FINTRAC-Compliance-Programm und Compliance-Beauftragter

Ein bei FINTRAC registriertes Money Services Business muss mehr tun als sich registrieren: Nach dem kanadischen Gesetz über Erträge aus Straftaten (Geldwäsche) und Terrorismusfinanzierung (PCMLTFA) und seinen Verordnungen muss es ab dem ersten Betriebstag ein Compliance-Programm umsetzen. FINTRAC prüft das Programm, nicht nur die Registrierung, und Mängel führen zu Verwaltungsgeldstrafen, die veröffentlicht werden. Dieser Leitfaden erklärt die fünf Elemente des Programms, wie jedes aufgebaut wird, häufige Fehler und was unsere MSB-Compliance-Leistungen liefern.

Der Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Registrierung und Prüfungen liegen bei FINTRAC; niemand kann eine Registrierung garantieren.

Die fünf Elemente eines Compliance-Programms

1. Ein Compliance-Beauftragter — eine Person, die für die Umsetzung des Programms verantwortlich ist, mit dem Wissen, den Befugnissen und dem Zugang zur Geschäftsleitung, die die Rolle braucht.
2. Schriftliche, aktuelle Richtlinien und Verfahren — Kundenidentifizierung, Aufzeichnungen, Meldungen (verdächtige Transaktionen, große Bar- und große Transaktionen in virtueller Währung, elektronische Geldtransfers), die Travel Rule für Transfers, ministerielle Weisungen, Sanktionen und politisch exponierte Personen.
3. Eine dokumentierte Risikobewertung — der Kunden, Produkte, Vertriebswege, Geografie und neuen Technologien des Unternehmens, mit den Maßnahmen für hohe Risiken.
4. Ein laufendes Schulungsprogramm — schriftlich, für jeden Mitarbeiter und Agenten, der mit Kunden oder Transaktionen zu tun hat.
5. Eine zweijährliche Wirksamkeitsprüfung — mindestens alle zwei Jahre eine interne oder externe Prüfung der Richtlinien, der Risikobewertung und der Schulung, berichtet an die Geschäftsleitung (PCMLTFR s. 156(3)).

Warum FINTRAC das Programm selbst prüft

Eine Registrierungsnummer allein sagt FINTRAC nichts darüber, ob das Unternehmen die Vorschriften tatsächlich einhält. Eine Prüfung kontrolliert, ob die fünf Elemente oben schriftlich vorliegen, ob sie zu den tatsächlich angebotenen Dienstleistungen passen und ob Compliance-Beauftragter, Schulung und Wirksamkeitsprüfung nachweislich durchgeführt wurden — nicht nur, dass ein Ordner mit Richtlinien existiert. Ein Programm, das auf dem Papier stimmt, aber nie an die Mitarbeiter vermittelt oder nie aktualisiert wurde, als das Unternehmen eine Dienstleistung hinzufügte, fällt bei einer Prüfung genauso durch wie ein fehlendes.

Jedes Element Schritt für Schritt aufbauen

1. Den Compliance-Beauftragten bestellen — mit echten Befugnissen und direktem Zugang zur Geschäftsleitung, nicht nur mit einem Titel.
2. Die Risikobewertung schreiben — zu den eigenen Kunden, Produkten, Vertriebswegen, der Geografie und neuen Technologien des Unternehmens, nicht nach einer allgemeinen Vorlage.
3. Richtlinien und Verfahren entwerfen, sodass sie sowohl zu den erkannten Risiken als auch zu den bei FINTRAC tatsächlich registrierten Dienstleistungen passen.
4. Das Schulungsprogramm aufbauen und durchführen — für jeden Mitarbeiter und Agenten mit Kunden- oder Transaktionskontakt, mit einem Nachweis der Durchführung.
5. Die Wirksamkeitsprüfung planen — mindestens alle zwei Jahre, um zu testen, ob Richtlinien, Risikobewertung und Schulung in der Praxis noch funktionieren.

Häufige Fehler

• Ein Programm, das nur auf dem Papier existiert. Richtlinien, die nie an die Mitarbeiter vermittelt wurden, oder ein Schulungsnachweis, der nie geführt wurde.
• Eine aus einer Vorlage kopierte Risikobewertung. Sie muss die eigenen Kunden, Produkte und die Geografie des Unternehmens abbilden, keine allgemeine Liste.
• Eine Wirksamkeitsprüfung als Formalität. Sie muss das Programm anhand von Nachweisen testen und das Ergebnis an die Geschäftsleitung berichten.
• Ein Compliance-Beauftragter ohne die nötigen Befugnisse. Ein Name im Organigramm ist nicht dasselbe wie jemand, der das Programm tatsächlich umsetzen kann.

Fehler in der Registrierungsphase selbst — etwa die falschen Dienstleistungen anzugeben oder sich zu registrieren, bevor das Compliance-Programm existiert — behandelt unser Leitfaden Kanada-MSB und FINTRAC-Registrierung.

Unsere Zusatzleistungen

• FINTRAC-Compliance-Programm — ab €4,600: Richtlinien und Verfahren, Risikobewertung und Schulungsprogramm, für Ihre Dienstleistungen geschrieben;
• benannter Compliance-Beauftragter — Bestellung — ab €2,200: die Bestellungsunterlagen und die Beschreibung der Pflichten;
• Risikobewertung und zweijährliche Wirksamkeitsprüfung — ab €3,400: die nach PCMLTFR s. 156(3) verlangte Prüfung mit einem Bericht für die Geschäftsleitung.

Programm und Compliance-Beauftragter werden einer neuen MSB-Registrierung (ab €19,500) automatisch hinzugefügt, weil ein MSB ohne sie vom ersten Tag an nicht konform ist. Die Leistungen oben werden gesondert bestellt, wenn das Programm eines bestehenden MSB neu aufgebaut oder aktualisiert werden muss — etwa nach einer neuen Dienstleistung, vor einer FINTRAC-Prüfung oder weil das Programm bei der Erstregistrierung nie richtig aufgebaut wurde. Die Registrierung selbst wird alle zwei Jahre verlängert: siehe Verlängerung der FINTRAC-Registrierung und Kanada-MSB-Registrierung.

Was nicht enthalten ist

Unser Honorar umfasst die oben beschriebenen Unterlagen und die Bestellung. Es umfasst weder die FINTRAC-Registrierung selbst — siehe Kanada-MSB und FINTRAC-Registrierung — noch den täglichen Betrieb des Programms, sobald es existiert: Kunden identifizieren, Aufzeichnungen führen und die von den FINTRAC-Leitlinien verlangten Transaktionsmeldungen einreichen. Das bleibt beim Unternehmen und seinem Compliance-Beauftragten; unsere Unterlagen und Schulung geben ihnen den Rahmen dafür.

Was Sie erhalten

• ein Compliance-Programm mit allen fünf Elementen, bereit für eine FINTRAC-Prüfung;
• die Bestellung des Compliance-Beauftragten;
• falls bestellt, den Bericht der Wirksamkeitsprüfung.

Die Beträge sind unsere Honorare für den Standardumfang, ohne Mehrwertsteuer. FINTRAC erhebt keine Gebühr für die MSB-Registrierung. Die gesamte Kommunikation läuft per E-Mail.

Für Staatsangehörige Russlands und für Unternehmen aus Russland erbringen wir keine Leistungen.

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