Послуга секретаря компанії в Естонії

Естонське корпоративне право просте, але в ньому є тверді строки. Власника, який керує компанією з-за кордону й пропускає один із них, може чекати штраф, примусовий запис у реєстрі або зрештою виключення компанії. Послуга секретаря компанії веде календар строків компанії й готує рутинні рішення, щоб нічого не було пропущено. Цей посібник перелічує строки, які важать, і пояснює, що входить у послугу.

Посібник — загальна інформація, а не юридична консультація.

Кому потрібна послуга секретаря компанії

Послуга підходить власникові, який керує компанією з-за кордону, не має в Естонії бухгалтера, що щомісяця перевіряє реєстр, і волів би вчасно отримати один лист, а не шукати строк у комерційному реєстрі. Вона підходить холдинговій компанії без діяльності так само добре, як діючій компанії, яка вже має щомісячний бухгалтерський облік, бо ці дві послуги охоплюють різне: бухгалтерія готує цифри й подає податкові декларації, а послуга секретаря компанії відстежує встановлені законом строки й пов’язані з ними записи в реєстрі.

Строки, які важать

• Річний звіт — протягом шести місяців після закінчення господарського року, затверджений учасниками й поданий до комерційного реєстру (§ 179 Комерційного кодексу, Закон про бухгалтерський облік).
• Кінцеві бенефіціарні власники — дані про кінцевих бенефіціарних власників мають бути правильними в реєстрі, і їх підтверджують під час подання річного звіту (§ 77 Закону про запобігання відмиванню грошей і фінансуванню тероризму).
• Контактна особа й адреса — компанія, адреса якої за кордоном, мусить мати контактну особу в Естонії (§ 24 Закону про комерційний реєстр); коли внесений до реєстру строк закінчується, дані вилучаються автоматично, тож строк послуги не має перериватися.
• Строк повноважень правління — якщо статут установлює строк для членів правління, до його закінчення потрібне нове рішення.
• Дані реєстру — зміни членів правління, учасників, найменування, адреси або коду виду діяльності треба вносити до реєстру.
• Податкові декларації — щомісячна TSD і, для платників ПДВ, KMD.

Як працює послуга

1. Ви замовляєте послугу секретаря компанії окремо або додаєте її під час купівлі готової компанії чи реєстрації нової.
2. Ми відкриваємо для вашої компанії календар строків на дванадцять місяців за даними реєстру: господарський рік, строк повноважень члена правління, якщо статут його встановлює, і строки, вже відображені в реєстрі.
3. Перед кожним строком ми надсилаємо нагадування електронною поштою і, якщо рішення рутинне, проєкт рішення, готовий до підписання.
4. Раз на рік ми звіряємо записи комерційного реєстру й дані про кінцевих бенефіціарних власників із тим, що маємо, і повідомляємо вам, якщо щось треба виправити.
5. Послуга продовжується за домовленістю ще на дванадцять місяців; ми нагадуємо вам до закінчення поточного строку.

Що входить у послугу

• календар строків компанії на дванадцять місяців з усіма встановленими законом строками вашої компанії;
• нагадування завчасно перед кожним строком, електронною поштою;
• готові до підписання рутинні рішення: затвердження річного звіту, розподіл прибутку, продовження строку повноважень члена правління, підтвердження кінцевих бенефіціарних власників;
• щорічна перевірка правильності даних реєстру.

Річна послуга секретаря компанії коштує €250 / рік; ту саму послугу можна додати до готової компанії або нової компанії.

Що в неї не входить

Бухгалтерський облік і складання самого річного звіту — це бухгалтерські послуги; зміни в реєстрі, що потребують нотаріуса або нового статуту, замовляють як зміни в компанії, фіксовані ціни яких включають плату естонському нотаріусу й державне мито. Самі податкові декларації теж не входять у послугу — вона нагадує, що строк подання декларації настав, але не подає її.

Якщо вам потрібні лише дати у власному календарі

Власник, який воліє стежити за строками сам, може натомість замовити календар строків компанії (€70 з готовою компанією): файл календаря з повторюваними строками й нагадуваннями, який формує наша система і який надсилається електронною поштою після підтвердження платежу. Це файл, а не послуга — ніхто не перевіряє реєстр і не пише вам.

Поширені помилки, яким запобігає ця послуга

• Покладатися на пам’ять або звичайний застосунок-календар. Власник за кордоном рідко знає точне формулювання, якого естонський реєстр очікує під час затвердження річного звіту або підтвердження кінцевих бенефіціарних власників, а звичайне нагадування його не дає.
• Вважати адресу й контактну особу разовою покупкою. Обидві діють певний строк; якщо він сплив і нову контактну особу не призначено, реєстратор може розпочати провадження щодо виключення. Див. посібник продовження адреси й контактної особи.
• Думати, що компанії без діяльності нема чого подавати. Компанія без обороту однаково подає річний звіт і однаково щороку підтверджує дані про кінцевих бенефіціарних власників.
• Відкладати зміну в реєстрі, доки вона не почне заважати чомусь іншому. Член правління, строк повноважень якого за статутом сплив, або учасник, адресу якого так і не оновили, може затримати відкриття банківського рахунку або пізніший запис у реєстрі.

Що відбувається, якщо строк пропущено

Комерційний реєстр зазвичай не діє першого ж дня після спливу строку, але він діє. Запізнення з річним звітом може спричинити штраф для правління і, в разі повторення, примусове провадження, яке може закінчитися виключенням компанії з реєстру. Непідтверджені дані про кінцевих бенефіціарних власників можуть затримати розгляд річного звіту та інших записів у реєстрі. Строк контактної особи, що сплив без заміни, може призвести до того, що реєстратор вимагатиме призначити нову і, якщо цього не зробити, сам розпочне провадження щодо виключення. Жоден із цих наслідків не настає за одну ніч, але кожен починається зі строку, який компанія контролює сама.

Що ви отримуєте

• жоден установлений законом строк не пропущено;
• готові до підписання рішення, коли настає їхній строк;
• один контакт електронною поштою з будь-якого корпоративного питання протягом року.

Ціни вказано без ПДВ. Усе спілкування відбувається електронною поштою.

Замовити послугу секретаря компанії Ціни Посібник англійською

Громадянам Росії та російським компаніям послуги не надаються.

Часті запитання

Джерела: Комерційний кодекс Естонії, Закон про бухгалтерський облік, Закон про запобігання відмиванню грошей і фінансуванню тероризму, Закон про комерційний реєстр (Riigi Teataja). Загальна інформація, не юридична чи податкова консультація.