Digital signatur i ett estniskt bolag

Ett estniskt bolag kan skötas nästan helt med digitala signaturer: delägarnas beslut, avtal, registerändringar och årsredovisningen signeras på en dator eller telefon istället för på papper. Den här guiden förklarar vad en digital signatur är enligt EU-rätten, vilka verktyg som ger en sådan, hur den signerade filen ser ut, vad den inte ersätter — och vad det innebär för dig som styrelseledamot eller delägare utomlands.

Guiden är allmän information. Den rättsliga verkan hämtas från förordning (EU) nr 910/2014 (eIDAS) i den konsoliderade versionen på EUR-Lex. De tekniska uppgifterna kommer från id.ee, sidan om ID-programvara hos den estniska Myndigheten för informationssystem (RIA). Båda lästes den 17 oktober 2026.

Vad en digital signatur är värd

• Likvärdig med en handskriven signatur. En kvalificerad elektronisk underskrift har samma rättsliga verkan som en handskriven signatur (eIDAS, artikel 25.2).
• Lägre nivåer gäller också som bevis. En elektronisk underskrift får inte nekas rättslig verkan och godtagbarhet som bevis i domstol enbart på grund av att den är elektronisk eller inte uppfyller kraven för en kvalificerad underskrift (eIDAS, artikel 25.1).
• Fyra nivåer i Europa. Enligt id.ee används fyra nivåer i Europa för tillförlitligheten hos elektroniska underskrifter. I Estland betyder ”digital signatur” den högsta nivån, som är likvärdig med en handskriven signatur. Applikationen DigiDoc4 markerar underskrifter på lägre nivå med gult och anmärkningen ”Giltig med begränsningar”.

Vad du signerar med

• Ett estniskt id-kort eller ett e-Residency-kort med kortläsare och PIN-koder, eller Mobiil-ID eller Smart-ID i telefonen, som id.ee listar dem.
• DigiDoc4, Myndigheten för informationssystems datorapplikation, signerar dokument och kontrollerar signaturer; RIA DigiDoc är myndighetens mobilapp.
• E-resident med Smart-ID: Smart-ID-kontot registreras med e-Residency-kortet. Enligt Polis- och gränsbevakningsmyndigheten beror rätten att använda det på en giltig e-Residency-status och en giltig handling.

Kort som utfärdats mellan den 10 december 2021 och den 16 augusti 2023 förlorar sina certifikat den 9 december 2026. Om du signerar med ett sådant kort, se vad du bör göra före det datumet.

Hur den signerade filen ser ut

• DigiDoc4 lägger dokumentet och signaturerna i en container med filtillägget .asice (formatet ASiC-E). id.ee förklarar att en tidsstämpel säkerställer det långsiktiga bevisvärdet och att formatet är det föredragna i alla EU-medlemsstater.
• Äldre containrar har filtillägget .bdoc, det tidigare estniska formatet.

Skicka hela containern, inte dokumentet taget ur den: signaturerna finns i containern.

Över gränsen

Enligt id.ee måste alla estniska statliga och kommunala myndigheter samt privata företag som tillhandahåller offentlig tjänst sedan den 1 juli 2016 erkänna EU-medlemsstaternas elektroniska signaturer. På samma sätt måste den offentliga sektorn i andra medlemsstater erkänna esters digitala signaturer. En privat affärspartner utomlands kan trots det begära ett format som denne kan kontrollera. Kom överens om detta innan du skriver under ett avtal.

Vad en digital signatur inte ersätter

• Den notariella bestyrkningen. Där lagen kräver notariell form räcker en digital signatur ensam inte. Överlåtelse av en andel i ett estniskt OÜ ska som regel bestyrkas av notarius publicus (estniska handelsbalken, 149 § 4 st.). Hur det går till på distans visar vår guide om överlåtelse av en andel.
• En underskrift du inte kan ge. Vid en registeranmälan undertecknar varje person vars underskrift krävs. Saknar en styrelseledamot eller delägare en digital signatur, går anmälan via en notarius publicus, oftast genom fullmakt.

Vad detta innebär för ditt bolag

• Registerändringar — bolagsordning, bolagsnamn, styrelse, adress, kontaktperson — kostar €490 när alla signerar digitalt. Genom fullmakt hos en notarius publicus kostar de €990.
• Årsredovisningen undertecknas digitalt. Utan digital signatur upprättar och lämnar vi in redovisningarna genom fullmakt (€300 en gång per beställning, oavsett antal redovisningar).
• En fullmakt för en enskild ändring eller transaktion kan upprättas på två språk för undertecknande inför en notarius publicus utomlands (€70).

Vi tillhandahåller inga tjänster till ryska medborgare eller ryska bolag.

Priser exklusive moms. All kommunikation sker via e-post.

Beställ registerändring Priser Guide på engelska

Källor: förordning (EU) nr 910/2014, artikel 25 (EUR-Lex); id.ee (estniska Myndigheten för informationssystem); estniska handelsbalken 149 §.