Costituzione di una nuova società estone

L'Estonia è nota per rendere la costituzione di società semplice e in gran parte digitale. La forma più comune è la società a responsabilità limitata, in estone osaühing o OÜ. Questa guida descrive come si costituisce una nuova OÜ estone, quali informazioni e documenti servono, cosa influisce sui tempi e perché la partita IVA è un passo separato dalla registrazione della società.

La società a responsabilità limitata (OÜ)

Una OÜ è una società con capitale sociale i cui soci non rispondono personalmente dei debiti della società. È amministrata da un consiglio di amministrazione che può avere un solo membro. La società viene iscritta nel registro di commercio estone, riceve un codice di registro ed esiste da quel momento come persona giuridica che può concludere contratti, aprire conti e commerciare.

La maggior parte delle piccole e medie imprese, delle società holding e delle società unipersonali in Estonia usa questa forma. È anche la forma delle società che costituiamo per i nostri clienti.

Cosa comprende il nostro pacchetto di costituzione

• la costituzione di una nuova società a responsabilità limitata estone (OÜ);
• un fondatore / socio, che deve essere una persona fisica;
• la preparazione dei documenti costitutivi;
• una sede legale in Estonia per 12 mesi;
• il servizio di una persona di contatto autorizzata per 12 mesi;
• assistenza legale e amministrativa nella costituzione;
• i documenti in PDF.

La partita IVA non è compresa nel pacchetto di costituzione. La registrazione IVA è disponibile come opzione separata; il motivo è spiegato più sotto.

Il pacchetto è destinato a persone fisiche. Ogni fondatore aggiuntivo è un'opzione e deve anch'esso essere una persona fisica. Se un socio è una persona giuridica, selezionare «Persona giuridica» nel modulo d'ordine, e risponderemo per e-mail con il prezzo e il passo successivo.

Cosa decidere prima della costituzione

Prima di poter preparare i documenti, sono necessarie alcune decisioni di base. Le chiediamo per e-mail dopo l'ordine:

• La denominazione sociale. Deve distinguersi dalle denominazioni già presenti nel registro. È prudente avere pronte una o due alternative.
• I fondatori e le loro quote. A chi appartiene la società e in quale proporzione.
• Il consiglio di amministrazione. Chi amministra la società. Spesso è il fondatore.
• L'attività principale. Il registro riporta il settore di attività della società.
• Il capitale sociale. I fondatori concordano il capitale sociale e il modo in cui viene versato; spieghiamo i requisiti vigenti per e-mail prima di preparare i documenti.

Una società con sede all'estero deve designare una persona di contatto in Estonia (legge sul registro delle imprese, § 24), e la sede legale conferisce alla società un indirizzo in Estonia. Entrambe sono comprese nel nostro pacchetto per 12 mesi.

La costituzione passo per passo

1. Ordinate online. La pagina della costituzione mostra il prezzo del pacchetto e delle opzioni. Il modulo d'ordine calcola il totale, e gli ordini a prezzo fisso si pagano con carta tramite Revolut.
2. Adeguata verifica della clientela. Come fornitore autorizzato dall'Unità di informazione finanziaria estone (licenza FIU000117), dobbiamo identificare ogni fondatore e ogni membro del consiglio di amministrazione. Chiediamo per e-mail i documenti d'identità e le altre informazioni necessarie. Se la verifica non può essere completata, possiamo rifiutare il servizio, e il pagamento per il lavoro non ancora iniziato viene rimborsato.
3. Documenti. Prepariamo i documenti costitutivi in base alle informazioni che fornite.
4. Firma e deposito. I documenti vengono firmati e la domanda viene depositata al registro delle imprese. Vi diremo per e-mail esattamente come avviene la firma nel vostro caso.
5. Registrazione. L'ufficio del registro esamina la domanda e iscrive la società nel registro. Ricevete i documenti della società in PDF per e-mail.

Quanto tempo ci vuole?

Il registro estone è rapido nel confronto internazionale, ma la durata totale dipende soprattutto dalla rapidità della preparazione: quanto presto termina l'adeguata verifica della clientela, quanto velocemente firmano i fondatori e se il registro chiede correzioni. Non promettiamo un numero fisso di giorni, perché parte del calendario non è sotto il nostro controllo. Se la rapidità è la cosa più importante, una società pronta già registrata potrebbe essere più adatta.

Perché la partita IVA è separata

La registrazione di una società e la sua registrazione IVA sono due procedimenti diversi, davanti a due autorità diverse. Il registro delle imprese iscrive la società. Sulla registrazione IVA decide l'Amministrazione estone delle imposte e delle dogane su domanda separata, dopo che la società esiste.

La registrazione IVA diventa obbligatoria quando il fatturato imponibile supera la soglia di legge, e una società può chiederla anche volontariamente prima, ad esempio perché commercerà con soggetti IVA di altri paesi UE. Nell'esaminare la domanda, l'Amministrazione delle imposte e delle dogane può chiedere informazioni sull'attività prevista, sul legame con l'Estonia e sui primi contratti, e può rifiutare la registrazione se non è convinta. Poiché il risultato e i tempi dipendono dall'autorità, la registrazione IVA è offerta come opzione e non è promessa come parte della costituzione.

Se avete bisogno della partita IVA dal primo giorno, confrontate con una società pronta che ha già una partita IVA valida.

Opzioni per una nuova società

Ogni opzione ha un prezzo proprio sulla pagina della costituzione: fondatori aggiuntivi (persone fisiche), registrazione IVA, un numero EORI per la dogana, un codice LEI, documenti con apostilla, un timbro sociale, consegna tramite corriere, proroga della sede legale e della persona di contatto, contabilità e bilancio annuale (prezzi «a partire da») e aiuto nell'apertura di un conto Revolut Business o Wise. Le banche e i prestatori di servizi di pagamento decidono da sé se aprire un conto.

Dopo la costituzione

Ogni società estone deve tenere la contabilità e presentare ogni anno un bilancio annuale, anche senza fatturato. La nostra guida su bilanci annuali, cancellazione e liquidazione (in inglese) spiega questi obblighi. Se intendete operare in un settore regolamentato come i pagamenti, la moneta elettronica o il gioco d'azzardo, una semplice OÜ non basta; vedere la licenza di istituto di pagamento (in inglese) e le altre guide alle licenze, nonché la panoramica l'Estonia come luogo per fare affari (in inglese).

Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.

Prezzi senza IVA: costituzione di persona da un notaio a Tallinn €950 Il prezzo include il servizio di sede legale e persona di contatto per un anno., costituzione a distanza con procura notarile €1,250; la sede legale e la persona di contatto per un anno sono comprese. Tutti i prezzi sono nella pagina prezzi.

Ordinare la costituzione della società Prezzi Istruzioni in inglese

Questa guida è informazione generale. Non è una consulenza legale o fiscale sulla vostra situazione specifica. Fonte: legge estone sul registro delle imprese (Riigi Teataja).