Servizio di segretario societario in Estonia

Il diritto societario estone è semplice, ma prevede scadenze fisse. Un titolare che gestisce la società dall'estero e ne manca una rischia una sanzione pecuniaria coercitiva, un'iscrizione d'ufficio o, alla fine, la cancellazione della società. Un servizio di segretario societario tiene il calendario delle scadenze della società e prepara le delibere ordinarie, perché nulla venga mancato. Questa guida indica le scadenze che contano e spiega che cosa comprende il servizio.

Questa guida è un'informazione generale, non una consulenza legale.

Chi ha bisogno di un servizio di segretario societario

Il servizio è adatto a un titolare che gestisce la società dall'estero, non ha in Estonia un contabile che controlla il registro ogni mese e preferisce ricevere un'e-mail in tempo piuttosto che cercare una scadenza nel registro delle imprese. È adatto tanto a una holding inattiva quanto a una società operativa che ha già una contabilità mensile, perché i due servizi coprono cose diverse: la contabilità prepara i numeri e presenta le dichiarazioni fiscali, il servizio di segretario societario segue le scadenze di legge e le relative iscrizioni nel registro.

Le scadenze che contano

• Relazione annuale — entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio, approvata dai soci e depositata presso il registro delle imprese (codice commerciale, § 179; legge sulla contabilità).
• Titolari effettivi — i dati sui titolari effettivi devono essere tenuti corretti nel registro e confermati al deposito della relazione annuale (legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, § 77).
• Persona di contatto e indirizzo — una società con indirizzo all'estero deve avere una persona di contatto in Estonia (legge sul registro delle imprese, § 24); alla scadenza del periodo iscritto nel registro i dati vengono cancellati automaticamente, quindi la durata del servizio non deve scadere.
• Mandato del consiglio di gestione — se lo statuto fissa una durata del mandato per i membri del consiglio di gestione, prima della sua scadenza è necessaria una nuova delibera.
• Dati del registro — le modifiche di membri del consiglio di gestione, soci, denominazione, indirizzo o codice di attività devono essere iscritte nel registro.
• Dichiarazioni fiscali — la TSD mensile e, per le società registrate ai fini IVA, la KMD.

Come funziona il servizio

1. Ordinate il servizio di segretario societario da solo o lo aggiungete quando acquistate una società pronta o costituite una nuova società.
2. Dai dati del registro predisponiamo per la vostra società un calendario delle scadenze di dodici mesi: l'esercizio, il mandato del membro del consiglio di gestione quando lo statuto lo fissa e le date già indicate nel registro.
3. Prima di ogni scadenza inviamo un promemoria via e-mail e, quando la delibera è ordinaria, una bozza di delibera pronta per la firma.
4. Una volta all'anno confrontiamo le iscrizioni nel registro delle imprese e i dati sui titolari effettivi con la nostra documentazione e vi segnaliamo se qualcosa va corretto.
5. Il servizio si rinnova di comune accordo per altri dodici mesi; ve lo ricordiamo prima della fine del periodo in corso.

Che cosa comprende il servizio

• un calendario delle scadenze di dodici mesi con ogni scadenza di legge della vostra società;
• promemoria tempestivi prima di ogni scadenza, via e-mail;
• le delibere ordinarie pronte per la firma: approvazione della relazione annuale, destinazione dell'utile, proroga del mandato di un membro del consiglio di gestione, conferma dei titolari effettivi;
• una verifica annuale che i dati del registro siano corretti.

Il servizio annuale di segretario societario costa €250 / anno; lo stesso servizio può essere aggiunto a una società pronta o a una nuova società.

Che cosa non comprende

La tenuta della contabilità e la redazione della relazione annuale stessa sono servizi contabili; le modifiche al registro che richiedono un notaio o un nuovo statuto si ordinano come modifiche della società, i cui prezzi fissi comprendono l'onorario del notaio estone e le tasse statali. Anche le dichiarazioni fiscali stesse sono escluse dal servizio — ricorda che una dichiarazione è dovuta, ma non la presenta.

Se volete le date solo nel vostro calendario

Un titolare che preferisce seguire da sé le scadenze può invece ordinare il calendario delle scadenze societarie (€70 con una società pronta): un file di calendario con le date e i promemoria ricorrenti, generato dal nostro sistema e inviato via e-mail non appena il pagamento è confermato. È un file, non un servizio — nessuno controlla il registro né vi scrive.

Errori frequenti che questo servizio evita

• Affidarsi alla memoria o a un'app di calendario generica. Un titolare all'estero raramente conosce la formulazione esatta che il registro estone si attende per l'approvazione di una relazione annuale o la conferma dei titolari effettivi, e un promemoria generico non la fornisce.
• Trattare indirizzo e persona di contatto come un acquisto una tantum. Entrambi decorrono per un periodo determinato; se scade e non viene designata una nuova persona di contatto, il tribunale del registro può avviare un procedimento di cancellazione. Vedi la guida Proroga dell'indirizzo e della persona di contatto.
• Ritenere che una società inattiva non debba depositare nulla. Una società senza fatturato deposita comunque una relazione annuale e conferma comunque ogni anno i dati sui propri titolari effettivi.
• Lasciare in sospeso una modifica al registro finché non blocca qualcos'altro. Un membro del consiglio di gestione il cui mandato statutario è scaduto, o un socio il cui indirizzo non è mai stato aggiornato, può ritardare un conto bancario o un'iscrizione successiva nel registro.

Che cosa succede quando una scadenza viene mancata

Il registro delle imprese di solito non interviene il primo giorno dopo la scadenza, ma interviene. Una relazione annuale tardiva può comportare una sanzione pecuniaria coercitiva a carico del consiglio di gestione e, in caso di recidiva, un procedimento coercitivo che può concludersi con la cancellazione della società dal registro. Dati non confermati sui titolari effettivi possono ritardare l'esame della relazione annuale e di altre iscrizioni nel registro. Un periodo della persona di contatto che scade senza sostituzione può portare il tribunale del registro a richiederne una nuova e, in mancanza, ad avviare d'ufficio un procedimento di cancellazione. Nessuna di queste conseguenze si verifica dall'oggi al domani, ma ciascuna comincia con una scadenza che la società stessa ha in mano.

Che cosa ricevete

• nessuna scadenza di legge viene mancata;
• delibere pronte per la firma quando sono dovute;
• un referente via e-mail per ogni questione di diritto societario nel corso dell'anno.

Tutti i prezzi sono IVA esclusa. Tutta la comunicazione avviene via e-mail.

Ordinare il servizio di segretario societario Prezzi Istruzioni in inglese

Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.

Domande frequenti

Fonti: codice commerciale estone, legge sulla contabilità, legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, legge sul registro delle imprese (Riigi Teataja). Informazione generale, non consulenza legale o fiscale.