خدمة سكرتارية الشركة في إستونيا

قانون الشركات الإستوني بسيط، لكنه يتضمن مواعيد ثابتة. ومالك يدير شركته من الخارج ويفوته أحد هذه المواعيد يعرّض نفسه لغرامة إكراهية، أو لتسجيل من قِبل السجل بحكم وظيفته، أو في النهاية لحذف الشركة. وتتولّى خدمة سكرتارية الشركة متابعة تقويم مواعيد الشركة وتحضير القرارات الاعتيادية، حتى لا يفوت شيء. ويعرض هذا الدليل المواعيد المهمة ويوضّح ما تشمله الخدمة.

هذا الدليل معلومات عامة، وليس مشورة قانونية.

من يحتاج إلى خدمة سكرتارية الشركة

تناسب هذه الخدمة مالكًا يدير شركته من الخارج، ولا يملك في إستونيا محاسبًا يراجع السجل كل شهر، ويفضّل استلام رسالة بريد إلكتروني في الوقت المناسب على البحث عن موعد في السجل التجاري. وتناسب كذلك شركة قابضة خاملة وشركة نشطة لديها محاسبة شهرية بالفعل، لأن الخدمتين تغطيان أمرين مختلفين: المحاسبة تُعِدّ الأرقام وتقدّم الإقرارات الضريبية، وخدمة سكرتارية الشركة تراقب المواعيد القانونية والتسجيلات المرتبطة بها.

المواعيد المهمة

• التقرير السنوي — خلال ستة أشهر من انتهاء السنة المالية، يوافق عليه الشركاء ويُقدَّم إلى السجل التجاري (قانون التجارة، § 179؛ قانون المحاسبة).
• المستفيد الحقيقي — يجب أن تبقى بيانات المستفيد الحقيقي دقيقة في السجل، وتُؤكَّد عند تقديم التقرير السنوي (قانون منع غسل الأموال وتمويل الإرهاب، § 77).
• الشخص المسؤول عن الاتصال والعنوان — يجب أن يكون للشركة التي عنوانها في الخارج شخص مسؤول عن الاتصال في إستونيا (قانون السجل التجاري، § 24)؛ وعند انتهاء الأجل المسجَّل في السجل، تُحذف البيانات تلقائيًا، فلا ينبغي أن ينتهي أجل الخدمة.
• مدة مجلس الإدارة — إذا حدد النظام الأساسي مدة لعضوية مجلس الإدارة، يلزم قرار جديد قبل انتهائها.
• بيانات السجل — يجب تسجيل تغييرات أعضاء مجلس الإدارة، أو الشركاء، أو الاسم، أو العنوان، أو رمز النشاط في السجل.
• الإقرارات الضريبية — إقرار TSD الشهري، وبالنسبة للشركات المسجَّلة في ضريبة القيمة المضافة، إقرار KMD.

كيف تعمل الخدمة

1. تطلبون خدمة سكرتارية الشركة بشكل منفصل، أو تضيفونها عند شراء شركة قائمة أو تأسيس شركة جديدة.
2. ننشئ لشركتكم، انطلاقًا من بيانات السجل، تقويم مواعيد لمدة اثني عشر شهرًا: السنة المالية، ومدة عضو مجلس الإدارة عندما يحددها النظام الأساسي، والمواعيد المسجَّلة فعلاً.
3. قبل كل موعد نرسل تذكيرًا بالبريد الإلكتروني، وعندما يكون القرار اعتياديًا، مشروع قرار جاهز للتوقيع.
4. مرة في السنة نُطابق تسجيلات السجل التجاري وبيانات المستفيد الحقيقي مع وثائقنا، وننبّهكم إذا كان يلزم تصحيح شيء.
5. تُمدَّد الخدمة بالتراضي لاثني عشر شهرًا أخرى؛ ونذكّركم بذلك قبل انتهاء الأجل الجاري.

ما تشمله الخدمة

• تقويم مواعيد لمدة اثني عشر شهرًا يضم كل موعد قانوني لشركتكم؛
• تذكيرات في وقت كافٍ قبل كل موعد، بالبريد الإلكتروني؛
• القرارات الاعتيادية جاهزة للتوقيع: الموافقة على التقرير السنوي، تخصيص النتيجة، تمديد مدة عضو مجلس الإدارة، تأكيد المستفيد الحقيقي؛
• فحص سنوي لصحة بيانات السجل.

