Услуга секретар на дружеството в Естония

Естонското дружествено право е просто, но има фиксирани срокове. Собственик, който управлява дружеството от чужбина и пропусне някой от тях, се излага на принудителна глоба, служебно вписване или, в крайна сметка, заличаване на дружеството. Услугата секретар на дружеството следи календара на сроковете на дружеството и подготвя обичайните решения, за да не се пропусне нищо. Това ръководство излага сроковете, които са важни, и обяснява какво включва услугата.

Това ръководство е обща информация, не правен съвет.

Кой се нуждае от услуга секретар на дружеството

Услугата е подходяща за собственик, който управлява дружеството от чужбина, не разполага в Естония със счетоводител, който да проверява регистъра всеки месец, и предпочита да получи имейл навреме, вместо да търси срок в търговския регистър. Тя е еднакво подходяща както за неактивно холдингово дружество, така и за активно дружество, което вече има месечно счетоводство, защото двете услуги покриват различни неща: счетоводството подготвя цифрите и подава данъчните декларации, а услугата секретар на дружеството следи законовите срокове и съответните вписвания в регистъра.

Сроковете, които са важни

• Годишен отчет — в срок от шест месеца от края на финансовата година, одобрен от съдружниците и подаден в търговския регистър (Търговски закон, § 179; Закон за счетоводството).
• Действителен собственик — данните за действителния собственик трябва да се поддържат точни в регистъра и да се потвърждават при подаването на годишния отчет (Закон за превенция на изпирането на пари и финансирането на тероризма, § 77).
• Лице за контакт и адрес — дружество с адрес в чужбина трябва да има лице за контакт в Естония (Закон за търговския регистър, § 24); при изтичане на вписания в регистъра срок данните се заличават автоматично, затова срокът на услугата не трябва да изтича.
• Мандат на управителния съвет — ако устройственият акт определя срок на мандата на членовете на управителния съвет, преди изтичането му е необходимо ново решение.
• Данни в регистъра — промените на членове на управителния съвет, съдружници, наименование, адрес или код на дейност трябва да се вписват в регистъра.
• Данъчни декларации — месечната декларация TSD и, за дружества, регистрирани по ДДС, декларация KMD.

Как работи услугата

1. Поръчвате услугата секретар на дружеството отделно или я добавяте при покупка на вече учредено дружество или при учредяване на ново дружество.
2. Въз основа на данните от регистъра изготвяме за вашето дружество дванадесетмесечен календар на сроковете: финансовата година, мандата на члена на управителния съвет, когато устройственият акт го определя, и датите, които вече фигурират в регистъра.
3. Преди всеки срок изпращаме напомняне по имейл и, когато решението е обичайно, проект на решение, готов за подпис.
4. Веднъж годишно сверяваме вписванията в търговския регистър и данните за действителните собственици с нашата документация и ви уведомяваме, ако нещо трябва да се коригира.
5. Услугата се продължава по общо съгласие за още дванадесет месеца; напомняме ви за това преди края на текущия срок.

Какво включва услугата

• дванадесетмесечен календар на сроковете с всеки законов срок на вашето дружество;
• напомняния с достатъчно изпреварване преди всеки срок, по имейл;
• обичайните решения, готови за подпис: одобрение на годишния отчет, разпределение на резултата, продължаване на мандата на член на управителния съвет, потвърждение на действителните собственици;
• годишна проверка, че данните в регистъра са коректни.

Годишната услуга секретар на дружеството струва €250 / година; същата услуга може да се добави към вече учредено дружество или към ново дружество.

Какво не включва

Воденето на счетоводството и изготвянето на самия годишен отчет са счетоводни услуги; регистърните промени, изискващи нотариус или нов устройствен акт, се поръчват като промени на дружеството, чиито твърди цени включват хонорара на естонския нотариус и държавните такси. Самите данъчни декларации също не са част от услугата — тя напомня, че декларация изтича, но не я подава.

Ако искате само датите в собствения си календар

Собственик, който предпочита да следи сроковете сам, може вместо това да поръча календара на сроковете на дружеството (€70 с вече учредено дружество): файл-календар с датите и повтарящи се напомняния, който се генерира от нашата система и се изпраща по имейл веднага след потвърждаване на плащането. Това е файл, не услуга — никой не проверява регистъра и не ви пише.

Чести грешки, които тази услуга избягва

• Да се разчита на паметта или на общо приложение-календар. Собственик в чужбина рядко познава точната формулировка, която естонският регистър очаква за одобрение на годишен отчет или потвърждение на действителните собственици, а общото напомняне не я предоставя.
• Адресът и лицето за контакт да се третират като еднократна покупка. И двете се управляват от определен срок; ако той изтече и не се определи ново лице за контакт, регистърният съд може да започне производство по заличаване. Вижте ръководството продължаване на адреса и лицето за контакт.
• Да се предполага, че неактивно дружество няма нищо да подава. Дружество без оборот подава годишен отчет също и потвърждава всяка година данните за действителните си собственици.
• Да се остави регистърна промяна висяща, докато блокира нещо друго. Член на управителния съвет, чийто устройствен мандат е изтекъл, или съдружник, чийто адрес никога не е бил актуализиран, може да забави банкова сметка или по-късно вписване в регистъра.

Какво се случва при пропуснат срок

Търговският регистър обикновено не действа първия ден след изтичането на срока, но действа. Закъснял годишен отчет може да доведе до принудителна глоба срещу управителния съвет, а при повторение — до принудително производство, което може да приключи със заличаване на дружеството от регистъра. Непотвърдени данни за действителен собственик могат да забавят обработката на годишния отчет и на други вписвания. Срок на лицето за контакт, който изтича без заместник, може да накара регистърния съд да изиска ново, а при липса — да започне служебно производство по заличаване. Никоя от тези последици не се случва за една нощ, но всяка от тях започва със срок, който самото дружество контролира.

Какво получавате

• не се пропуска никакъв законов срок;
• решения, готови за подпис, когато е необходимо;
• контакт по имейл за всеки въпрос от дружественото право през годината.

Всички цени са без ДДС. Цялата комуникация се осъществява по имейл.

Поръчайте услугата секретар на дружеството Цени Обяснение на английски

Не предоставяме услуги на граждани на Русия и на руски дружества.

Често задавани въпроси

Източници: Естонски търговски закон, Закон за счетоводството, Закон за превенция на изпирането на пари и финансирането на тероризма, Закон за търговския регистър (Riigi Teataja). Обща информация, не правен или данъчен съвет.