Serviciu de secretariat al societății în Estonia

Dreptul societăților comerciale estonian este simplu, dar are termene fixe. Un proprietar care administrează societatea din străinătate și ratează unul dintre acestea se expune unei amenzi cominatorii, unei înregistrări din oficiu sau, în cele din urmă, radierii societății. Un serviciu de secretariat al societății gestionează calendarul termenelor societății și pregătește deciziile obișnuite, astfel încât nimic să nu fie omis. Acest ghid prezintă termenele care contează și explică ce include serviciul.

Acest ghid este informație generală, nu consultanță juridică.

Cine are nevoie de un serviciu de secretariat al societății

Serviciul se adresează unui proprietar care administrează societatea din străinătate, nu are în Estonia un contabil care să verifice registrul în fiecare lună și preferă să primească un e-mail la timp decât să caute un termen în registrul comercial. Se potrivește la fel de bine unui holding inactiv ca și unei societăți active care are deja contabilitate lunară, pentru că cele două servicii acoperă lucruri diferite: contabilitatea pregătește cifrele și depune declarațiile fiscale, iar serviciul de secretariat al societății urmărește termenele legale și înregistrările corespunzătoare din registru.

Termenele care contează

• Raportul anual — în termen de șase luni de la încheierea exercițiului financiar, aprobat de asociați și depus la registrul comercial (Codul comercial, § 179; Legea contabilității).
• Beneficiarul real — datele beneficiarului real trebuie păstrate exacte în registru și confirmate la depunerea raportului anual (Legea privind prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului, § 77).
• Persoana de contact și adresa — o societate cu adresă în străinătate trebuie să aibă o persoană de contact în Estonia (Legea registrului comercial, § 24); la expirarea termenului înscris în registru, datele sunt șterse automat, astfel încât termenul serviciului nu trebuie să expire.
• Mandatul consiliului de administrație — dacă actul constitutiv stabilește o durată a mandatului membrilor consiliului de administrație, este nevoie de o nouă decizie înainte de expirarea acestuia.
• Datele din registru — schimbările membrilor consiliului de administrație, ale asociaților, denumirii, adresei sau codului de activitate trebuie înregistrate în registru.
• Declarațiile fiscale — declarația lunară TSD și, pentru societățile înregistrate în scopuri de TVA, declarația KMD.

Cum funcționează serviciul

1. Comandați serviciul de secretariat al societății separat sau îl adăugați la achiziționarea unei societăți deja înființate sau la înființarea unei societăți noi.
2. Pe baza datelor din registru, întocmim pentru societatea dumneavoastră un calendar al termenelor pe douăsprezece luni: exercițiul financiar, mandatul membrului consiliului de administrație atunci când actul constitutiv îl stabilește, și datele care figurează deja în registru.
3. Înainte de fiecare termen trimitem o notificare prin e-mail și, atunci când decizia este obișnuită, un proiect de decizie pregătit pentru semnare.
4. O dată pe an verificăm înregistrările din registrul comercial și datele beneficiarilor reali cu documentația noastră și vă avertizăm dacă ceva trebuie corectat.
5. Serviciul se prelungește de comun acord pentru alte douăsprezece luni; vă reamintim despre aceasta înainte de finalul termenului în curs.

Ce include serviciul

• un calendar al termenelor pe douăsprezece luni cu fiecare termen legal al societății dumneavoastră;
• notificări cu suficient timp înainte de fiecare termen, prin e-mail;
• deciziile obișnuite pregătite pentru semnare: aprobarea raportului anual, repartizarea rezultatului, prelungirea mandatului unui membru al consiliului de administrație, confirmarea beneficiarilor reali;
• o verificare anuală a corectitudinii datelor din registru.

Serviciul anual de secretariat al societății costă €250 / an; același serviciu poate fi adăugat la o societate deja înființată sau la o societate nouă.

Ce nu include

Ținerea contabilității și întocmirea raportului anual propriu-zis sunt servicii de contabilitate; modificările din registru care necesită notar sau un nou act constitutiv se comandă ca modificări ale societății, ale căror prețuri fixe includ onorariul notarului estonian și taxele de stat. De asemenea, declarațiile fiscale propriu-zise nu fac parte din serviciu — acesta reamintește că o declarație expiră, dar nu o depune.

Dacă doriți doar datele în propria agendă

Un proprietar care preferă să urmărească termenele singur poate comanda în schimb calendarul termenelor societății (€70 cu o societate deja înființată): un fișier de calendar cu datele și notificările recurente, generat de sistemul nostru și trimis prin e-mail imediat după confirmarea plății. Este un fișier, nu un serviciu — nimeni nu verifică registrul și nu vă scrie.

Erori frecvente evitate de acest serviciu

• A te baza pe memorie sau pe o aplicație de calendar generică. Un proprietar din străinătate rareori cunoaște formularea exactă pe care registrul estonian o așteaptă pentru aprobarea unui raport anual sau confirmarea beneficiarilor reali, iar o notificare generică nu o oferă.
• A trata adresa și persoana de contact ca pe o achiziție unică. Ambele sunt guvernate de un termen determinat; dacă acesta expiră și nu se numește o nouă persoană de contact, instanța de registru poate iniția o procedură de radiere. Vedeți ghidul Prelungirea adresei și a persoanei de contact.
• A presupune că o societate inactivă nu are nimic de depus. O societate fără cifră de afaceri depune de asemenea un raport anual și confirmă de asemenea în fiecare an datele beneficiarilor săi reali.
• A lăsa o modificare din registru în suspans până blochează altceva. Un membru al consiliului de administrație al cărui mandat statutar a expirat, sau un asociat a cărui adresă nu a fost niciodată actualizată, poate întârzia un cont bancar sau o înregistrare ulterioară.

Ce se întâmplă dacă un termen nu este respectat

Registrul comercial de obicei nu acționează în prima zi după expirarea termenului, dar acționează. Un raport anual depus cu întârziere poate conduce la o amendă cominatorie împotriva consiliului de administrație și, dacă se repetă, la o procedură cominatorie care se poate termina cu radierea societății din registru. Date nesigure despre beneficiarul real neconfirmate pot întârzia procesarea raportului anual și a altor înregistrări. Un termen al persoanei de contact care expiră fără înlocuitor poate determina instanța de registru să solicite una nouă și, în absența acesteia, să înceapă din oficiu o procedură de radiere. Niciuna dintre aceste consecințe nu se produce peste noapte, dar fiecare începe cu un termen pe care societatea însăși îl controlează.

Ce primiți

• niciun termen legal nu este ratat;
• decizii pregătite pentru semnare atunci când este necesar;
• un interlocutor prin e-mail pentru orice problemă de drept societar în timpul anului.

Toate prețurile sunt fără TVA. Toată comunicarea are loc prin e-mail.

Comandați serviciul de secretariat al societății Prețuri Explicația în limba engleză

Nu prestăm servicii cetățenilor Rusiei și societăților rusești.

Întrebări frecvente

Surse: Codul comercial estonian, Legea contabilității, Legea privind prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului, Legea registrului comercial (Riigi Teataja). Informație generală, nu consultanță juridică sau fiscală.