Costituire una società estone online con la e-residency

Con una carta di e-resident, una società estone a responsabilità limitata (OÜ) può essere costituita interamente online: il fondatore firma la domanda di registrazione nell'e-Business Register con la carta, senza notaio. Questa guida spiega chi può usare la via online, cosa richiede la costituzione, quali modifiche successive si possono firmare anche online — e quale non può mai.

La guida è un'informazione generale, non una consulenza legale o fiscale.

Chi può costituire una società online

• Un'identità digitale. Ogni fondatore e ogni membro del consiglio di amministrazione firma digitalmente, quindi ciascuno ha bisogno di una carta di e-resident o di una carta d'identità estone con i codici PIN. Non avete ancora la carta? Vedete come richiedere la e-residency (in inglese). Una carta rilasciata tra il 10 dicembre 2021 e il 16 agosto 2023 smette di poter firmare il 9 dicembre 2026 — vedete cosa fare (in inglese).
• La nostra costituzione online è pensata per un fondatore che è anche l'unico membro del consiglio di amministrazione. Con più fondatori, o quando qualcuno non ha un'identità digitale, la società si costituisce da un notaio a Tallinn o per procura — vedete costituzione di società.
• Adeguata verifica della clientela. Come fornitore autorizzato, identifichiamo ogni cliente prima di qualsiasi presentazione. Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.

Cosa preparare prima di ordinare

• una carta di e-resident o una carta d'identità estone funzionante, con i codici PIN, e un lettore di carte;
• una o più denominazioni candidate, perché la denominazione scelta deve essere libera e distinguersi da quelle già iscritte nel registro delle imprese;
• i documenti d'identità e le altre informazioni di adeguata verifica che un fornitore autorizzato deve raccogliere prima di agire per un nuovo cliente;
• una decisione sull'importo del capitale sociale — può essere di un solo centesimo, ma un importo rotondo e ragionevole è più facile da spiegare a una banca in seguito.

Cosa richiede la costituzione

• una denominazione libera e distinta nel registro delle imprese;
• lo statuto e la domanda di registrazione, preparati per la vostra firma digitale;
• una sede legale in Estonia e una persona di contatto autorizzata (Legge sul registro delle imprese, § 24);
• la tassa statale di registrazione;
• il capitale sociale deciso dal fondatore — la quota minima possibile è di un centesimo, e il capitale resta alla società.

La nostra costituzione online (€950 Il prezzo include il servizio di sede legale e persona di contatto per un anno.) comprende la tassa statale, la sede legale e la persona di contatto autorizzata per i primi 12 mesi. La partita IVA è una domanda separata (registrazione IVA). Potete ordinare la costituzione online direttamente.

Come funziona

1. Ordinate la costituzione online e rispondete alle domande di adeguata verifica della clientela.
2. Verifichiamo la denominazione e prepariamo lo statuto e la domanda di registrazione.
3. Firmate la domanda nell'e-Business Register con la vostra carta di e-resident.
4. La presentiamo e la seguiamo; l'ufficio del registro del tribunale decide sulla registrazione.
5. Ricevete il codice di registro e i documenti della società; inizia il servizio di sede legale e persona di contatto.

Cosa ricevete

• lo statuto e la domanda di registrazione, preparati e presentati per la vostra firma;
• il codice di registro e i documenti della società in PDF una volta effettuata la registrazione;
• una sede legale in Estonia e una persona di contatto autorizzata per i primi 12 mesi.

Modifiche che si possono firmare online

Quando tutti i soci e i membri del consiglio di amministrazione firmano digitalmente, queste modifiche non richiedono un notaio: un membro del consiglio di amministrazione che entra o esce, una nuova denominazione, indirizzo o persona di contatto, uno statuto modificato e una modifica del capitale sociale. È un'unica iscrizione nel registro a prezzo fisso (€490; con modifica del capitale sociale €990), tassa statale inclusa. La stessa logica della firma digitale si applica poi come nella costituzione: funziona ogni volta che ogni persona coinvolta ha una carta di e-resident o una carta d'identità estone valida.

L'eccezione: la cessione di una quota

La cessione di una quota in una società estone a responsabilità limitata è certificata da un notaio. Per questo non offriamo mai un cambio di socio o la vendita di una quota come servizio online: si firma da un notaio a Tallinn o per procura dal vostro paese — vedete cessione di una quota (in inglese).

Errori frequenti

• Gestire la società dal vostro paese senza verificarne le regole fiscali. Una società gestita da un altro paese può essere tassata lì come società locale — vedete la guida Società estone gestita dall'Italia e il confronto tra paesi (in inglese).
• Ordinare la costituzione online con più di un fondatore. La via online è pensata per un solo fondatore che è anche l'unico membro del consiglio di amministrazione; un secondo fondatore o membro significa la via del notaio o della procura.
• Lasciare che la carta di e-resident scada a metà del percorso. I certificati della carta hanno una propria validità; firmare la domanda di registrazione richiede una carta ancora valida, non solo in vostro possesso.
• Presumere che la società costituita online abbia già la partita IVA. La costituzione online registra la società; la partita IVA è una domanda separata che l'Amministrazione delle imposte e delle dogane decide in base ai propri elementi.
• Provare a firmare online una cessione di quota. Poiché la legge richiede che la cessione di una quota sia certificata da un notaio, nessuna firma digitale può sostituirla, per quanto pratiche siano online le altre modifiche della società.

Online, dal notaio o pronta?

• Online — avete una carta di e-resident e siete l'unico fondatore e membro del consiglio di amministrazione.
• Dal notaio o per procura — più fondatori o nessuna identità digitale: costituzione di società.
• Pronta — avete bisogno di una data di registrazione nel passato o di una partita IVA dal primo giorno: società pronta.

E-residency o società pronta?

La carta di e-resident permette a un fondatore unico, che è anche l'unico membro del consiglio di amministrazione, di registrare una nuova società online senza notaio. Non permette di acquistare una società già esistente online: la cessione di una quota è sempre certificata da un notaio, di persona o per procura, con o senza la carta. Scegliete la costituzione online quando una data di registrazione nel passato non ha valore per voi. Scegliete una società pronta quando avete bisogno di quella data o di una partita IVA dal primo giorno — la e-residency non è una condizione per acquistarne una (vedete società estone senza e-residency).

I prezzi non comprendono l'IVA. Tutta la comunicazione avviene per e-mail.

Prezzi Istruzioni in inglese

Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.