Semnătura digitală într-o societate estoniană

O societate estoniană poate fi administrată aproape complet cu semnături digitale: deciziile asociaților, contractele, modificările din registru și raportul anual se semnează pe un computer sau un telefon, nu pe hârtie. Acest ghid explică ce este o semnătură digitală conform dreptului UE, ce instrumente o furnizează, cum este fișierul semnat, ce nu înlocuiește — și ce înseamnă aceasta pentru dumneavoastră, ca membru al consiliului de administrație sau asociat din străinătate.

Acest ghid este informație generală. Efectul juridic provine din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) în versiunea sa consolidată din EUR-Lex. Datele tehnice provin de pe id.ee, pagina despre software-ul de identificare a Autorității Estoniene a Sistemelor Informatice (RIA). Ambele au fost consultate la 17 octombrie 2026.

Ce valoare are o semnătură digitală

• Echivalentă semnăturii olografe. O semnătură electronică calificată are același efect juridic ca o semnătură olografă (eIDAS, articolul 25 alineatul 2).
• Nivelurile inferioare contează de asemenea ca probă. Unei semnături electronice nu i se poate nega efectul juridic și admisibilitatea ca probă în proceduri judiciare pentru simplul fapt că este electronică sau că nu îndeplinește cerințele unei semnături calificate (eIDAS, articolul 25 alineatul 1).
• Patru niveluri în Europa. Conform id.ee, Europa utilizează patru niveluri pentru fiabilitatea semnăturilor electronice. În Estonia, „semnătura digitală” denotă nivelul cel mai înalt, echivalent unei semnături olografe. Aplicația DigiDoc4 marchează în galben semnăturile de nivel inferior, cu nota „Valabilă cu restricții”.

Cu ce se poate semna

• Un document de identitate estonian sau un card e-Residency cu cititor de carduri și codurile PIN corespunzătoare, sau Mobiil-ID ori Smart-ID pe un telefon, așa cum sunt enumerate pe id.ee.
• DigiDoc4, aplicația de computer a Autorității Sistemelor Informatice, semnează documente și verifică semnături; RIA DigiDoc este aplicația mobilă a Autorității.
• E-residentul cu Smart-ID: contul Smart-ID se înregistrează cu cardul e-Residency. Conform Poliției și Pazei de Frontieră, dreptul de a-l utiliza depinde de un statut de e-Residency valabil și de un document valabil.

Cardurile emise între 10 decembrie 2021 și 16 august 2023 își pierd certificatele la 9 decembrie 2026. Dacă semnați cu un card de acest tip, consultați ce trebuie organizat înainte de această dată.

Cum este fișierul semnat

• DigiDoc4 plasează documentul și semnăturile într-un container cu extensia .asice (format ASiC-E). id.ee explică faptul că o marcă temporală garantează valoarea sa probatorie pe termen lung și că acest format este preferat în toate statele membre ale UE.
• Containerele mai vechi au extensia .bdoc, formatul estonian anterior.

Trimiteți întregul container, nu documentul extras din el: semnăturile se află în interiorul containerului.

Dincolo de frontiere

Conform id.ee, de la 1 iulie 2016, toate organismele de stat și municipale estoniene, precum și întreprinderile private care prestează un serviciu public, trebuie să recunoască semnăturile electronice ale statelor membre ale UE. De asemenea, sectorul public al celorlalte state membre trebuie să recunoască semnăturile digitale ale estonienilor. Cu toate acestea, un partener comercial privat din străinătate poate solicita un format pe care îl poate verifica. Conveniți asupra acestui aspect înainte de a semna un contract.

Ce nu înlocuiește o semnătură digitală

• Autentificarea notarială. Atunci când legea impune o formă notarială, o semnătură digitală singură nu este suficientă. Cesiunea unei părți sociale într-un OÜ estonian trebuie, de regulă, autentificată de un notar (Codul comercial estonian, articolul 149 alineatul 4). Cum se face acest lucru de la distanță arată ghidul nostru despre cesiunea unei părți sociale.
• O semnătură pe care nu o puteți da dumneavoastră. Într-o procedură de înregistrare semnează fiecare persoană a cărei semnătură este necesară. Dacă un membru al consiliului de administrație sau un asociat nu are semnătură digitală, procedura se realizează prin notar, de regulă cu o procură.

Ce înseamnă aceasta pentru societatea dumneavoastră

• Modificările din registru — actul constitutiv, denumirea societății, consiliul de administrație, sediul social, persoana de contact — costă €490 atunci când toți semnează digital. Prin procură notarială la notar, costă €990.
• Raportul anual se semnează digital. Fără semnătură digitală, pregătim și depunem rapoartele prin procură (€300 o singură dată pe comandă, indiferent de numărul de rapoarte).
• O procură pentru o modificare sau operațiune concretă poate fi redactată în două limbi pentru semnare în fața unui notar din străinătate (€70).

Nu prestăm servicii cetățenilor Rusiei și societăților rusești.

Prețurile nu includ TVA. Toată comunicarea se realizează prin e-mail.

Comandați o modificare în registru Prețuri Explicația în limba engleză

Surse: Regulamentul (UE) nr. 910/2014, articolul 25 (EUR-Lex); id.ee (Autoritatea Estoniană a Sistemelor Informatice); Codul comercial estonian, articolul 149.