Serviço de secretário de sociedade na Estónia

O direito societário estónio é simples, mas tem prazos fixos. Um proprietário que gere a sociedade a partir do estrangeiro e falha um deles arrisca uma sanção pecuniária compulsória, um registo oficioso ou, no limite, o cancelamento da sociedade. Um serviço de secretário de sociedade mantém o calendário de prazos da sociedade e prepara as deliberações de rotina, para que nada seja esquecido. Este guia indica os prazos que importam e explica o que o serviço inclui.

Este guia é informação geral, não aconselhamento jurídico.

Quem precisa de um serviço de secretário de sociedade

O serviço adequa-se a um proprietário que gere a sociedade a partir do estrangeiro, não tem na Estónia um contabilista que consulte o registo todos os meses e prefere receber um e-mail a tempo a procurar um prazo no registo comercial. Adequa-se tanto a uma holding inativa como a uma sociedade ativa que já tem contabilidade mensal, porque os dois serviços cobrem coisas diferentes: a contabilidade prepara os números e entrega as declarações fiscais, o serviço de secretário de sociedade acompanha os prazos legais e os registos que lhes correspondem.

Os prazos que importam

• Relatório anual — no prazo de seis meses após o fim do exercício, aprovado pelos sócios e entregue no registo comercial (Código Comercial, § 179; lei da contabilidade).
• Beneficiários efetivos — os dados dos beneficiários efetivos têm de ser mantidos corretos no registo e confirmados na entrega do relatório anual (lei de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, § 77).
• Pessoa de contacto e morada — uma sociedade com morada no estrangeiro tem de ter uma pessoa de contacto na Estónia (lei do registo comercial, § 24); quando termina o prazo inscrito no registo, os dados são eliminados automaticamente, pelo que o prazo do serviço não pode expirar.
• Mandato da gerência — se os estatutos fixarem um mandato para os membros da gerência, é necessária uma nova deliberação antes do seu termo.
• Dados do registo — as alterações de membros da gerência, sócios, firma, morada ou código de atividade têm de ser inscritas no registo.
• Declarações fiscais — a TSD mensal e, para as sociedades registadas para efeitos de IVA, a KMD.

Como funciona o serviço

1. Encomenda o serviço de secretário de sociedade em separado ou acrescenta-o ao comprar uma sociedade pronta ou constituir uma nova sociedade.
2. A partir dos dados do registo, elaboramos para a sua sociedade um calendário de prazos para doze meses: o exercício, o mandato do membro da gerência quando os estatutos o fixam e as datas já constantes do registo.
3. Antes de cada prazo, enviamos um lembrete por e-mail e, quando a deliberação é de rotina, um projeto de deliberação pronto a assinar.
4. Uma vez por ano, comparamos os registos no registo comercial e os dados dos beneficiários efetivos com os nossos registos e dizemos-lhe se algo tem de ser corrigido.
5. O serviço é renovado por acordo por mais doze meses; lembramo-lo antes do fim do prazo em curso.

O que o serviço inclui

• um calendário de prazos para doze meses com todos os prazos legais da sua sociedade;
• lembretes atempados antes de cada prazo, por e-mail;
• as deliberações de rotina prontas a assinar: aprovação do relatório anual, aplicação de resultados, prorrogação do mandato de um membro da gerência, confirmação dos beneficiários efetivos;
• uma verificação anual de que os dados do registo estão corretos.

O serviço anual de secretário de sociedade custa €250 / ano; o mesmo serviço pode ser acrescentado a uma sociedade pronta ou a uma nova sociedade.

O que não inclui

A contabilidade e a elaboração do próprio relatório anual são serviços de contabilidade; as alterações no registo que exigem um notário ou novos estatutos encomendam-se como alterações à sociedade, cujos preços fixos incluem os honorários do notário estónio e as taxas do Estado. As próprias declarações fiscais também ficam fora do serviço — ele lembra que uma declaração é devida, mas não a entrega.

Se quiser as datas apenas na sua própria agenda

Um proprietário que prefira acompanhar os prazos ele próprio pode encomendar, em vez disso, o calendário de prazos da sociedade (€70 com uma sociedade pronta): um ficheiro de calendário com as datas e lembretes recorrentes, gerado pelo nosso sistema e enviado por e-mail logo que o pagamento é confirmado. É um ficheiro, não um serviço — ninguém consulta o registo nem lhe escreve.

Erros frequentes que este serviço evita

• Confiar na memória ou numa aplicação de agenda genérica. Um proprietário no estrangeiro raramente conhece a formulação exata que o registo estónio espera na aprovação de um relatório anual ou na confirmação dos beneficiários efetivos, e um lembrete genérico não a fornece.
• Tratar a sede e a pessoa de contacto como uma compra única. Ambas vigoram por um prazo fixo; se este expirar e não for designada uma nova pessoa de contacto, o tribunal de registo pode instaurar um processo de cancelamento. Veja o guia Renovar a sede e a pessoa de contacto.
• Presumir que uma sociedade inativa nada tem a entregar. Uma sociedade sem volume de negócios entrega mesmo assim um relatório anual e confirma mesmo assim todos os anos os dados dos seus beneficiários efetivos.
• Deixar uma alteração no registo pendente até bloquear outra coisa. Um membro da gerência cujo mandato estatutário terminou, ou um sócio cuja morada nunca foi atualizada, pode atrasar uma conta bancária ou um registo posterior.

O que acontece quando um prazo é falhado

O registo comercial normalmente não age no primeiro dia após o termo do prazo, mas age. Um relatório anual atrasado pode levar a uma sanção pecuniária compulsória contra a gerência e, em caso de reincidência, a um processo coercivo que pode terminar com o cancelamento da sociedade no registo. Dados não confirmados dos beneficiários efetivos podem atrasar o tratamento do relatório anual e de outros registos. Um prazo da pessoa de contacto que expira sem substituição pode levar o tribunal de registo a exigir uma nova e, caso contrário, a instaurar oficiosamente um processo de cancelamento. Nenhuma destas consequências ocorre de um dia para o outro, mas cada uma começa com um prazo que a própria sociedade controla.

O que recebe

• nenhum prazo legal é falhado;
• deliberações prontas a assinar quando são devidas;
• um interlocutor por e-mail para qualquer questão de direito societário ao longo do ano.

Todos os preços são sem IVA. Toda a comunicação é feita por e-mail.

Encomendar o serviço de secretário de sociedade Preços Guia em inglês

Não prestamos serviços a cidadãos russos nem a sociedades russas.

Perguntas frequentes

Fontes: Código Comercial estónio, lei da contabilidade, lei de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, lei do registo comercial (Riigi Teataja). Informação geral, não aconselhamento jurídico nem fiscal.