Guida · e-resident
Firma digitale in una società estone
L'effetto giuridico della firma digitale, gli strumenti e i file che ci sono dietro, e i documenti che hanno ancora bisogno di un notaio.
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Breve
L'effetto giuridico della firma digitale, gli strumenti e i file che ci sono dietro, e i documenti che hanno ancora bisogno di un notaio. Una società estone può essere gestita quasi interamente con firme digitali: le decisioni dei soci, i contratti, le modifiche al registro e il bilancio annuale vengono firmati al computer o al telefono invece che su carta. Questa guida spiega cosa sia una firma digitale secondo il diritto dell'UE, quali strumenti la forniscono, come appare il file firmato, cosa non sostituisce — e cosa significa per voi come membri del consiglio di amministrazione o socio all'estero.
Una società estone può essere gestita quasi interamente con firme digitali: le decisioni dei soci, i contratti, le modifiche al registro e il bilancio annuale vengono firmati al computer o al telefono invece che su carta. Questa guida spiega cosa sia una firma digitale secondo il diritto dell'UE, quali strumenti la forniscono, come appare il file firmato, cosa non sostituisce — e cosa significa per voi come membri del consiglio di amministrazione o socio all'estero.
Questa guida è un'informazione generale. L'effetto giuridico è tratto dal regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS) nella versione consolidata su EUR-Lex. I dati tecnici provengono da id.ee, la pagina sul software di identificazione dell'Autorità estone per i sistemi informativi (RIA). Entrambi sono stati letti il 17 ottobre 2026.
Quanto vale una firma digitale
- Equivalente alla firma autografa. Una firma elettronica qualificata ha lo stesso effetto giuridico di una firma autografa (eIDAS, articolo 25, paragrafo 2).
- Anche i livelli inferiori contano come prova. A una firma elettronica non può essere negato l'effetto giuridico e l'ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari solo perché è elettronica o non soddisfa i requisiti di una firma qualificata (eIDAS, articolo 25, paragrafo 1).
- Quattro livelli in Europa. Secondo id.ee, in Europa si usano quattro livelli per l'affidabilità delle firme elettroniche. In Estonia, «firma digitale» indica il livello più alto, equivalente a una firma autografa. L'applicazione DigiDoc4 segnala in giallo le firme di livello inferiore, con la nota «Valida con restrizioni».
Con cosa firmare
- Una carta d'identità estone o una carta di e-resident con lettore di carte e i relativi codici PIN, oppure Mobiil-ID o Smart-ID sul telefono, come elencati da id.ee.
- DigiDoc4, l'applicazione per computer dell'Autorità per i sistemi informativi, firma i documenti e verifica le firme; RIA DigiDoc è l'app mobile dell'Autorità.
- E-resident con Smart-ID: l'account Smart-ID viene registrato con la carta di e-resident. Secondo il Comando di polizia e guardia di frontiera, il diritto di utilizzarlo dipende da uno stato di e-residency valido e da un documento valido.
Le carte emesse tra il 10 dicembre 2021 e il 16 agosto 2023 perdono i certificati il 9 dicembre 2026. Se firmate con una carta di questo tipo, consultate cosa fare prima di questa data.
Come appare il file firmato
- DigiDoc4 inserisce il documento e le firme in un contenitore con estensione .asice (formato ASiC-E). id.ee spiega che una marca temporale garantisce il valore probatorio a lungo termine e che questo formato è preferito in tutti gli Stati membri dell'UE.
- I contenitori più vecchi hanno l'estensione .bdoc, il precedente formato estone.
Inviate l'intero contenitore, non il documento estratto da esso: le firme si trovano nel contenitore.
Oltre confine
Secondo id.ee, dal 1 luglio 2016 tutti gli enti statali e comunali estoni, nonché le imprese private che forniscono un servizio pubblico, devono riconoscere le firme elettroniche degli Stati membri dell'UE. Allo stesso modo, il settore pubblico degli altri Stati membri deve riconoscere le firme digitali degli estoni. Un partner commerciale privato all'estero può comunque richiedere un formato che sia in grado di verificare. Concordatelo prima di firmare un contratto.
Cosa non sostituisce una firma digitale
- L'autenticazione notarile. Dove la legge richiede una forma notarile, la sola firma digitale non basta. Il trasferimento di una quota in una OÜ estone deve di norma essere autenticato da un notaio (Codice di commercio estone, articolo 149, comma 4). Come funziona a distanza lo mostra la nostra guida sul trasferimento di una quota.
- Una firma che non potete dare. In una pratica di registro firma ogni persona la cui firma è richiesta. Se un membro del consiglio di amministrazione o un socio non ha una firma digitale, la pratica passa tramite un notaio, di solito con una procura.
Cosa significa questo per la vostra società
- Le modifiche al registro — statuto, denominazione sociale, consiglio di amministrazione, indirizzo, persona di contatto — costano €490 quando tutti firmano digitalmente. Tramite procura davanti a un notaio costano €990.
- Il bilancio annuale viene firmato digitalmente. Senza firma digitale, prepariamo e depositiamo i bilanci tramite procura (€300 una sola volta per ordine, indipendentemente dal numero di bilanci).
- Una procura per una singola modifica o operazione può essere redatta in due lingue per la firma davanti a un notaio all'estero (€70).
Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.
Prezzi IVA esclusa. Tutta la comunicazione avviene tramite e-mail.
Ordinare una modifica al registro Prezzi Istruzioni in inglese
Fonti: regolamento (UE) n. 910/2014, articolo 25 (EUR-Lex); id.ee (Autorità estone per i sistemi informativi); Codice di commercio estone, articolo 149.