Oprichting van een nieuwe Estse vennootschap

Estland staat erom bekend dat het oprichten van een bedrijf eenvoudig en grotendeels digitaal is. De meest gebruikte vorm is de besloten vennootschap, in het Ests osaühing of OÜ. Deze gids beschrijft hoe een nieuwe Estse OÜ wordt opgericht, welke gegevens en documenten nodig zijn, wat de duur bepaalt en waarom het btw-nummer een aparte stap naast de inschrijving van de vennootschap is.

De besloten vennootschap (OÜ)

Een OÜ is een vennootschap met maatschappelijk kapitaal waarvan de aandeelhouders niet persoonlijk aansprakelijk zijn voor de schulden van de vennootschap. Ze wordt geleid door een bestuur dat uit één lid kan bestaan. De vennootschap wordt ingeschreven in het Estse handelsregister, krijgt een registratiecode en bestaat vanaf dat moment als rechtspersoon die contracten kan sluiten, rekeningen kan openen en handel kan drijven.

De meeste kleine en middelgrote ondernemingen, holdings en eenpersoonsvennootschappen in Estland gebruiken deze vorm. Het is ook de vorm van de vennootschappen die wij voor onze klanten oprichten.

Wat ons oprichtingspakket omvat

• de oprichting van een nieuwe Estse besloten vennootschap (OÜ);
• één oprichter / aandeelhouder, die een natuurlijke persoon moet zijn;
• het opstellen van de oprichtingsdocumenten;
• een statutair adres in Estland voor 12 maanden;
• de dienst van een erkende contactpersoon voor 12 maanden;
• juridische en administratieve ondersteuning bij de oprichting;
• documenten in pdf.

Een btw-nummer zit niet in het oprichtingspakket. De registratie voor de btw bestaat als aparte aanvullende dienst; waarom, staat hieronder.

Het pakket is voor natuurlijke personen. Elke extra oprichter is een aanvullende dienst en moet ook een natuurlijke persoon zijn. Wordt een rechtspersoon aandeelhouder, kies dan „Rechtspersoon” in het bestelformulier; wij antwoorden per e-mail met de prijs en de volgende stap.

Wat u vóór de oprichting moet beslissen

Voordat de documenten kunnen worden opgesteld, zijn enkele basisbeslissingen nodig. Wij vragen ze na de bestelling per e-mail:

• De naam. Die moet verschillen van de namen die al in het register staan. Het is verstandig een of twee alternatieven klaar te hebben.
• De oprichters en hun aandelen. Van wie de vennootschap is en in welke verhouding.
• Het bestuur. Wie de vennootschap leidt. Vaak is dat de oprichter.
• De hoofdactiviteit. Het register legt het werkterrein van de vennootschap vast.
• Het maatschappelijk kapitaal. De oprichters spreken het kapitaal af en hoe het wordt ingebracht; de geldende eisen leggen wij per e-mail uit voordat de documenten worden opgesteld.

Een vennootschap met een adres in het buitenland moet een contactpersoon in Estland aanwijzen (wet op het handelsregister, § 24), en het statutaire adres geeft de vennootschap een adres in Estland. Beide zitten 12 maanden in ons pakket.

De oprichting stap voor stap

1. Bestel online. De pagina over de oprichting toont de prijs van het pakket en van de aanvullende diensten. Het bestelformulier berekent het totaal, en bestellingen met een vaste prijs worden per kaart via Revolut betaald.
2. Cliëntenonderzoek. Als dienstverlener met een vergunning van de Estse financiële inlichtingeneenheid (vergunning FIU000117) moeten wij elke oprichter en elk bestuurslid identificeren. Wij vragen per e-mail de identiteitsdocumenten en de andere nodige gegevens. Kan het onderzoek niet worden afgerond, dan kunnen wij de dienst weigeren, en de betaling voor werk dat nog niet is begonnen, wordt terugbetaald.
3. Documenten. Wij stellen de oprichtingsdocumenten op aan de hand van uw gegevens.
4. Ondertekening en indiening. De documenten worden getekend en de aanvraag wordt bij het handelsregister ingediend. Wij zeggen u per e-mail precies hoe de ondertekening in uw geval verloopt.
5. Inschrijving. De registratieafdeling beoordeelt de aanvraag en schrijft de vennootschap in het register in. U ontvangt de documenten van de vennootschap in pdf per e-mail.

