Gründung einer neuen estnischen Gesellschaft

Estland ist dafür bekannt, die Firmengründung einfach und weitgehend digital zu machen. Die häufigste Rechtsform ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, estnisch osaühing oder OÜ. Dieser Leitfaden beschreibt, wie eine neue estnische OÜ gegründet wird, welche Angaben und Unterlagen nötig sind, was die Dauer beeinflusst und warum die Umsatzsteuernummer ein eigener Schritt neben der Eintragung der Gesellschaft ist.

Bevor Sie einen Namen wählen, zeigt die kostenlose Prüfung des Firmennamens sofort, ob er oder ein zu ähnlicher bereits im Handelsregister steht.

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ)

Eine OÜ ist eine Gesellschaft mit Stammkapital, deren Gesellschafter nicht persönlich für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haften. Sie wird von einem Vorstand geleitet, der aus einem Mitglied bestehen kann. Die Gesellschaft wird ins estnische Handelsregister eingetragen, erhält einen Registercode und besteht ab diesem Zeitpunkt als juristische Person, die Verträge schließen, Konten eröffnen und Handel treiben kann.

Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen, Holdinggesellschaften und Ein-Personen-Gesellschaften in Estland nutzen diese Form. Es ist auch die Form der Gesellschaften, die wir für unsere Kunden gründen.

Was unser Gründungspaket enthält

• die Gründung einer neuen estnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ);
• einen Gründer / Gesellschafter, der eine natürliche Person sein muss;
• die Vorbereitung der Gründungsunterlagen;
• eine Geschäftsadresse in Estland für 12 Monate;
• den Dienst einer lizenzierten Kontaktperson für 12 Monate;
• rechtliche und administrative Unterstützung bei der Gründung;
• Unterlagen als PDF.

Eine Umsatzsteuernummer ist im Gründungspaket nicht enthalten. Die Registrierung als Umsatzsteuerpflichtiger gibt es als eigene Zusatzleistung; warum, steht unten.

Das Paket ist für natürliche Personen. Jeder weitere Gründer ist eine Zusatzleistung und muss ebenfalls eine natürliche Person sein. Wird eine juristische Person Gesellschafter, wählen Sie im Bestellformular „Juristische Person“, und wir antworten per E-Mail mit Preis und nächstem Schritt.

Was vor der Gründung zu entscheiden ist

Bevor die Unterlagen vorbereitet werden können, sind einige Grundentscheidungen nötig. Wir fragen sie nach der Bestellung per E-Mail ab:

• Der Firmenname. Er muss sich von den bereits im Register stehenden Namen unterscheiden. Es ist klug, ein oder zwei Alternativen bereitzuhalten.
• Die Gründer und ihre Anteile. Wem die Gesellschaft gehört und in welchem Verhältnis.
• Der Vorstand. Wer die Gesellschaft leitet. Oft ist es der Gründer.
• Der Haupttätigkeitsbereich. Das Register erfasst das Tätigkeitsfeld der Gesellschaft.
• Das Stammkapital. Die Gründer vereinbaren das Stammkapital und wie es eingebracht wird; die geltenden Anforderungen erklären wir per E-Mail, bevor die Unterlagen vorbereitet werden.

Eine Gesellschaft mit Adresse im Ausland muss eine Kontaktperson in Estland benennen (Handelsregistergesetz, § 24), und die Geschäftsadresse gibt der Gesellschaft eine Adresse in Estland. Beides ist in unserem Paket für 12 Monate enthalten.

Die Gründung Schritt für Schritt

1. Online bestellen. Die Seite zur Firmengründung zeigt den Preis des Pakets und der Zusatzleistungen. Das Bestellformular berechnet die Summe, und Bestellungen mit festem Preis werden per Karte über Revolut bezahlt.
2. Kundenprüfung. Als Dienstleister mit Lizenz der estnischen Geldwäsche-Meldestelle (Lizenz FIU000117) müssen wir jeden Gründer und jedes Vorstandsmitglied identifizieren. Wir fordern per E-Mail Ausweisdokumente und weitere nötige Angaben an. Kann die Prüfung nicht abgeschlossen werden, können wir die Leistung ablehnen, und die Zahlung für noch nicht begonnene Arbeit wird erstattet.
3. Unterlagen. Wir bereiten die Gründungsunterlagen anhand Ihrer Angaben vor.
4. Unterzeichnung und Einreichung. Die Unterlagen werden unterzeichnet und der Antrag beim Handelsregister eingereicht. Wir sagen Ihnen per E-Mail genau, wie die Unterzeichnung in Ihrem Fall abläuft.
5. Eintragung. Die Registerabteilung prüft den Antrag und trägt die Gesellschaft ins Register ein. Sie erhalten die Unterlagen der Gesellschaft als PDF per E-Mail.

