Estonya şirketinde dijital imza

Bir Estonya şirketi neredeyse tamamen dijital imzalarla yönetilebilir: ortakların kararları, sözleşmeler, sicil değişiklikleri ve yıllık rapor kağıt üzerinde değil, bilgisayarda veya telefonda imzalanır. Bu kılavuz, AB hukukuna göre dijital imzanın ne olduğunu, bunu hangi araçların sağladığını, imzalanan dosyanın nasıl göründüğünü, neyin yerini tutmadığını ve bunun yurt dışındaki bir yönetim kurulu üyesi veya ortak için ne anlama geldiğini açıklar.

Bu kılavuz genel bilgi niteliğindedir. Hukuki etki, EUR-Lex üzerindeki konsolide metniyle (AB) 910/2014 sayılı Tüzük'ten (eIDAS) alınmıştır. Teknik bilgiler, Estonya Bilgi Sistemleri Kurumu'nun (RIA) kimlik yazılımı sayfası olan id.ee'den alınmıştır. Her ikisi de 17 Ekim 2026 tarihinde okunmuştur.

Dijital imzanın değeri

• El yazısıyla atılan imzayla eşdeğerdir. Nitelikli elektronik imza, el yazısıyla atılan bir imzayla aynı hukuki etkiye sahiptir (eIDAS 25. madde 2. fıkra).
• Daha düşük düzeyler de delil sayılır. Bir elektronik imzanın hukuki etkisi ve mahkemede delil olarak kabul edilebilirliği, sadece elektronik olması veya nitelikli imza gereksinimlerini karşılamaması nedeniyle reddedilemez (eIDAS 25. madde 1. fıkra).
• Avrupa'da dört düzey. id.ee'ye göre Avrupa'da elektronik imzaların güvenilirliği için dört düzey kullanılır. Estonya'da “dijital imza”, el yazısıyla atılan imzaya eşdeğer olan en yüksek düzeyi ifade eder. DigiDoc4 uygulaması daha düşük düzeydeki imzaları sarı renkle ve “Sınırlamalarla geçerli” notuyla işaretler.

Neyle imzalanır

• Bir Estonya kimlik kartı veya e-ikamet kartı, kart okuyucu ve PIN kodlarıyla birlikte, veya telefonda Mobiil-ID ya da Smart-ID, id.ee'nin listelediği şekilde.
• DigiDoc4, Bilgi Sistemleri Kurumu'nun bilgisayar uygulaması, belgeleri imzalar ve imzaları doğrular; RIA DigiDoc kurumun mobil uygulamasıdır.
• Smart-ID ile e-resident: Smart-ID hesabı e-ikamet kartıyla kaydedilir. Polis ve Sınır Muhafaza Kurulu'na göre, bunu kullanma hakkı geçerli bir e-ikamet statüsüne ve geçerli bir belgeye bağlıdır.

10 Aralık 2021 ile 16 Ağustos 2023 arasında verilen kartlar, 9 Aralık 2026 tarihinde sertifikalarını kaybeder. Böyle bir kartla imzalıyorsanız, bu tarihten önce ne yapmanız gerektiğine bakın.

İmzalanan dosya nasıl görünür

• DigiDoc4, belgeyi ve imzaları .asice uzantılı bir kapsayıcıya (ASiC-E biçimi) yerleştirir. id.ee, uzun süreli kanıt değerinin bir zaman damgasıyla sağlandığını ve bu biçimin tüm AB üye devletlerinde tercih edildiğini açıklar.
• Daha eski kapsayıcılar .bdoc uzantısına sahiptir; bu, önceki Estonya biçimidir.

Dosyayı değil, kapsayıcının tamamını gönderin: imzalar kapsayıcının içindedir.

Sınırların ötesinde

id.ee'ye göre, 1 Temmuz 2016'dan itibaren tüm Estonya devlet ve belediye kurumları ile kamu hizmeti sunan özel şirketler, AB üye devletlerinin elektronik imzalarını tanımak zorundadır. Aynı şekilde, diğer üye devletlerin kamu sektörü de Estonyalıların dijital imzalarını tanımak zorundadır. Yurt dışındaki özel bir iş ortağı yine de doğrulayabileceği bir biçim isteyebilir. Bir sözleşmeyi imzalamadan önce bunu üzerinde anlaşın.

Dijital imzanın yerini tutmadığı şeyler

• Noter tasdiki. Kanunun noter şekli gerektirdiği durumlarda, sadece dijital imza yeterli değildir. Estonya OÜ'sündeki bir payın devri genellikle noter tarafından tasdik edilmelidir (Estonya Ticaret Kanunu'nun 149. maddesinin 4. fıkrası). Bunun uzaktan nasıl yapıldığını pay devri kılavuzumuz göstermektedir.
• Sizin veremeyeceğiniz bir imza. Bir sicil başvurusunda, imzası gerekli olan her kişi imzalar. Bir yönetim kurulu üyesinin veya ortağın dijital imzası yoksa, başvuru bir noter aracılığıyla, genellikle vekâletname ile yürütülür.

Bunun şirketiniz için anlamı

• Sicil değişiklikleri — esas sözleşme, ticari unvan, yönetim kurulu, adres, irtibat kişisi — herkes dijital olarak imzaladığında €490 tutarındadır. Noter aracılığıyla vekâletname ile €990 tutarındadır.
• Yıllık rapor dijital olarak imzalanır. Dijital imza olmadan, raporları vekâletname ile hazırlar ve sunarız (€300, rapor sayısından bağımsız olarak sipariş başına bir kez).
• Tek bir değişiklik veya işlem için vekâletname, yurt dışında bir noter önünde imzalanmak üzere iki dilde hazırlanabilir (€70).

Rus vatandaşlarına veya Rus şirketlerine hizmet vermiyoruz.

Fiyatlara KDV dahil değildir. Tüm iletişim e-posta yoluyla yürütülür.

Sicil değişikliği sipariş edin Fiyatlar İngilizce talimatlar

Kaynaklar: (AB) 910/2014 sayılı Tüzük'ün 25. maddesi (EUR-Lex); id.ee (Estonya Bilgi Sistemleri Kurumu); Estonya Ticaret Kanunu'nun 149. maddesi.