愛沙尼亞公司秘書服務

愛沙尼亞公司法相對簡單，但有固定期限。從海外管理公司的業主若錯過其中一個期限，可能面臨強制罰款、依職權登記，甚至最終被剔除出登記冊。公司秘書服務負責追蹤公司的期限日曆，並準備日常議決，確保無一遺漏。本指南列出重要的期限，並說明服務所包含的內容。

本指南為一般資訊，並非法律意見。

誰需要公司秘書服務

此服務適合從海外管理公司的業主：在愛沙尼亞沒有會計師每月查核登記冊，寧願及時收到電郵提示，也不想自行在商業登記冊中查找期限。此服務同樣適合閒置控股公司及已有每月記帳的活躍公司，因為兩種服務涵蓋不同範疇：記帳負責編製數字及提交稅務申報，公司秘書服務則負責監察法定期限及相應的登記事項。

重要的期限

• 年度報告 ——於財政年度結束後六個月內，經股東批准並向商業登記冊提交（《商業法典》§ 179；《會計法》）。
• 實益擁有人 ——實益擁有人資料須於登記冊中保持準確，並於提交年度報告時確認（《反洗錢及反恐怖主義融資法》§ 77）。
• 聯絡人及地址 ——地址設於海外的公司須在愛沙尼亞設有聯絡人（商業登記冊法§ 24）；登記冊所載期限屆滿後，資料會自動被刪除，故服務期限不應中斷。
• 管理委員會任期 ——若公司章程訂有管理委員會成員的任期，須於屆滿前作出新議決。
• 登記冊資料 ——管理委員會成員、股東、名稱、地址或業務範圍代號的變更，須於登記冊登記。
• 稅務申報 ——每月TSD申報，以及已登記增值稅的公司須提交KMD申報。

服務如何運作

1. 您可單獨訂購公司秘書服務，或在購買現成公司或註冊新公司時一併加入。
2. 我們根據登記冊資料，為您的公司編製十二個月的期限日曆：財政年度、章程訂有任期時的管理委員會成員任期，以及登記冊已載明的日期。
3. 每個期限前，我們以電郵發出提示；若屬日常議決，並附上可供簽署的議決書草稿。
4. 每年一次，我們會核對商業登記冊的登記項目及實益擁有人資料與我方記錄，如有需要更正之處會通知您。
5. 服務經雙方同意可延長十二個月；我們會在現有期限結束前提醒您。

服務包含的內容

• 十二個月的期限日曆，載有您公司的每項法定期限；
• 每個期限前有充足時間的電郵提示；
• 可供簽署的日常議決書：批准年度報告、分配利潤、延長管理委員會成員任期、確認實益擁有人；
• 每年一次核對登記冊資料是否正確。

年度公司秘書服務費為€250 / 年；同一服務可加入現成公司或新公司。

不包括的項目

記帳及編製年度報告本身屬於會計服務；須經公證人或新章程的登記變更屬於公司變更，其固定價格已包含愛沙尼亞公證人費用及國家規費。稅務申報本身亦不屬本服務範圍——本服務提醒申報到期，但不會代為提交。

如您只想在自己的日程表中查看日期

希望自行監察期限的業主，可改為訂購公司期限日曆（€70，配合現成公司）：這是一個日曆檔案，載有日期及週期性提示，由我們的系統生成，並於付款確認後即以電郵發送。這只是一個檔案，並非服務——沒有人會查核登記冊或聯繫您。

本服務可避免的常見錯誤

• 依賴記憶或通用日曆應用程式。 身處海外的業主甚少熟悉愛沙尼亞登記冊就批准年度報告或確認實益擁有人所要求的確切措辭，而通用提示並不會提供此內容。
• 將地址及聯絡人服務視為一次性購買。 兩者均受限定期限約束；若期限屆滿而未指定新聯絡人，登記法院可展開剔除程序。見指南延長地址及聯絡人。
• 以為閒置公司無須提交任何文件。 沒有營業額的公司仍須提交年度報告，並每年確認其實益擁有人資料。
• 將登記變更拖延至阻礙其他事項為止。 章程所定任期已屆滿的管理委員會成員，或地址從未更新的股東，可能延誤銀行賬戶或其後的登記事項。

錯過期限會發生甚麼事

商業登記冊通常不會在期限屆滿首日即採取行動，但終會採取行動。逾期提交的年度報告可能導致對管理委員會施加強制罰款，若一再逾期，可能展開強制程序，最終導致公司被登記冊剔除。未確認的實益擁有人資料可能延誤年度報告及其他登記事項的處理。聯絡人期限屆滿而無替代人選，可能令登記法院要求指定新聯絡人，否則便依職權展開剔除程序。這些後果都不會一夜發生，但每一項都始於公司本可自行掌控的期限。

您會獲得甚麼

• 不會錯過任何法定期限；
• 相應議決書在需要時已備妥待簽；
• 全年就任何公司法事宜均有電郵聯絡人。

所有價格均不含增值稅。所有聯繫均以電郵進行。

訂購公司秘書服務 價格 英文版說明

我們不向俄羅斯公民及俄羅斯公司提供服務。

常見問題

資料來源：愛沙尼亞商業法典、會計法、反洗錢及反恐怖主義融資法、商業登記冊法（Riigi Teataja）。一般資訊，並非法律或稅務意見。