تكلّف خدمة سكرتارية الشركة السنوية €250 / سنة؛ ويمكن إضافة الخدمة نفسها إلى شركة قائمة فعلاً أو شركة جديدة.

ما لا تشمله

المحاسبة وإعداد التقرير السنوي نفسه هما خدمات محاسبية؛ وتُطلب التغييرات التسجيلية التي تتطلب كاتب عدل أو نظامًا أساسيًا جديدًا كـتعديلات على الشركة، وتشمل أسعارها الثابتة أتعاب كاتب العدل الإستوني ورسوم الدولة. كما أن الإقرارات الضريبية نفسها ليست جزءًا من الخدمة — فهي تُذكِّر بأن إقرارًا قد حان أجله، لكنها لا تقدّمه.

إذا كنتم تريدون فقط المواعيد في أجندتكم الخاصة

يمكن لمالك يفضّل متابعة المواعيد بنفسه أن يطلب بدلاً من ذلك تقويم مواعيد الشركة (€70 مع شركة قائمة فعلاً): ملف تقويم بالمواعيد والتذكيرات الدورية، يُنشئه نظامنا ويُرسَل بالبريد الإلكتروني فور تأكيد الدفع. وهو ملف وليس خدمة — فلا أحد يراجع السجل أو يكتب إليكم.

أخطاء شائعة تتجنّبها هذه الخدمة

• الاعتماد على الذاكرة أو تطبيق تقويم عام. نادرًا ما يعرف مالك في الخارج الصيغة الدقيقة التي يتوقّعها السجل الإستوني للموافقة على تقرير سنوي أو تأكيد المستفيد الحقيقي، ولا يوفّرها تذكير عام.
• معاملة العنوان والشخص المسؤول عن الاتصال كشراء لمرة واحدة. كلاهما يخضع لأجل محدد؛ وإذا انتهى دون تعيين شخص مسؤول عن الاتصال جديد، يجوز لمحكمة السجل أن تبدأ إجراء حذف. انظروا دليل تمديد العنوان والشخص المسؤول عن الاتصال.
• افتراض أن شركة خاملة ليس لديها ما تقدّمه. تقدّم الشركة بلا حجم أعمال تقريرًا سنويًا كذلك، وتؤكّد كذلك كل سنة بيانات مستفيديها الحقيقيين.
• ترك تغيير تسجيلي معلّقًا حتى يعطّل أمرًا آخر. عضو مجلس إدارة انتهت مدته النظامية، أو شريك لم يُحدَّث عنوانه أبدًا، قد يؤخّر حسابًا مصرفيًا أو تسجيلاً لاحقًا.

ما يحدث عند تفويت موعد

لا يتصرّف السجل التجاري عادةً في اليوم الأول بعد انتهاء الموعد، لكنه يتصرّف. وقد يؤدي تقديم التقرير السنوي متأخرًا إلى غرامة إكراهية على مجلس الإدارة، وإذا تكرّر ذلك، إلى إجراء إكراهي قد ينتهي بحذف الشركة من السجل. وقد تؤخّر بيانات المستفيد الحقيقي غير المؤكَّدة معالجة التقرير السنوي وتسجيلات أخرى. وقد يدفع انتهاء أجل الشخص المسؤول عن الاتصال دون بديل محكمة السجل إلى طلب شخص جديد، وفي غيابه، إلى بدء إجراء حذف بحكم وظيفتها. ولا تحدث أي من هذه النتائج بين عشية وضحاها، لكن كل واحدة منها تبدأ بموعد تتحكّم فيه الشركة نفسها.

ما تحصلون عليه

• لا يُفوَّت أي موعد قانوني؛
• قرارات جاهزة للتوقيع عندما يحين وقتها؛
• جهة اتصال بالبريد الإلكتروني لأي مسألة متعلقة بقانون الشركات خلال العام.

جميع الأسعار غير شاملة ضريبة القيمة المضافة. يتم كل التواصل بالبريد الإلكتروني.

اطلبوا خدمة سكرتارية الشركة الأسعار الشرح بالإنجليزية

لا نقدم خدماتنا لمواطني روسيا ولا للشركات الروسية.

الأسئلة الشائعة

المصدر: قانون التجارة الإستوني، قانون المحاسبة، قانون منع غسل الأموال وتمويل الإرهاب، قانون السجل التجاري (Riigi Teataja). معلومات عامة، وليست مشورة قانونية أو ضريبية.