FINTRAC compliance-ohjelma ja compliance-vastaava

FINTRACiin rekisteröidyn rahapalveluyrityksen on tehtävä muutakin kuin rekisteröidyttävä: Kanadan rikoshyötyjä (rahanpesu) ja terrorismin rahoitusta koskevan lain (PCMLTFA) ja sen asetusten mukaan sen on toteutettava compliance-ohjelma ensimmäisestä toimintapäivästä alkaen. FINTRAC tarkastaa ohjelman, ei vain rekisteröintiä, ja puutteet johtavat hallinnollisiin seuraamusmaksuihin, jotka julkaistaan. Tämä opas kertoo ohjelman viidestä osasta, miten kukin rakennetaan, yleisistä virheistä ja siitä, mitä MSB-compliance-lisäpalvelumme tuottavat.

Opas on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Rekisteröinti ja tarkastukset kuuluvat FINTRACille; kukaan ei voi taata rekisteröintiä.

Compliance-ohjelman viisi osaa

1. Compliance-vastaava — henkilö, joka on nimetty vastaamaan ohjelman toteuttamisesta ja jolla on roolin edellyttämä osaaminen, valtuudet ja pääsy ylimpään johtoon.
2. Kirjalliset, ajantasaiset toimintaperiaatteet ja menettelyt — asiakkaiden tunnistaminen, tietojen säilytys, raportointi (epäilyttävät liiketoimet, suuret käteis- ja virtuaalivaluuttaliiketoimet, sähköiset varojensiirrot), siirtoja koskeva travel rule, ministeriöiden direktiivit, pakotteet ja poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt.
3. Dokumentoitu riskiarvio — yrityksen asiakkaista, tuotteista, jakelukanavista, maantieteestä ja uusista teknologioista sekä korkeiden riskien vuoksi toteutetuista toimista.
4. Jatkuva koulutusohjelma — kirjallinen, jokaiselle työntekijälle ja edustajalle, joka on tekemisissä asiakkaiden tai liiketoimien kanssa.
5. Kahden vuoden välein tehtävä tehokkuuden arviointi — vähintään kahden vuoden välein sisäinen tai ulkoinen arviointi toimintaperiaatteista, riskiarviosta ja koulutuksesta, josta raportoidaan ylimmälle johdolle (PCMLTFR s. 156(3)).

Miksi FINTRAC tarkastaa itse ohjelman

Pelkkä rekisteröintinumero ei kerro FINTRACille mitään siitä, noudattaako yritys todella sääntöjä. Tarkastuksessa katsotaan, ovatko edellä mainitut viisi osaa olemassa kirjallisesti, vastaavatko ne yrityksen todella tarjoamia palveluja ja onko näyttöä siitä, että compliance-vastaavan työ, koulutus ja tehokkuuden arviointi on todella tehty — eikä vain sitä, että toimintaperiaatekansio on olemassa. Ohjelma, joka on paperilla oikea mutta jota ei koskaan viety henkilöstölle tai jota ei päivitetty, kun yritys lisäsi palvelun, epäonnistuu tarkastuksessa aivan kuten puuttuva ohjelma.

Kunkin osan rakentaminen vaihe vaiheelta

1. Nimitä compliance-vastaava todellisin valtuuksin ja suoralla pääsyllä ylimpään johtoon, ei pelkällä tittelillä.
2. Kirjoita riskiarvio yrityksen omista asiakkaista, tuotteista, jakelukanavista, maantieteestä ja uusista teknologioista — ei yleisen mallin mukaan.
3. Laadi toimintaperiaatteet ja menettelyt niin, että ne vastaavat sekä tunnistettuja riskejä että FINTRACiin todella rekisteröityjä palveluja.
4. Rakenna ja toteuta koulutusohjelma jokaiselle työntekijälle ja edustajalle, joka on tekemisissä asiakkaiden tai liiketoimien kanssa, ja säilytä näyttö sen toteutuksesta.
5. Ajoita tehokkuuden arviointi vähintään kahden vuoden välein, jotta voidaan testata, toimivatko toimintaperiaatteet, riskiarvio ja koulutus yhä käytännössä.

