Company secretary-tjänst i Estland

Den estniska bolagsrätten är enkel, men den har fasta frister. En ägare som leder bolaget från utlandet och missar en av dem riskerar vite, registrering på myndighetens initiativ eller i sista hand att bolaget avregistreras. En company secretary-tjänst för bolagets kalender med frister och förbereder rutinbesluten, så att inget missas. Den här guiden tar upp de frister som spelar roll och förklarar vad tjänsten omfattar.

Guiden är allmän information, inte juridisk rådgivning.

Vem som behöver en company secretary-tjänst

Tjänsten passar en ägare som leder bolaget från utlandet, inte har någon bokförare i Estland som kontrollerar registret varje månad och hellre får ett e-postmeddelande i tid än letar efter en frist i handelsregistret. Den passar lika bra för ett vilande holdingbolag som för ett verksamt bolag som redan har månatlig bokföring, eftersom de två tjänsterna täcker olika saker: bokföringen tar fram siffrorna och lämnar skattedeklarationerna, company secretary-tjänsten bevakar de lagstadgade fristerna och de registreringar som hör till dem.

De frister som spelar roll

• Årsredovisning — inom sex månader efter räkenskapsårets slut, godkänd av delägarna och inlämnad till handelsregistret (handelslagen, § 179; bokföringslagen).
• Verkliga huvudmän — uppgifterna om de verkliga huvudmännen ska hållas korrekta i registret och bekräftas när årsredovisningen lämnas in (lagen om förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism, § 77).
• Kontaktperson och adress — ett bolag med adress utomlands måste ha en kontaktperson i Estland (lagen om handelsregistret, § 24); när den period som förts in i registret löper ut raderas uppgifterna automatiskt, så tjänstens period får inte löpa ut.
• Styrelsens mandattid — om bolagsordningen fastställer en mandattid för styrelseledamöterna krävs ett nytt beslut innan den löper ut.
• Registeruppgifter — ändringar av styrelseledamöter, delägare, firma, adress eller verksamhetskod måste föras in i registret.
• Skattedeklarationer — den månatliga TSD och, för momsregistrerade bolag, KMD.

Hur tjänsten går till

1. Du beställer company secretary-tjänsten separat eller lägger till den när du köper ett färdigt bolag eller bildar ett nytt bolag.
2. Utifrån registeruppgifterna upprättar vi en kalender med frister för tolv månader för ditt bolag: räkenskapsåret, styrelseledamotens mandattid där bolagsordningen fastställer en, och de datum som redan anges i registret.
3. Före varje frist skickar vi en påminnelse per e-post och, där beslutet är rutin, ett beslutsutkast som är klart att undertecknas.
4. En gång om året stämmer vi av registreringarna i handelsregistret och uppgifterna om de verkliga huvudmännen mot våra handlingar och säger till om något behöver rättas.
5. Tjänsten förlängs efter överenskommelse med ytterligare tolv månader; vi påminner dig före slutet av den löpande perioden.

Vad tjänsten omfattar

• en kalender med frister för tolv månader med varje lagstadgad frist för ditt bolag;
• påminnelser i god tid före varje frist, per e-post;
• rutinbesluten klara att undertecknas: godkännande av årsredovisningen, vinstdisposition, förlängning av en styrelseledamots mandattid, bekräftelse av de verkliga huvudmännen;
• en årlig kontroll av att registeruppgifterna är korrekta.

Den årliga company secretary-tjänsten kostar €250 / år; samma tjänst kan läggas till ett färdigt bolag eller ett nytt bolag.

Vad den inte omfattar

Bokföringen och upprättandet av själva årsredovisningen är redovisningstjänster; registerändringar som kräver en notarie eller en ny bolagsordning beställs som ändringar i bolaget, vars fasta priser inkluderar de estniska notarie- och statliga avgifterna. Även själva skattedeklarationerna ligger utanför tjänsten — den påminner om att en deklaration ska lämnas, men lämnar den inte.

Om du bara vill ha datumen i din egen kalender

En ägare som hellre själv håller koll på fristerna kan i stället beställa kalendern med bolagets tidsfrister (€70 med ett färdigt bolag): en kalenderfil med de återkommande datumen och påminnelserna, som vårt system skapar och skickar per e-post så snart betalningen är bekräftad. Det är en fil, inte en tjänst — ingen kontrollerar registret eller skriver till dig.

Vanliga misstag som tjänsten förhindrar

• Att förlita sig på minnet eller en vanlig kalenderapp. En ägare utomlands känner sällan till den exakta formulering som det estniska registret förväntar sig vid godkännande av en årsredovisning eller bekräftelse av de verkliga huvudmännen, och en allmän påminnelse ger den inte.
• Att behandla adress och kontaktperson som ett engångsköp. Båda löper under en bestämd period; om den löper ut och ingen ny kontaktperson utses kan registerdomstolen inleda ett förfarande för avregistrering. Se guiden Förlänga adress och kontaktperson.
• Att anta att ett vilande bolag inte har något att lämna in. Ett bolag utan omsättning lämnar ändå in en årsredovisning och bekräftar ändå varje år uppgifterna om sina verkliga huvudmän.
• Att låta en registerändring ligga tills den blockerar något annat. En styrelseledamot vars mandattid enligt bolagsordningen har löpt ut, eller en delägare vars adress aldrig har uppdaterats, kan försena ett bankkonto eller en senare registrering.

Vad som händer när en frist missas

Handelsregistret agerar oftast inte första dagen efter fristens utgång, men det agerar. En försenad årsredovisning kan leda till vite mot styrelsen och, vid upprepning, till ett tvångsförfarande som kan sluta med att bolaget avregistreras. Ej bekräftade uppgifter om de verkliga huvudmännen kan försena handläggningen av årsredovisningen och andra registreringar. En period för kontaktpersonen som löper ut utan ersättare kan leda till att registerdomstolen kräver en ny och annars på eget initiativ inleder ett förfarande för avregistrering. Ingen av dessa följder inträffar över en natt, men var och en börjar med en frist som bolaget självt har kontroll över.

Vad du får

• ingen lagstadgad frist missas;
• beslut klara att undertecknas när de behövs;
• en kontaktpunkt per e-post för varje bolagsrättslig fråga under året.

Alla priser är exklusive moms. All kommunikation sker per e-post.

Beställ company secretary-tjänst Priser Guide på engelska

Vi tillhandahåller inga tjänster till ryska medborgare eller ryska bolag.

Vanliga frågor

Källor: Estlands handelslag, bokföringslagen, lagen om förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism, lagen om handelsregistret (Riigi Teataja). Allmän information, inte juridisk eller skatterättslig rådgivning.