Yhtiösihteeripalvelu Virossa

Viron yhtiöoikeus on yksinkertaista, mutta siinä on kiinteät määräajat. Omistajaa, joka johtaa yhtiötä ulkomailta ja ylittää jonkin niistä, voi odottaa seuraamusmaksu, pakkomerkintä rekisteriin tai lopulta yhtiön poistaminen. Yhtiösihteeripalvelu pitää yhtiön määräaikakalenteria ja valmistelee rutiinipäätökset, jotta mikään ei jää tekemättä. Tämä opas luettelee päivämäärät, joilla on merkitystä, ja kertoo, mitä palvelu sisältää.

Opas on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Kuka tarvitsee yhtiösihteeripalvelun

Palvelu sopii omistajalle, joka johtaa yhtiötä ulkomailta, jolla ei ole Virossa kirjanpitäjää tarkistamassa rekisteriä joka kuukausi ja joka saa mieluummin yhden sähköpostin ajoissa kuin etsii määräaikaa kaupparekisteristä. Se sopii lepäävälle holdingyhtiölle täsmälleen yhtä hyvin kuin toimivalle yhtiölle, jolla on jo kuukausittainen kirjanpito, koska nämä kaksi palvelua kattavat eri asiat: kirjanpito valmistelee luvut ja antaa veroilmoitukset, yhtiösihteeripalvelu taas seuraa lakisääteisiä päivämääriä ja niihin liittyviä rekisterimerkintöjä.

Päivämäärät, joilla on merkitystä

• Vuosikertomus — kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, osakkaiden hyväksymänä ja kaupparekisteriin toimitettuna (kauppalaki § 179, kirjanpitolaki).
• Tosiasialliset edunsaajat — tosiasiallisten edunsaajien tiedot on pidettävä rekisterissä oikeina ja vahvistettava vuosikertomusta jätettäessä (laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä § 77).
• Yhteyshenkilö ja osoite — yhtiöllä, jonka osoite on ulkomailla, on oltava yhteyshenkilö Virossa (kaupparekisterilaki § 24); kun rekisteriin merkitty määräaika päättyy, tiedot poistetaan automaattisesti, joten palvelukausi ei saa katketa.
• Hallituksen toimikausi — jos yhtiöjärjestys määrää hallituksen jäsenille toimikauden, ennen sen päättymistä tarvitaan uusi päätös.
• Rekisteritiedot — hallituksen jäsenten, osakkaiden, toiminimen, osoitteen tai toimialakoodin muutokset on merkittävä rekisteriin.
• Veroilmoitukset — kuukausittainen TSD ja ALV-rekisteröidyillä yhtiöillä KMD.

Miten palvelu toimii

1. Tilaatte yhtiösihteeripalvelun erikseen tai lisäätte sen ostaessanne valmisyhtiön tai perustaessanne uuden.
2. Avaamme yhtiöllenne rekisteritietojen perusteella kahdentoista kuukauden määräaikakalenterin: tilikausi, hallituksen jäsenen toimikausi, jos yhtiöjärjestys määrää sen, ja rekisteriin jo merkityt päivämäärät.
3. Ennen jokaista päivämäärää lähetämme sähköpostimuistutuksen ja, kun päätös on rutiinia, allekirjoitusvalmiin päätösluonnoksen.
4. Kerran vuodessa vertaamme kaupparekisterin merkintöjä ja tosiasiallisten edunsaajien tietoja meillä oleviin ja kerromme, jos jotain on korjattava.
5. Palvelu jatkuu sopimuksen mukaan seuraavat kaksitoista kuukautta; muistutamme teitä ennen kuluvan kauden päättymistä.

Mitä palvelu sisältää

• yhtiön määräaikakalenterin kahdeksitoista kuukaudeksi yhtiönne jokaisine lakisääteisine päivämäärineen;
• muistutukset hyvissä ajoin ennen jokaista päivämäärää, sähköpostitse;
• allekirjoitusvalmiit rutiinipäätökset: vuosikertomuksen hyväksyminen, voiton käyttö, hallituksen jäsenen toimikauden jatkaminen, tosiasiallisten edunsaajien vahvistaminen;
• vuosittaisen tarkistuksen siitä, että rekisteritiedot ovat oikein.

