W skrócie
Pięć elementów, które bada FINTRAC, jak zbudować je krok po kroku i co obejmują nasze dodatki. Przedsiębiorstwo usług pieniężnych zarejestrowane w FINTRAC musi zrobić więcej niż się zarejestrować: na podstawie kanadyjskiej ustawy o dochodach z przestępstw (praniu pieniędzy) i finansowaniu terroryzmu (PCMLTFA) i jej rozporządzeń musi wdrożyć program compliance od pierwszego dnia działalności. FINTRAC bada program, a nie tylko rejestrację, a braki prowadzą do administracyjnych kar pieniężnych, które są publikowane.
Przedsiębiorstwo usług pieniężnych zarejestrowane w FINTRAC musi zrobić więcej niż się zarejestrować: na podstawie kanadyjskiej ustawy o dochodach z przestępstw (praniu pieniędzy) i finansowaniu terroryzmu (PCMLTFA) i jej rozporządzeń musi wdrożyć program compliance od pierwszego dnia działalności. FINTRAC bada program, a nie tylko rejestrację, a braki prowadzą do administracyjnych kar pieniężnych, które są publikowane. Ten poradnik wyjaśnia pięć elementów programu, jak buduje się każdy z nich, częste błędy i co dają nasze dodatki compliance dla MSB.
Poradnik jest ogólną informacją, nie poradą prawną. Rejestracja i kontrole należą do FINTRAC; nikt nie może zagwarantować rejestracji.
Pięć elementów programu compliance
- Oficer compliance — osoba wyznaczona jako odpowiedzialna za wdrożenie programu, z wiedzą, uprawnieniami i dostępem do wyższego kierownictwa, których wymaga ta rola.
- Pisemne, aktualne polityki i procedury — identyfikacja klientów, prowadzenie ewidencji, raportowanie (transakcje podejrzane, duże transakcje gotówkowe i w walucie wirtualnej, elektroniczne przelewy środków), travel rule dla transferów, dyrektywy ministerialne, sankcje i osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne.
- Udokumentowana ocena ryzyka — klientów, produktów, kanałów dystrybucji, geografii i nowych technologii firmy, ze środkami podjętymi przy wysokim ryzyku.
- Stały program szkoleń — pisemny, dla każdego pracownika i agenta mającego kontakt z klientami lub transakcjami.
- Dwuletni przegląd skuteczności — co najmniej co dwa lata wewnętrzny lub zewnętrzny przegląd polityk, oceny ryzyka i szkoleń, raportowany wyższemu kierownictwu (PCMLTFR s. 156(3)).
Dlaczego FINTRAC bada sam program
Sam numer rejestracji nic FINTRAC nie mówi o tym, czy firma faktycznie przestrzega przepisów. Kontrola sprawdza, czy pięć powyższych elementów istnieje na piśmie, czy odpowiada usługom faktycznie oferowanym przez firmę i czy są dowody, że praca oficera compliance, szkolenia i przegląd skuteczności zostały rzeczywiście przeprowadzone — a nie tylko, że istnieje teczka z politykami. Program poprawny na papierze, ale nigdy nieprzekazany pracownikom albo niezaktualizowany po dodaniu usługi, nie przechodzi kontroli tak samo jak brak programu.
Budowa każdego elementu krok po kroku
- Wyznacz oficera compliance z realnymi uprawnieniami i bezpośrednim dostępem do wyższego kierownictwa, a nie tylko z tytułem.
- Napisz ocenę ryzyka własnych klientów, produktów, kanałów dystrybucji, geografii i nowych technologii firmy — nie według ogólnego szablonu.
- Przygotuj polityki i procedury tak, by odpowiadały zarówno zidentyfikowanym ryzykom, jak i usługom faktycznie zarejestrowanym w FINTRAC.
- Zbuduj i przeprowadź program szkoleń dla każdego pracownika i agenta mającego kontakt z klientami lub transakcjami i przechowuj dowód jego przeprowadzenia.
- Zaplanuj przegląd skuteczności co najmniej co dwa lata, aby sprawdzić, czy polityki, ocena ryzyka i szkolenia nadal działają w praktyce.
Częste błędy
- Program istniejący tylko na papierze. Polityki nigdy nieprzekazane pracownikom albo ewidencja szkoleń, której nigdy nie prowadzono.
- Ocena ryzyka skopiowana z szablonu. Musi odzwierciedlać własnych klientów, produkty i geografię firmy, a nie ogólną listę.
- Przegląd skuteczności traktowany jako formalność. Musi testować program na podstawie dowodów i raportować wynik wyższemu kierownictwu.
- Oficer compliance bez uprawnień potrzebnych w tej roli. Nazwisko w schemacie organizacyjnym to nie to samo, co ktoś, kto faktycznie może wdrożyć program.
Błędy popełniane na etapie samej rejestracji — takie jak zgłoszenie niewłaściwych usług czy rejestracja przed powstaniem programu compliance — omawia nasz poradnik kanadyjska MSB i rejestracja w FINTRAC.
Nasze dodatki
- program compliance FINTRAC — od €4,600: polityki i procedury, ocena ryzyka i program szkoleń, napisane dla twoich usług;
- wyznaczony oficer compliance — powołanie — od €2,200: dokumenty powołania i opis obowiązków;
- ocena ryzyka i dwuletni przegląd skuteczności — od €3,400: przegląd wymagany przez PCMLTFR s. 156(3), z raportem dla wyższego kierownictwa.
Program i oficer compliance są dodawani automatycznie do nowej rejestracji MSB (od €19,500), bo bez nich MSB nie spełnia wymogów od pierwszego dnia. Powyższe dodatki zamawia się osobno, gdy program istniejącej MSB trzeba przebudować lub zaktualizować — na przykład po dodaniu usługi, przed kontrolą FINTRAC albo dlatego, że program nigdy nie został porządnie zbudowany przy pierwszej rejestracji. Samą rejestrację odnawia się co dwa lata: zob. odnowienie rejestracji w FINTRAC i rejestracja Canada MSB.
Czego nie obejmuje
Nasze wynagrodzenie obejmuje opisane wyżej dokumenty i powołanie. Nie obejmuje samej rejestracji w FINTRAC — zob. kanadyjska MSB i rejestracja w FINTRAC — ani codziennego prowadzenia programu, gdy już istnieje: identyfikacji klientów, prowadzenia ewidencji i składania raportów o transakcjach wymaganych wytycznymi FINTRAC. To pozostaje po stronie firmy i jej oficera compliance; nasze dokumenty i szkolenia dają im do tego ramy.
Co otrzymujesz
- program compliance obejmujący wszystkie pięć elementów, gotowy na kontrolę FINTRAC;
- powołanie oficera compliance;
- po zamówieniu — raport z przeglądu skuteczności.
Kwoty to nasze wynagrodzenie za standardowy zakres, bez VAT. FINTRAC nie pobiera opłaty za rejestrację MSB. Cała komunikacja odbywa się e-mailem.
Nie świadczymy usług obywatelom Rosji ani spółkom z Rosji.