Programul de conformitate FINTRAC și responsabilul de conformitate

O societate de servicii monetare înregistrată la FINTRAC trebuie să facă mai mult decât să se înregistreze: în temeiul legii canadiene privind veniturile din infracțiuni (spălarea banilor) și finanțarea terorismului (PCMLTFA) și al regulamentelor sale, trebuie să implementeze un program de conformitate de la prima zi de activitate. FINTRAC verifică programul, nu doar înregistrarea, iar deficiențele duc la sancțiuni administrative pecuniare, care sunt publicate. Acest ghid explică cele cinci elemente ale programului, cum se construiește fiecare, erorile frecvente și ce oferă serviciile noastre de conformitate pentru MSB.

Ghidul este o informație generală, nu o consultanță juridică. Înregistrarea și verificările sunt de competența FINTRAC; nimeni nu poate garanta o înregistrare.

Cele cinci elemente ale unui program de conformitate

1. Un responsabil de conformitate — o persoană responsabilă de implementarea programului, cu cunoștințele, autoritatea și accesul la conducere pe care le cere acest rol.
2. Politici și proceduri scrise și actualizate — identificarea clienților, păstrarea evidențelor, raportările (tranzacții suspecte, tranzacții mari în numerar și tranzacții mari în monedă virtuală, transferuri electronice de fonduri), regula de călătorie (Travel Rule) pentru transferuri, directivele ministeriale, sancțiunile și persoanele expuse politic.
3. O evaluare a riscului documentată — privind clienții, produsele, canalele de distribuție, geografia și noile tehnologii ale societății, cu măsurile pentru riscurile ridicate.
4. Un program de instruire continuu — scris, pentru fiecare angajat și agent care are legătură cu clienții sau tranzacțiile.
5. O revizuire a eficacității la doi ani — o verificare internă sau externă a politicilor, a evaluării riscului și a instruirii cel puțin o dată la doi ani, raportată conducerii (PCMLTFR s. 156(3)).

De ce FINTRAC verifică programul însuși

Un simplu număr de înregistrare nu spune nimic FINTRAC despre dacă societatea respectă efectiv regulile. O verificare controlează dacă cele cinci elemente de mai sus există în scris, dacă se potrivesc cu serviciile efectiv oferite, și dacă responsabilul de conformitate, instruirea și revizuirea eficacității au fost demonstrabil realizate — nu doar că există un dosar cu politici. Un program corect pe hârtie, dar care nu a fost niciodată comunicat angajaților sau nu a fost niciodată actualizat atunci când societatea a adăugat un serviciu, eșuează la o verificare la fel ca unul inexistent.

Construirea fiecărui element pas cu pas

1. Numirea responsabilului de conformitate — cu autoritate reală și acces direct la conducere, nu doar cu un titlu.
2. Scrierea evaluării riscului — pentru proprii clienți, produse, canale de distribuție, geografia și noile tehnologii ale societății, nu după un șablon general.
3. Elaborarea politicilor și procedurilor, astfel încât să se potrivească atât cu riscurile identificate, cât și cu serviciile efectiv înregistrate la FINTRAC.
4. Construirea și desfășurarea programului de instruire — pentru fiecare angajat și agent cu contact cu clienții sau tranzacțiile, cu o dovadă a desfășurării.
5. Planificarea revizuirii eficacității — cel puțin o dată la doi ani, pentru a testa dacă politicile, evaluarea riscului și instruirea mai funcționează în practică.

Erori frecvente

• Un program care există doar pe hârtie. Politici care nu au fost niciodată comunicate angajaților, sau o dovadă de instruire care nu a fost niciodată păstrată.
• O evaluare a riscului copiată dintr-un șablon. Trebuie să reflecte proprii clienți, produse și geografia societății, nu o listă generală.
• O revizuire a eficacității ca formalitate. Trebuie să testeze programul pe baza dovezilor și să raporteze rezultatul conducerii.
• Un responsabil de conformitate fără autoritatea necesară. Un nume în organigramă nu este același lucru cu o persoană care poate implementa efectiv programul.

Erorile din faza de înregistrare propriu-zisă — precum indicarea serviciilor greșite sau înregistrarea înainte de a exista programul de conformitate — sunt tratate în ghidul nostru MSB din Canada și înregistrarea la FINTRAC.

Serviciile noastre adiționale

• Programul de conformitate FINTRAC — de la €4,600: politici și proceduri, evaluarea riscului și programul de instruire, scrise pentru serviciile dumneavoastră;
• responsabil de conformitate desemnat — numire — de la €2,200: documentele de numire și descrierea atribuțiilor;
• Evaluarea riscului și revizuirea eficacității la doi ani — de la €3,400: verificarea cerută conform PCMLTFR s. 156(3), cu un raport pentru conducere.

Programul și responsabilul de conformitate sunt adăugate automat la o înregistrare MSB nouă (de la €19,500), deoarece un MSB fără acestea nu este conform din prima zi. Serviciile de mai sus se comandă separat atunci când programul unui MSB existent trebuie reconstruit sau actualizat — de exemplu după un serviciu nou, înainte de o verificare FINTRAC, sau pentru că programul nu a fost niciodată construit corect la înregistrarea inițială. Înregistrarea însăși se reînnoiește la doi ani: vedeți Reînnoirea înregistrării FINTRAC și înregistrarea MSB din Canada.

Ce nu este inclus

Onorariul nostru cuprinde documentele descrise mai sus și numirea. Nu cuprinde nici înregistrarea FINTRAC propriu-zisă — vedeți MSB din Canada și înregistrarea la FINTRAC — nici funcționarea zilnică a programului, odată ce acesta există: identificarea clienților, păstrarea evidențelor și depunerea rapoartelor de tranzacții cerute de îndrumările FINTRAC. Aceasta rămâne în sarcina societății și a responsabilului său de conformitate; documentele și instruirea noastre le oferă cadrul necesar pentru aceasta.

Ce primiți

• un program de conformitate cu toate cele cinci elemente, pregătit pentru o verificare FINTRAC;
• numirea responsabilului de conformitate;
• dacă este comandat, raportul revizuirii eficacității.

Sumele sunt onorariile noastre pentru domeniul standard, fără TVA. FINTRAC nu percepe o taxă pentru înregistrarea MSB. Toată comunicarea se desfășoară prin e-mail.

Nu prestăm servicii cetățenilor Rusiei și societăților rusești.

Comandați programul de conformitate Prețuri Explicația în limba engleză