Vuosittainen yhtiösihteeripalvelu maksaa €250 / vuosi; saman palvelun voi lisätä valmisyhtiöön tai uuteen yhtiöön.

Mitä se ei sisällä

Kirjanpito ja itse vuosikertomuksen laatiminen ovat kirjanpitopalveluja; rekisterimuutokset, jotka vaativat notaarin tai uuden yhtiöjärjestyksen, tilataan yhtiön muutoksina, joiden kiinteät hinnat sisältävät virolaisen notaarin palkkiot ja valtionmaksut. Myös itse veroilmoitukset jäävät palvelun ulkopuolelle — palvelu muistuttaa, että ilmoitus on annettava, mutta ei anna sitä.

Jos haluatte päivämäärät vain omaan kalenteriinne

Omistaja, joka seuraa päivämääriä mieluummin itse, voi sen sijaan tilata yhtiön määräaikakalenterin (€70 valmisyhtiön yhteydessä): kalenteritiedoston, jossa ovat toistuvat päivämäärät ja muistutukset; järjestelmämme luo sen, ja se lähetetään sähköpostitse, kun maksu on vahvistettu. Se on tiedosto, ei palvelu — kukaan ei tarkista rekisteriä eikä kirjoita teille.

Yleisiä virheitä, jotka tämä palvelu estää

• Muistin tai yleisen kalenterisovelluksen varaan jättäminen. Ulkomailla oleva omistaja tuntee harvoin täsmällisen sanamuodon, jota Viron rekisteri odottaa vuosikertomuksen hyväksymisessä tai tosiasiallisten edunsaajien vahvistamisessa, eikä yleinen muistutus anna sitä.
• Osoitteen ja yhteyshenkilön pitäminen kertaostoksena. Molemmat ovat voimassa määräajan; jos se päättyy eikä uutta yhteyshenkilöä nimetä, rekisterinpitäjä voi aloittaa poistamismenettelyn. Katso opas osoitteen ja yhteyshenkilön jatkaminen.
• Oletus, ettei lepäävällä yhtiöllä ole mitään jätettävää. Liikevaihdoton yhtiö jättää silti vuosikertomuksen ja vahvistaa silti joka vuosi tosiasiallisten edunsaajiensa tiedot.
• Rekisterimuutoksen lykkääminen, kunnes se estää jotain muuta. Hallituksen jäsen, jonka yhtiöjärjestyksen mukainen toimikausi on päättynyt, tai osakas, jonka osoitetta ei ole koskaan päivitetty, voi viivästyttää pankkitilin avaamista tai myöhempää rekisterimerkintää.

Mitä tapahtuu, jos päivämäärä ylittyy

Kaupparekisteri ei yleensä toimi ensimmäisenä päivänä määräajan jälkeen, mutta se toimii. Myöhästynyt vuosikertomus voi tuoda hallitukselle seuraamusmaksun ja toistuessaan pakkomenettelyn, joka voi päättyä yhtiön poistamiseen rekisteristä. Vahvistamatta jääneet tosiasiallisten edunsaajien tiedot voivat viivästyttää vuosikertomuksen ja muiden rekisterimerkintöjen käsittelyä. Yhteyshenkilön kausi, joka päättyy ilman seuraajaa, voi johtaa siihen, että rekisterinpitäjä vaatii uutta ja sen puuttuessa aloittaa itse poistamismenettelyn. Mikään näistä seurauksista ei tapahdu yhdessä yössä, mutta jokainen alkaa päivämäärästä, joka on yhtiön omissa käsissä.

Mitä saatte

• yksikään lakisääteinen määräaika ei jää väliin;
• allekirjoitusvalmiit päätökset, kun niiden aika on;
• yhden yhteyspisteen sähköpostitse jokaiseen yhtiötä koskevaan kysymykseen vuoden aikana.

Hinnat ovat ilman arvonlisäveroa. Kaikki viestintä tapahtuu sähköpostitse.

Tilaa yhtiösihteeripalvelu Hinnasto Opas englanniksi

Emme tarjoa palveluja Venäjän kansalaisille emmekä venäläisille yhtiöille.

Usein kysytyt kysymykset

Lähteet: Viron kauppalaki, kirjanpitolaki, laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, kaupparekisterilaki (Riigi Teataja). Yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa eikä veroneuvontaa.