Услуга секретаря компании в Эстонии

Эстонское корпоративное право простое, но в нём есть твёрдые сроки. Владельца, который управляет компанией из-за рубежа и пропускает один из них, может ждать штраф, принудительная запись в регистре или в конечном счёте исключение компании. Услуга секретаря компании ведёт календарь сроков компании и готовит рутинные решения, чтобы ничего не было пропущено. Это руководство перечисляет сроки, которые важны, и объясняет, что входит в услугу.

Руководство — общая информация, а не юридическая консультация.

Кому нужна услуга секретаря компании

Услуга подходит владельцу, который управляет компанией из-за рубежа, не имеет в Эстонии бухгалтера, ежемесячно проверяющего регистр, и предпочёл бы вовремя получить одно письмо, а не искать срок в коммерческом регистре. Она подходит холдинговой компании без деятельности точно так же, как действующей компании, у которой уже есть ежемесячный бухгалтерский учёт, потому что эти две услуги охватывают разное: бухгалтерия готовит цифры и подаёт налоговые декларации, а услуга секретаря компании отслеживает установленные законом сроки и связанные с ними записи в регистре.

Сроки, которые важны

• Годовой отчёт — в течение шести месяцев после окончания хозяйственного года, утверждённый участниками и поданный в коммерческий регистр (§ 179 Коммерческого кодекса, Закон о бухгалтерском учёте).
• Фактические бенефициары — данные о фактических бенефициарах должны быть верными в регистре и подтверждаются при подаче годового отчёта (§ 77 Закона о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма).
• Контактное лицо и адрес — у компании, адрес которой находится за рубежом, должно быть контактное лицо в Эстонии (§ 24 Закона о коммерческом регистре); когда внесённый в регистр срок заканчивается, данные удаляются автоматически, поэтому срок услуги не должен прерываться.
• Срок полномочий правления — если устав устанавливает срок для членов правления, до его окончания нужно новое решение.
• Данные регистра — изменения членов правления, участников, фирменного наименования, адреса или кода вида деятельности должны вноситься в регистр.
• Налоговые декларации — ежемесячная TSD и, для плательщиков НДС, KMD.

Как работает услуга

1. Вы заказываете услугу секретаря компании отдельно или добавляете её при покупке готовой компании либо регистрации новой.
2. Мы открываем для вашей компании календарь сроков на двенадцать месяцев по данным регистра: хозяйственный год, срок полномочий члена правления, если устав его устанавливает, и сроки, уже отражённые в регистре.
3. Перед каждым сроком мы отправляем напоминание по электронной почте и, если решение рутинное, проект решения, готовый к подписанию.
4. Раз в год мы сверяем записи коммерческого регистра и данные о фактических бенефициарах с тем, что есть у нас, и сообщаем вам, если что-то нужно исправить.
5. Услуга продлевается по соглашению ещё на двенадцать месяцев; мы напоминаем вам до окончания текущего срока.

Что входит в услугу

• календарь сроков компании на двенадцать месяцев со всеми установленными законом сроками вашей компании;
• напоминания заблаговременно перед каждым сроком, по электронной почте;
• готовые к подписанию рутинные решения: утверждение годового отчёта, распределение прибыли, продление срока полномочий члена правления, подтверждение фактических бенефициаров;
• ежегодная проверка правильности данных регистра.

Годовая услуга секретаря компании стоит €250 / год; ту же услугу можно добавить к готовой компании или новой компании.

Что в неё не входит

Бухгалтерский учёт и составление самого годового отчёта — это бухгалтерские услуги; изменения в регистре, требующие нотариуса или нового устава, заказываются как изменения в компании, фиксированные цены которых включают плату эстонскому нотариусу и государственные пошлины. Сами налоговые декларации тоже не входят в услугу — она напоминает, что срок подачи декларации наступил, но не подаёт её.

Если вам нужны только даты в собственном календаре

Владелец, который предпочитает следить за сроками сам, может вместо этого заказать календарь сроков компании (€70 с готовой компанией): файл календаря с повторяющимися сроками и напоминаниями, который формирует наша система и который отправляется по электронной почте после подтверждения платежа. Это файл, а не услуга — никто не проверяет регистр и не пишет вам.

Распространённые ошибки, которые предотвращает эта услуга

• Полагаться на память или обычное приложение-календарь. Владелец за рубежом редко знает точную формулировку, которую эстонский регистр ожидает при утверждении годового отчёта или подтверждении фактических бенефициаров, а обычное напоминание её не даёт.
• Считать адрес и контактное лицо разовой покупкой. Оба действуют определённый срок; если он истёк и новое контактное лицо не назначено, регистратор может начать производство по исключению. См. руководство продление адреса и контактного лица.
• Думать, что компании без деятельности нечего подавать. Компания без оборота всё равно подаёт годовой отчёт и всё равно каждый год подтверждает данные о фактических бенефициарах.
• Откладывать изменение в регистре, пока оно не начнёт мешать чему-то другому. Член правления, срок полномочий которого по уставу истёк, или участник, адрес которого так и не был обновлён, может задержать открытие банковского счёта или более позднюю запись в регистре.

Что происходит, если срок пропущен

Коммерческий регистр обычно не действует в первый же день после истечения срока, но он действует. Опоздание с годовым отчётом может повлечь штраф для правления и, при повторении, принудительное производство, которое может закончиться исключением компании из регистра. Неподтверждённые данные о фактических бенефициарах могут задержать рассмотрение годового отчёта и других записей в регистре. Срок контактного лица, истёкший без замены, может привести к тому, что регистратор потребует назначить новое и, если этого не сделать, сам начнёт производство по исключению. Ни одно из этих последствий не наступает за один день, но каждое начинается со срока, который компания контролирует сама.

Что вы получаете

• ни один установленный законом срок не пропущен;
• готовые к подписанию решения, когда наступает их срок;
• один контакт по электронной почте по любому корпоративному вопросу в течение года.

Цены указаны без НДС. Всё общение ведётся по электронной почте.

Заказать услугу секретаря компании Цены Руководство на английском языке

Гражданам России и российским компаниям услуги не оказываются.

Частые вопросы

Источники: Коммерческий кодекс, Закон о бухгалтерском учёте, Закон о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма, Закон о коммерческом регистре (Riigi Teataja). Общая информация, не юридическая и не налоговая консультация.