Wie lange dauert es?

Das estnische Register ist im internationalen Vergleich schnell, doch die Gesamtdauer hängt vor allem davon ab, wie schnell die Vorbereitung abgeschlossen ist: wie bald die Kundenprüfung fertig ist, wie schnell die Gründer unterzeichnen und ob das Register Korrekturen verlangt. Wir versprechen keine feste Zahl von Tagen, weil ein Teil des Zeitplans außerhalb unserer Kontrolle liegt. Wenn Tempo das Wichtigste ist, passt eine bereits eingetragene Vorratsgesellschaft womöglich besser.

Warum die Umsatzsteuernummer getrennt ist

Die Eintragung einer Gesellschaft und ihre Registrierung für die Umsatzsteuer sind zwei verschiedene Verfahren bei zwei verschiedenen Behörden. Das Handelsregister trägt die Gesellschaft ein. Über die Umsatzsteuerregistrierung entscheidet die estnische Steuer- und Zollbehörde auf gesonderten Antrag, nachdem die Gesellschaft besteht.

Die Umsatzsteuerregistrierung wird Pflicht, sobald der steuerpflichtige Umsatz die gesetzliche Schwelle übersteigt, und eine Gesellschaft kann sie auch freiwillig früher beantragen, etwa weil sie mit umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in anderen EU-Ländern handeln wird. Bei der Prüfung kann die Steuer- und Zollbehörde nach dem geplanten Geschäft, der Verbindung zu Estland und den ersten Verträgen fragen und die Registrierung ablehnen, wenn sie nicht überzeugt ist. Da Ergebnis und Zeitpunkt von der Behörde abhängen, wird die Umsatzsteuerregistrierung als Zusatzleistung angeboten und nicht als Teil der Gründung versprochen.

Wenn Sie vom ersten Tag an eine Umsatzsteuernummer brauchen, vergleichen Sie das mit einer Vorratsgesellschaft, die bereits eine gültige USt-IdNr. hat.

Zusatzleistungen für eine neue Gesellschaft

Jede Zusatzleistung hat auf der Gründungsseite ihren eigenen Preis: weitere Gründer (natürliche Personen), Umsatzsteuerregistrierung, eine EORI-Nummer für den Zoll, ein LEI-Code, apostillierte Unterlagen, ein Firmenstempel, Kurierzustellung, die Verlängerung von Geschäftsadresse und Kontaktperson, Buchhaltung und Jahresabschluss (Ab-Preise) sowie Hilfe bei der Eröffnung eines Revolut-Business- oder Wise-Kontos. Banken und Zahlungsdienstleister entscheiden selbst, ob sie ein Konto eröffnen.

Nach der Gründung

Jede estnische Gesellschaft muss Bücher führen und jedes Jahr einen Jahresabschluss einreichen, auch ohne Umsatz. Diese Pflichten erklärt unser Leitfaden zu Jahresabschlüssen, Löschung und Liquidation. Wenn Sie in einem regulierten Bereich wie Zahlungen, E-Geld oder Glücksspiel tätig werden wollen, genügt eine einfache OÜ nicht; siehe Zahlungsinstitutslizenz und die anderen Lizenzleitfäden sowie den Überblick Estland als Unternehmensstandort.

Für Staatsangehörige Russlands und für Unternehmen aus Russland erbringen wir keine Leistungen.

Preise ohne Mehrwertsteuer: Gründung beim Notar in Tallinn €950, Gründung aus der Ferne per notarieller Vollmacht €1,250; Geschäftsadresse und Kontaktperson für ein Jahr sind enthalten. Alle Preise stehen auf der Seite Preise.

Gründung bestellen Preise Leitfaden auf Englisch

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung zu Ihrer konkreten Lage. Quelle: estnisches Handelsregistergesetz (Riigi Teataja).