Hoe lang duurt het?

Het Estse register is internationaal gezien snel, maar de totale duur hangt vooral af van hoe snel de voorbereiding klaar is: wanneer het cliëntenonderzoek is afgerond, hoe snel de oprichters tekenen en of het register correcties vraagt. Wij beloven geen vast aantal dagen, omdat een deel van het tijdschema buiten onze macht ligt. Is snelheid het belangrijkst, dan past een al ingeschreven kant-en-klare vennootschap misschien beter.

Waarom het btw-nummer apart is

De inschrijving van een vennootschap en haar registratie voor de btw zijn twee verschillende procedures bij twee verschillende instanties. Het handelsregister schrijft de vennootschap in. Over de btw-registratie beslist de Estse Belasting- en Douanedienst op een aparte aanvraag, nadat de vennootschap bestaat.

De btw-registratie wordt verplicht zodra de belastbare omzet de wettelijke drempel overschrijdt, en een vennootschap kan haar ook eerder vrijwillig aanvragen, bijvoorbeeld omdat ze zal handelen met btw-plichtige bedrijven in andere EU-landen. Bij de beoordeling kan de Belasting- en Douanedienst vragen naar de geplande activiteit, de band met Estland en de eerste contracten, en de registratie weigeren als hij niet overtuigd is. Omdat uitkomst en tijdstip van de instantie afhangen, wordt de btw-registratie aangeboden als aanvullende dienst en niet beloofd als deel van de oprichting.

Hebt u vanaf de eerste dag een btw-nummer nodig, vergelijk dan met een kant-en-klare vennootschap die al een geldig btw-nummer heeft.

Aanvullende diensten voor een nieuwe vennootschap

Elke aanvullende dienst heeft een eigen prijs op de oprichtingspagina: extra oprichters (natuurlijke personen), btw-registratie, een EORI-nummer voor de douane, een LEI-code, geapostilleerde documenten, een bedrijfsstempel, levering per koerier, verlenging van statutair adres en contactpersoon, boekhouding en jaarverslag (vanafprijzen) en hulp bij het openen van een Revolut Business- of Wise-rekening. Banken en betaaldienstverleners beslissen zelf of ze een rekening openen.

Na de oprichting

Elke Estse vennootschap moet een boekhouding voeren en elk jaar een jaarverslag indienen, ook zonder omzet. Onze gids over jaarverslagen, doorhaling en liquidatie (in het Engels) legt die verplichtingen uit. Wilt u actief worden in een gereglementeerd domein zoals betalingen, elektronisch geld of kansspelen, dan volstaat een gewone OÜ niet; zie de vergunning voor een betalingsinstelling (in het Engels) en de andere gidsen over vergunningen, en het overzicht Estland als plaats om zaken te doen (in het Engels).

Aan Russische staatsburgers en Russische vennootschappen verlenen wij geen diensten.

Prijzen exclusief btw: oprichting bij de notaris in Tallinn €950 In de prijs zijn het statutaire adres en de dienst van de contactpersoon voor één jaar inbegrepen., oprichting op afstand met notariële volmacht €1,250; statutair adres en contactpersoon voor een jaar zijn inbegrepen. Alle prijzen staan op de pagina prijzen.

Oprichting bestellen Prijzen Gids in het Engels

Deze gids is algemene informatie. Het is geen juridisch of fiscaal advies over uw situatie. Bron: Estse wet op het handelsregister (Riigi Teataja).