Firmasekretäri teenus Eestis

Eesti äriühinguõigus on lihtne, kuid selles on kindlad tähtajad. Omanikku, kes juhib äriühingut välismaalt ja laseb mõne neist mööda, võib oodata trahv, sundkanne registris või lõpuks äriühingu kustutamine. Firmasekretäri teenus peab äriühingu tähtajakalendrit ja valmistab ette tavapärased otsused, et midagi ei jääks tegemata. See juhend loetleb tähtajad, mis loevad, ja selgitab, mida teenus sisaldab.

Juhend on üldine teave, mitte õigusnõustamine.

Kes vajab firmasekretäri teenust

Teenus sobib omanikule, kes juhib äriühingut välismaalt, kellel ei ole Eestis raamatupidajat, kes iga kuu registrit kontrolliks, ja kes eelistab saada õigel ajal ühe e-kirja, selle asemel et otsida tähtaega äriregistrist. See sobib tegevuseta valdusühingule täpselt sama hästi kui tegutsevale äriühingule, kellel on juba igakuine raamatupidamine, sest need kaks teenust katavad eri valdkondi: raamatupidamine valmistab ette arvud ja esitab maksudeklaratsioonid, firmasekretäri teenus aga jälgib seadusjärgseid tähtaegu ja nendega seotud registrikandeid.

Tähtajad, mis loevad

• Majandusaasta aruanne — kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu, osanike kinnitatud ja äriregistrile esitatud (äriseadustiku § 179, raamatupidamise seadus).
• Tegelikud kasusaajad — tegelike kasusaajate andmed peavad registris olema õiged ja need kinnitatakse majandusaasta aruande esitamisel (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse § 77).
• Kontaktisik ja aadress — äriühingul, kelle aadress on välisriigis, peab olema kontaktisik Eestis (äriregistri seaduse § 24); kui registrisse kantud tähtaeg lõpeb, kustutatakse andmed automaatselt, seega ei tohi teenuse tähtaeg katkeda.
• Juhatuse liikme ametiaeg — kui põhikiri määrab juhatuse liikmetele ametiaja, on enne selle lõppu vaja uut otsust.
• Registriandmed — juhatuse liikmete, osanike, ärinime, aadressi või tegevusala koodi muudatused tuleb kanda registrisse.
• Maksudeklaratsioonid — igakuine TSD ja käibemaksukohustuslastel KMD.

Kuidas teenus käib

1. Tellite firmasekretäri teenuse eraldi või lisate selle valmisfirma ostul või uue firma asutamisel.
2. Avame teie äriühingule registriandmete põhjal kaheteistkümne kuu tähtajakalendri: majandusaasta, juhatuse liikme ametiaeg, kui põhikiri selle määrab, ja registris juba kirjas olevad tähtajad.
3. Enne iga tähtaega saadame e-kirjaga meeldetuletuse ja tavapärase otsuse korral allkirjastamiseks valmis otsuse projekti.
4. Kord aastas võrdleme äriregistri kandeid ja tegelike kasusaajate andmeid meil olevatega ja ütleme teile, kui midagi vajab parandamist.
5. Teenus pikeneb kokkuleppel järgmiseks kaheteistkümneks kuuks; tuletame teile enne jooksva tähtaja lõppu meelde.

Mida teenus sisaldab

• äriühingu tähtajakalender kaheteistkümneks kuuks koos teie äriühingu iga seadusjärgse tähtajaga;
• meeldetuletused aegsasti enne iga tähtaega, e-kirjaga;
• allkirjastamiseks valmis tavapärased otsused: majandusaasta aruande kinnitamine, kasumi jaotamine, juhatuse liikme ametiaja pikendamine, tegelike kasusaajate kinnitamine;
• iga-aastane kontroll, et registriandmed on õiged.

Firmasekretäri aastane teenus maksab €250 / aasta; sama teenuse saab lisada valmisfirmale või uuele firmale.

Mida see ei sisalda

Raamatupidamine ja majandusaasta aruande koostamine ise on raamatupidamisteenused; registrimuudatused, mis vajavad notarit või uut põhikirja, tellitakse äriühingu muudatustena, mille kindlad hinnad sisaldavad Eesti notaritasusid ja riigilõive. Ka maksudeklaratsioonid ise jäävad teenusest välja — teenus tuletab meelde, et deklaratsiooni tähtaeg on käes, kuid ei esita seda.

Kui soovite tähtaegu ainult oma kalendrisse

Omanik, kes eelistab tähtaegu ise jälgida, võib selle asemel tellida äriühingu tähtajakalendri (€70 koos valmisfirmaga): kalendrifaili korduvate tähtaegade ja meeldetuletustega, mille loob meie süsteem ja mis saadetakse e-kirjaga, kui makse on kinnitatud. See on fail, mitte teenus — keegi ei kontrolli registrit ega kirjuta teile.

Levinud vead, mida see teenus väldib

• Mälule või üldisele kalendrirakendusele lootmine. Välismaal asuv omanik teab harva täpset sõnastust, mida Eesti register ootab majandusaasta aruande kinnitamisel või tegelike kasusaajate kinnitamisel, ja üldine meeldetuletus seda ei anna.
• Aadressi ja kontaktisiku käsitamine ühekordse ostuna. Mõlemad kehtivad kindla tähtaja; kui see lõpeb ja uut ei määrata, võib registripidaja alustada kustutamismenetlust. Vaata juhendit aadressi ja kontaktisiku pikendamine.
• Arvamus, et tegevuseta äriühingul ei ole midagi esitada. Käibeta äriühing esitab ikkagi majandusaasta aruande ja kinnitab ikkagi igal aastal oma tegelike kasusaajate andmed.
• Registrimuudatuse edasilükkamine, kuni see takistab midagi muud. Juhatuse liige, kelle põhikirjajärgne ametiaeg on lõppenud, või osanik, kelle aadressi ei ole kunagi uuendatud, võib pidurdada pangakonto avamist või hilisemat registrikannet.

Mis juhtub, kui tähtaeg lastakse mööda

Äriregister ei tegutse tavaliselt esimesel päeval pärast tähtaja möödumist, kuid ta tegutseb. Hilinenud majandusaasta aruanne võib tuua juhatusele trahvi ja kordumise korral sundmenetluse, mis võib lõppeda äriühingu registrist kustutamisega. Kinnitamata tegelike kasusaajate andmed võivad viivitada majandusaasta aruande ja teiste registrikannete menetlemist. Kontaktisiku tähtaeg, mis lõpeb ilma asenduseta, võib viia selleni, et registripidaja nõuab uut kontaktisikut ja selle puudumisel alustab omal algatusel kustutamismenetlust. Ükski neist tagajärgedest ei saabu üleöö, kuid igaüks algab tähtajast, mida äriühing ise kontrollib.

Mida te saate

• ükski seadusjärgne tähtaeg ei jää vahele;
• allkirjastamiseks valmis otsused siis, kui nende aeg on käes;
• üks kontakt e-posti teel iga äriühingut puudutava küsimuse jaoks aasta jooksul.

Hinnad on käibemaksuta. Kogu suhtlus toimub e-posti teel.

Telli firmasekretäri teenus Hinnakiri Juhend inglise keeles

Korduvad küsimused

Allikad: äriseadustik, raamatupidamise seadus, rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, äriregistri seadus (Riigi Teataja). Üldine teave, mitte õigus- ega maksunõustamine.