Company secretary-tjeneste i Estland

Estisk selskapsrett er enkel, men den har faste frister. En eier som leder selskapet fra utlandet og går glipp av en av dem, risikerer tvangsmulkt, registrering på myndighetens initiativ eller til slutt sletting av selskapet. En company secretary-tjeneste fører selskapets fristkalender og forbereder rutinevedtakene, slik at ingenting går tapt. Denne veiledningen gjennomgår fristene som betyr noe, og forklarer hva tjenesten omfatter.

Veiledningen er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.

Hvem som trenger en company secretary-tjeneste

Tjenesten passer for en eier som leder selskapet fra utlandet, ikke har en regnskapsfører i Estland som sjekker registeret hver måned, og heller vil få en e-post i tide enn å lete etter en frist i handelsregisteret. Den passer like godt for et hvilende holdingselskap som for et aktivt selskap som allerede har månedlig regnskapsføring, for de to tjenestene dekker ulike ting: regnskapsføringen utarbeider tallene og leverer skattemeldingene, company secretary-tjenesten følger med på de lovbestemte fristene og registreringene som hører til dem.

Fristene som betyr noe

• Årsrapport — innen seks måneder etter regnskapsårets slutt, godkjent av aksjeeierne og sendt inn til handelsregisteret (handelsloven, § 179; regnskapsloven).
• Reelle rettighetshavere — opplysningene om de reelle rettighetshaverne må holdes riktige i registeret og bekreftes når årsrapporten sendes inn (loven om forebygging av hvitvasking og terrorfinansiering, § 77).
• Kontaktperson og adresse — et selskap med adresse i utlandet må ha en kontaktperson i Estland (loven om handelsregisteret, § 24); når perioden som er registrert, utløper, slettes opplysningene automatisk, så tjenestens periode må ikke løpe ut.
• Styrets funksjonstid — fastsetter vedtektene en funksjonstid for styremedlemmene, kreves et nytt vedtak før den utløper.
• Registeropplysninger — endringer av styremedlemmer, aksjeeiere, foretaksnavn, adresse eller aktivitetskode må registreres.
• Skattemeldinger — den månedlige TSD og, for merverdiavgiftsregistrerte selskaper, KMD.

Slik foregår tjenesten

1. Du bestiller company secretary-tjenesten alene eller legger den til når du kjøper et ferdig selskap eller stifter et nytt selskap.
2. Ut fra registeropplysningene setter vi opp en fristkalender for tolv måneder for selskapet ditt: regnskapsåret, styremedlemmets funksjonstid der vedtektene fastsetter en, og datoene som allerede står i registeret.
3. Før hver frist sender vi en påminnelse per e-post og, der vedtaket er rutine, et vedtaksutkast klart til signering.
4. En gang i året sammenholder vi registreringene i handelsregisteret og opplysningene om de reelle rettighetshaverne med våre opplysninger og sier fra hvis noe må rettes.
5. Tjenesten forlenges etter avtale med ytterligere tolv måneder; vi minner deg på det før den løpende perioden utløper.

Hva tjenesten omfatter

• en fristkalender for tolv måneder med hver lovbestemte frist for selskapet ditt;
• påminnelser i god tid før hver frist, per e-post;
• rutinevedtakene klare til signering: godkjenning av årsrapporten, disponering av resultatet, forlengelse av et styremedlems funksjonstid, bekreftelse av de reelle rettighetshaverne;
• en årlig kontroll av at registeropplysningene er riktige.

Den årlige company secretary-tjenesten koster €250 / år; den samme tjenesten kan legges til et ferdig selskap eller et nytt selskap.

Hva den ikke omfatter

Regnskapsføringen og utarbeidelsen av selve årsrapporten er regnskapstjenester; registerendringer som krever en notarius eller nye vedtekter, bestilles som endringer i selskapet, der fastprisene inkluderer de estiske notarialavgiftene og statsavgiftene. Heller ikke selve skattemeldingene inngår i tjenesten — den minner om at en melding skal leveres, men leverer den ikke.

Hvis du bare vil ha datoene i din egen kalender

En eier som heller vil holde oversikt over fristene selv, kan i stedet bestille selskapets fristkalender (€70 med et ferdig selskap): en kalenderfil med de gjentakende datoene og påminnelsene, som systemet vårt lager og sender per e-post så snart betalingen er bekreftet. Det er en fil, ikke en tjeneste — ingen sjekker registeret eller skriver til deg.

Vanlige feil som tjenesten forhindrer

• Å stole på hukommelsen eller en vanlig kalenderapp. En eier i utlandet kjenner sjelden den nøyaktige formuleringen det estiske registeret forventer ved godkjenning av en årsrapport eller bekreftelse av de reelle rettighetshaverne, og en generell påminnelse gir den ikke.
• Å behandle adresse og kontaktperson som et engangskjøp. Begge løper for en fast periode; utløper den og ingen ny kontaktperson utpekes, kan registerretten innlede en slettingssak. Se veiledningen Forlengelse av adresse og kontaktperson.
• Å anta at et hvilende selskap ikke har noe å sende inn. Et selskap uten omsetning sender likevel inn en årsrapport og bekrefter likevel hvert år opplysningene om sine reelle rettighetshavere.
• Å la en registerendring ligge til den blokkerer noe annet. Et styremedlem hvis vedtektsfestede funksjonstid er utløpt, eller en aksjeeier hvis adresse aldri er blitt oppdatert, kan forsinke en bankkonto eller en senere registrering.

Hva som skjer når en frist oversittes

Handelsregisteret reagerer vanligvis ikke første dag etter fristens utløp, men det reagerer. En forsinket årsrapport kan føre til tvangsmulkt mot styret og, ved gjentakelse, en tvangsprosedyre som kan ende med at selskapet slettes fra registeret. Ubekreftede opplysninger om de reelle rettighetshaverne kan forsinke behandlingen av årsrapporten og andre registreringer. En periode for kontaktpersonen som utløper uten erstatter, kan føre til at registerretten krever en ny og ellers av eget tiltak innleder en slettingssak. Ingen av disse følgene inntrer over natten, men hver av dem begynner med en frist som selskapet selv har kontroll over.

Hva du får

• ingen lovbestemt frist blir oversittet;
• vedtak klare til signering når de trengs;
• en kontaktperson per e-post for ethvert selskapsrettslig spørsmål i løpet av året.

Alle priser er eksklusive merverdiavgift. All kommunikasjon skjer per e-post.

Bestill company secretary-tjeneste Priser Veiledning på engelsk

Vi leverer ikke tjenester til russiske statsborgere eller russiske selskaper.

Ofte stilte spørsmål

Kilder: den estiske handelsloven, regnskapsloven, loven om forebygging av hvitvasking og terrorfinansiering, loven om handelsregisteret (Riigi Teataja). Generell informasjon, ikke juridisk eller skattemessig rådgivning.