Služba firemního sekretáře v Estonsku

Estonské právo obchodních společností je jednoduché, ale má pevné termíny. Vlastníkovi, který společnost řídí ze zahraničí a některý z nich zmešká, hrozí donucovací pokuta, zápis z úřední moci nebo nakonec výmaz společnosti. Služba firemního sekretáře vede kalendář termínů společnosti a připravuje běžná rozhodnutí, aby se nic nezmeškalo. Tento průvodce uvádí termíny, na kterých záleží, a vysvětluje, co služba zahrnuje.

Průvodce je obecná informace, nikoli právní poradenství.

Kdo potřebuje službu firemního sekretáře

Služba se hodí pro vlastníka, který společnost řídí ze zahraničí, nemá v Estonsku účetního, který každý měsíc kontroluje rejstřík, a raději dostane včas e-mail, než aby hledal termín v obchodním rejstříku. Hodí se stejně dobře pro nečinný holding jako pro aktivní společnost, která už má měsíční účetnictví, protože obě služby pokrývají různé věci: účetnictví připravuje čísla a podává daňová přiznání, služba firemního sekretáře hlídá zákonné termíny a související zápisy do rejstříku.

Termíny, na kterých záleží

• Výroční zpráva — do šesti měsíců od konce účetního období, schválená společníky a podaná do obchodního rejstříku (obchodní zákoník, § 179; zákon o účetnictví).
• Skuteční majitelé — údaje o skutečných majitelích musí být v rejstříku udržovány správné a potvrzeny při podání výroční zprávy (zákon o předcházení praní peněz a financování terorismu, § 77).
• Kontaktní osoba a adresa — společnost s adresou v zahraničí musí mít kontaktní osobu v Estonsku (zákon o obchodním rejstříku, § 24); po uplynutí doby zapsané v rejstříku se údaje automaticky vymažou, doba služby proto nesmí uplynout.
• Funkční období představenstva — stanoví-li stanovy funkční období členů představenstva, je před jeho koncem nutné nové rozhodnutí.
• Údaje v rejstříku — změny členů představenstva, společníků, obchodní firmy, adresy nebo kódu činnosti musí být zapsány do rejstříku.
• Daňová přiznání — měsíční TSD a u společností registrovaných k DPH také KMD.

Jak služba probíhá

1. Službu firemního sekretáře objednáte samostatně nebo ji přidáte při koupi hotové společnosti či založení nové společnosti.
2. Z údajů v rejstříku sestavíme pro vaši společnost kalendář termínů na dvanáct měsíců: účetní období, funkční období člena představenstva, pokud ho stanovy stanoví, a data, která už jsou v rejstříku uvedena.
3. Před každým termínem pošleme připomínku e-mailem a tam, kde jde o běžné rozhodnutí, i návrh rozhodnutí připravený k podpisu.
4. Jednou ročně porovnáme zápisy v obchodním rejstříku a údaje o skutečných majitelích s našimi podklady a upozorníme vás, pokud je třeba něco opravit.
5. Služba se po dohodě prodlužuje o dalších dvanáct měsíců; před koncem běžícího období vám to připomeneme.

Co služba zahrnuje

• kalendář termínů na dvanáct měsíců se všemi zákonnými termíny vaší společnosti;
• včasné připomínky před každým termínem, e-mailem;
• běžná rozhodnutí připravená k podpisu: schválení výroční zprávy, rozdělení zisku, prodloužení funkčního období člena představenstva, potvrzení skutečných majitelů;
• každoroční kontrolu správnosti údajů v rejstříku.

Roční služba firemního sekretáře stojí €250 / rok; tutéž službu lze přidat k hotové společnosti nebo k nové společnosti.

Co nezahrnuje

Vedení účetnictví a sestavení samotné výroční zprávy jsou účetní služby; změny v rejstříku, které vyžadují notáře nebo nové stanovy, se objednávají jako změny ve společnosti, jejichž pevné ceny zahrnují estonské notářské a státní poplatky. Mimo službu jsou i samotná daňová přiznání — služba připomene, že je přiznání splatné, ale nepodá ho.

Pokud chcete termíny jen ve vlastním kalendáři

Vlastník, který si termíny raději hlídá sám, si může místo toho objednat kalendář termínů společnosti (€70 s hotovou společností): soubor kalendáře s opakujícími se termíny a připomínkami, který vytvoří náš systém a odešle e-mailem, jakmile je platba potvrzena. Je to soubor, ne služba — nikdo nekontroluje rejstřík ani vám nepíše.

Časté chyby, kterým tato služba předchází

• Spoléhat na paměť nebo běžnou kalendářovou aplikaci. Vlastník v zahraničí jen zřídka zná přesnou formulaci, kterou estonský rejstřík očekává při schválení výroční zprávy nebo potvrzení skutečných majitelů, a obecná připomínka ji neposkytne.
• Považovat adresu a kontaktní osobu za jednorázový nákup. Obojí běží po pevně stanovenou dobu; uplyne-li a není-li určena nová kontaktní osoba, může rejstříkový soud zahájit řízení o výmazu. Viz průvodce Prodloužení adresy a kontaktní osoby.
• Předpokládat, že nečinná společnost nemusí nic podávat. Společnost bez obratu přesto podává výroční zprávu a přesto každý rok potvrzuje údaje o svých skutečných majitelích.
• Odkládat změnu v rejstříku, dokud nezablokuje něco jiného. Člen představenstva, jehož funkční období podle stanov uplynulo, nebo společník, jehož adresa nebyla nikdy aktualizována, může zdržet bankovní účet nebo pozdější zápis do rejstříku.

Co se stane, když se termín zmešká

Obchodní rejstřík obvykle nezasáhne hned první den po uplynutí lhůty, ale zasáhne. Opožděná výroční zpráva může vést k donucovací pokutě vůči představenstvu a při opakování k donucovacímu řízení, které může skončit výmazem společnosti z rejstříku. Nepotvrzené údaje o skutečných majitelích mohou zdržet vyřízení výroční zprávy i dalších zápisů do rejstříku. Doba kontaktní osoby, která uplyne bez náhrady, může vést k tomu, že rejstříkový soud bude požadovat novou a jinak z vlastního podnětu zahájí řízení o výmazu. Žádný z těchto následků nenastane přes noc, ale každý začíná termínem, který má společnost sama ve svých rukou.

Co získáte

• žádný zákonný termín nebude zmeškán;
• rozhodnutí připravená k podpisu, když jsou potřeba;
• kontakt e-mailem pro jakoukoli otázku práva obchodních společností během roku.

Všechny ceny jsou bez DPH. Veškerá komunikace probíhá e-mailem.

Objednat službu firemního sekretáře Ceník Průvodce v angličtině

Neposkytujeme služby ruským státním občanům ani ruským společnostem.

Časté otázky

Zdroje: estonský obchodní zákoník, zákon o účetnictví, zákon o předcházení praní peněz a financování terorismu, zákon o obchodním rejstříku (Riigi Teataja). Obecná informace, nikoli právní ani daňové poradenství.