Yleiset virheet

• Ohjelma, joka on olemassa vain paperilla. Toimintaperiaatteet, joita ei koskaan viety henkilöstölle, tai koulutuskirjanpito, jota ei koskaan pidetty.
• Mallista kopioitu riskiarvio. Sen on heijastettava yrityksen omia asiakkaita, tuotteita ja maantiedettä, ei yleistä luetteloa.
• Tehokkuuden arviointi muodollisuutena. Sen on testattava ohjelmaa näyttöä vasten ja raportoitava tulos ylimmälle johdolle.
• Compliance-vastaava ilman roolin edellyttämiä valtuuksia. Nimi organisaatiokaaviossa ei ole sama asia kuin henkilö, joka voi todella toteuttaa ohjelman.

Itse rekisteröintivaiheessa tehdyt virheet — kuten väärien palvelujen ilmoittaminen tai rekisteröityminen ennen kuin compliance-ohjelma on olemassa — käsitellään oppaassamme Kanadan MSB ja FINTRAC-rekisteröinti.

Lisäpalvelumme

• FINTRAC compliance-ohjelma — alkaen €4,600: toimintaperiaatteet ja menettelyt, riskiarvio ja koulutusohjelma palvelujasi varten kirjoitettuina;
• nimetty compliance-vastaava — nimittäminen — alkaen €2,200: nimitysasiakirjat ja tehtävien kuvaus;
• riskiarvio ja kahden vuoden tehokkuuden arviointi — alkaen €3,400: PCMLTFR s. 156(3) edellyttämä arviointi ylimmälle johdolle laadittavine raportteineen.

Ohjelma ja compliance-vastaava lisätään automaattisesti uuteen MSB-rekisteröintiin (alkaen €19,500), koska ilman niitä MSB ei täytä vaatimuksia ensimmäisestä päivästä. Yllä olevat lisäpalvelut tilataan erikseen, kun olemassa olevan MSB:n ohjelma on rakennettava uudelleen tai päivitettävä — esimerkiksi palvelun lisäämisen jälkeen, ennen FINTRACin tarkastusta tai koska ohjelmaa ei koskaan rakennettu kunnolla ensimmäisessä rekisteröinnissä. Itse rekisteröinti uusitaan kahden vuoden välein: katso FINTRAC-rekisteröinnin uusiminen ja Kanadan MSB -rekisteröinti.

Mitä ei sisälly

Palkkiomme kattaa edellä kuvatut asiakirjat ja nimittämisen. Se ei sisällä itse FINTRAC-rekisteröintiä — katso Kanadan MSB ja FINTRAC-rekisteröinti — eikä ohjelman päivittäistä pyörittämistä sen jo ollessa olemassa: asiakkaiden tunnistamista, tietojen säilyttämistä ja FINTRACin ohjeiden edellyttämien liiketoimi-ilmoitusten tekemistä. Ne jäävät yritykselle ja sen compliance-vastaavalle; asiakirjamme ja koulutuksemme antavat niille siihen kehyksen.

Mitä saat

• kaikki viisi osaa kattavan compliance-ohjelman, valmiina FINTRACin tarkastukseen;
• compliance-vastaavan nimittämisen;
• tilattaessa tehokkuuden arvioinnin raportin.

Summat ovat palkkioitamme vakiolaajuudesta ilman arvonlisäveroa. FINTRAC ei peri maksua MSB-rekisteröinnistä. Kaikki viestintä hoidetaan sähköpostilla.

Emme tarjoa palveluja Venäjän kansalaisille emmekä venäläisille yhtiöille.

Tilaa compliance-ohjelma Hinnasto Opas englanniksi