Lyhyesti
Digitaalisen allekirjoituksen oikeusvaikutus, sen takana olevat työkalut ja tiedostot sekä asiakirjat, jotka tarvitsevat yhä notaarin. Virolaista yhtiötä voi johtaa lähes kokonaan digitaalisilla allekirjoituksilla: osakkaiden päätökset, sopimukset, rekisterimuutokset ja tilinpäätös allekirjoitetaan tietokoneella tai puhelimella paperin sijaan. Tämä opas kertoo, mikä digitaalinen allekirjoitus on EU:n oikeuden mukaan, mitkä työkalut sen antavat, miltä allekirjoitettu tiedosto näyttää, mitä se ei korvaa — ja mitä se merkitsee sinulle hallituksen jäsenenä tai osakkaana ulkomailla.
Virolaista yhtiötä voi johtaa lähes kokonaan digitaalisilla allekirjoituksilla: osakkaiden päätökset, sopimukset, rekisterimuutokset ja tilinpäätös allekirjoitetaan tietokoneella tai puhelimella paperin sijaan. Tämä opas kertoo, mikä digitaalinen allekirjoitus on EU:n oikeuden mukaan, mitkä työkalut sen antavat, miltä allekirjoitettu tiedosto näyttää, mitä se ei korvaa — ja mitä se merkitsee sinulle hallituksen jäsenenä tai osakkaana ulkomailla.
Opas on yleistä tietoa. Oikeusvaikutus on otettu asetuksesta (EU) N:o 910/2014 (eIDAS) EUR-Lexin konsolidoidusta tekstistä. Tekniset tiedot ovat id.ee-sivustolta, Viron tietojärjestelmäviranomaisen (RIA) ID-ohjelmiston sivulta. Molemmat on luettu 17. lokakuuta 2026.
Mikä digitaalisen allekirjoituksen arvo on
- Vastaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta. Hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on sama oikeusvaikutus kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella (eIDAS 25 artiklan 2 kohta).
- Alemmatkin tasot ovat todiste. Sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutusta ja käyttökelpoisuutta todisteena oikeudenkäynnissä ei saa kiistää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköinen tai ettei se täytä hyväksytyn allekirjoituksen vaatimuksia (eIDAS 25 artiklan 1 kohta).
- Euroopassa neljä tasoa. id.ee:n mukaan Euroopassa sähköisten allekirjoitusten luotettavuudelle käytetään neljää tasoa. Virossa ”digitaalinen allekirjoitus” tarkoittaa korkeinta tasoa, joka vastaa käsin kirjoitettua allekirjoitusta. DigiDoc4-sovellus merkitsee alemman tason allekirjoitukset keltaisella ja huomautuksella ”Voimassa rajoituksin”.
Millä allekirjoitetaan
- Virolainen henkilökortti tai e-residenssikortti kortinlukijan ja PIN-koodien kanssa tai puhelimessa Mobiil-ID tai Smart-ID, kuten id.ee ne luettelee.
- DigiDoc4, tietojärjestelmäviranomaisen tietokonesovellus, allekirjoittaa asiakirjoja ja tarkistaa allekirjoituksia; RIA DigiDoc on viranomaisen mobiilisovellus.
- E-resident ja Smart-ID: Smart-ID-tili rekisteröidään e-residenssikortilla. Viron poliisi- ja rajavartiolaitoksen mukaan oikeus käyttää sitä riippuu voimassa olevasta e-residenssistä ja voimassa olevasta asiakirjasta.
10. joulukuuta 2021 – 16. elokuuta 2023 myönnetyt kortit menettävät varmenteensa 9. joulukuuta 2026. Jos allekirjoitat sellaisella, katso mitä tehdä ennen sitä päivää.
Miltä allekirjoitettu tiedosto näyttää
- DigiDoc4 laittaa asiakirjan ja allekirjoitukset säiliöön, jonka tunniste on .asice (ASiC-E-muoto). id.ee kertoo, että pitkäaikaisen todistusarvon varmistaa aikaleima ja että muotoa suositaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa.
- Vanhemmissa säiliöissä on tunniste .bdoc, aiempi virolainen muoto.
Lähetä koko säiliö, ei siitä irrotettua asiakirjaa: allekirjoitukset ovat säiliössä.
Rajojen yli
id.ee:n mukaan 1. heinäkuuta 2016 alkaen kaikkien Viron valtion ja kuntien viranomaisten sekä julkista palvelua tarjoavien yksityisten yritysten on tunnustettava EU:n jäsenvaltioiden sähköiset allekirjoitukset. Myös muiden jäsenvaltioiden julkisen sektorin on tunnustettava virolaisten digitaaliset allekirjoitukset. Ulkomainen liikekumppani voi silti pyytää muotoa, jonka se pystyy tarkistamaan. Sopikaa siitä ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Mitä digitaalinen allekirjoitus ei korvaa
- Notaarin vahvistusta. Kun laki edellyttää notaarin vahvistamaa muotoa, pelkkä digitaalinen allekirjoitus ei riitä. Virolaisen OÜ:n osuuden luovutus on yleensä vahvistettava notaarilla (Viron kauppalaki § 149 mom. 4). Miten se onnistuu etänä, näyttää oppaamme osuuden luovutus.
- Allekirjoitusta, jota et voi antaa. Rekisteriasiassa allekirjoittaa jokainen, jonka allekirjoitus vaaditaan. Jos yhdellä hallituksen jäsenellä tai osakkaalla ei ole digitaalista allekirjoitusta, asia hoidetaan notaarin kautta, yleensä valtakirjalla.
Mitä tämä merkitsee yhtiöllesi
- Rekisterimuutokset — yhtiöjärjestys, toiminimi, hallitus, osoite, yhteyshenkilö — maksavat €490, kun kaikki allekirjoittavat digitaalisesti. Valtakirjalla notaarin kautta ne maksavat €990.
- Tilinpäätös allekirjoitetaan digitaalisesti. Ilman digitaalista allekirjoitusta laadimme ja jätämme tilinpäätökset valtakirjalla (€300 kerran tilausta kohden, tilinpäätösten määrästä riippumatta).
- Valtakirjan yksittäistä muutosta tai toimea varten voi laatia kaksikielisenä allekirjoitettavaksi notaarin edessä ulkomailla (€70).
Emme tarjoa palveluja Venäjän kansalaisille emmekä venäläisille yhtiöille.
Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Kaikki yhteydenpito hoidetaan sähköpostitse.
Tilaa rekisterimuutos Hinnasto Opas englanniksi
Lähteet: asetus (EU) N:o 910/2014 25 artikla (EUR-Lex); id.ee (Viron tietojärjestelmäviranomainen); Viron kauppalaki § 149.