосунок DigiDoc4 позначає підписи нижчого рівня жовтим кольором із приміткою «Дійсний з обмеженнями».
Чим підписувати
- Естонська ID-картка або картка е-резидента з картрідером і PIN-кодами або Mobiil-ID чи Smart-ID у телефоні — так їх перелічує id.ee.
- DigiDoc4, комп'ютерний застосунок Департаменту державної інформаційної системи, підписує документи й перевіряє підписи; RIA DigiDoc — мобільний застосунок департаменту.
- Е-резидент зі Smart-ID: обліковий запис Smart-ID реєструють карткою е-резидента. За даними Департаменту поліції та прикордонної охорони, право ним користуватися залежить від чинного статусу е-резидента й чинного документа.
Картки, видані з 10 грудня 2021 року по 16 серпня 2023 року, втрачають сертифікати 9 грудня 2026 року. Якщо ви підписуєте такою карткою, перегляньте, що зробити до цієї дати.
Який вигляд має підписаний файл
- DigiDoc4 поміщає документ і підписи в контейнер із розширенням .asice (формат ASiC-E). id.ee пояснює, що довгострокову доказову силу забезпечує позначка часу і що цьому формату віддають перевагу в усіх державах — членах ЄС.
- Старіші контейнери мають розширення .bdoc — попередній естонський формат.
Надсилайте весь контейнер, а не вийнятий з нього документ: підписи містяться в контейнері.
За кордоном
За даними id.ee, з 1 липня 2016 року всі державні органи й органи місцевого самоврядування Естонії, а також приватні компанії, що надають публічну послугу, мають визнавати електронні підписи держав — членів ЄС. Публічний сектор інших держав-членів так само має визнавати цифрові підписи естонців. Діловий партнер за кордоном усе ж може попросити формат, який він може перевірити. Домовтеся про це до підписання договору.
Чого цифровий підпис не замінює
- Нотаріального посвідчення. Якщо закон вимагає нотаріальної форми, самого цифрового підпису недостатньо. Відчуження частки в естонській OÜ, як правило, посвідчується нотаріально (Комерційний кодекс § 149 ч. 4). Як це зробити дистанційно, показує наш посібник відчуження частки.
- Підпису, який ви не можете поставити. У реєстровому провадженні підписує кожна особа, чий підпис потрібен. Якщо в одного члена правління чи учасника немає цифрового підпису, провадження йде через нотаріуса, зазвичай за довіреністю.
Що це означає для вашої компанії
- Зміни до реєстру — статут, комерційна назва, правління, адреса, контактна особа — коштують €490, якщо всі підписують цифровим підписом. За довіреністю через нотаріуса вони коштують €990.
- Річний звіт підписують цифровим підписом. Без цифрового підпису ми складемо й подамо звіти за довіреністю (€300 один раз за замовлення, хоч скільки звітів).
- Довіреність на окрему зміну чи операцію можна скласти двома мовами для підписання в нотаріуса за кордоном (€70).
Громадянам Росії та російським компаніям послуги не надаються.
Ціни вказано без ПДВ. Усе спілкування ведеться електронною поштою.
Замовити зміну в реєстрі Ціни Посібник англійською
Джерела: Регламент (ЄС) № 910/2014, стаття 25 (EUR-Lex); id.ee (Департамент державної інформаційної системи); Комерційний кодекс § 149.