Company secretary-ydelse i Estland

Den estiske selskabsret er enkel, men den har faste frister. En ejer, der leder selskabet fra udlandet og overser en af dem, risikerer tvangsbøder, registrering af myndigheden af egen drift eller i sidste ende sletning af selskabet. En company secretary-ydelse fører selskabets deadlinekalender og forbereder de rutinemæssige beslutninger, så intet overses. Denne vejledning gennemgår de frister, der betyder noget, og forklarer, hvad ydelsen omfatter.

Vejledningen er generel information, ikke juridisk rådgivning.

Hvem der har brug for en company secretary-ydelse

Ydelsen passer til en ejer, der leder selskabet fra udlandet, ikke har en bogholder i Estland, der tjekker registret hver måned, og hellere vil have en e-mail i god tid end selv lede efter en frist i handelsregistret. Den passer lige så godt til et hvilende holdingselskab som til et aktivt selskab, der allerede har månedlig bogføring, for de to ydelser dækker forskellige ting: bogføringen udarbejder tallene og indgiver skatteangivelserne, company secretary-ydelsen holder øje med de lovbestemte frister og de tilhørende registreringer.

De frister, der betyder noget

• Årsrapport — inden seks måneder efter regnskabsårets udløb, godkendt af selskabsdeltagerne og indgivet til handelsregistret (handelsloven, § 179; bogføringsloven).
• Reelle ejere — oplysningerne om de reelle ejere skal holdes korrekte i registret og bekræftes ved indgivelsen af årsrapporten (loven om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, § 77).
• Kontaktperson og adresse — et selskab med adresse i udlandet skal have en kontaktperson i Estland (loven om handelsregistret, § 24); når den periode, der er registreret, udløber, slettes oplysningerne automatisk, så ydelsens periode må ikke udløbe.
• Ledelsens funktionsperiode — fastsætter vedtægterne en funktionsperiode for ledelsens medlemmer, kræves en ny beslutning, før den udløber.
• Registeroplysninger — ændringer af ledelsesmedlemmer, selskabsdeltagere, navn, adresse eller aktivitetskode skal registreres.
• Skatteangivelser — den månedlige TSD og, for momsregistrerede selskaber, KMD.

Sådan foregår ydelsen

1. Du bestiller company secretary-ydelsen alene eller tilføjer den, når du køber et færdigt selskab eller stifter et nyt selskab.
2. Ud fra registeroplysningerne opretter vi en deadlinekalender for tolv måneder for dit selskab: regnskabsåret, ledelsesmedlemmets funktionsperiode, hvor vedtægterne fastsætter en, og de datoer, der allerede fremgår af registret.
3. Før hver frist sender vi en påmindelse pr. e-mail og, hvor beslutningen er rutine, et beslutningsudkast klar til underskrift.
4. En gang om året sammenholder vi registreringerne i handelsregistret og oplysningerne om de reelle ejere med vores sagsakter og fortæller dig, hvis noget skal rettes.
5. Ydelsen forlænges efter aftale med yderligere tolv måneder; vi minder dig om det, før den løbende periode udløber.

Hvad ydelsen omfatter

• en deadlinekalender for tolv måneder med hver lovbestemt frist for dit selskab;
• påmindelser i god tid før hver frist, pr. e-mail;
• de rutinemæssige beslutninger klar til underskrift: godkendelse af årsrapporten, resultatdisponering, forlængelse af et ledelsesmedlems funktionsperiode, bekræftelse af de reelle ejere;
• en årlig kontrol af, at registeroplysningerne er korrekte.

Den årlige company secretary-ydelse koster €250 / år; samme ydelse kan tilføjes et færdigt selskab eller et nyt selskab.

Hvad den ikke omfatter

Bogføringen og udarbejdelsen af selve årsrapporten er bogføringsydelser; registerændringer, der kræver en notar eller nye vedtægter, bestilles som ændringer i selskabet, hvis fastpriser inkluderer de estiske notargebyrer og statslige gebyrer. Heller ikke selve skatteangivelserne er omfattet af ydelsen — den minder om, at en angivelse skal indgives, men indgiver den ikke.

Hvis du kun vil have datoerne i din egen kalender

En ejer, der hellere selv holder øje med fristerne, kan i stedet bestille selskabets deadlinekalender (€70 med et færdigt selskab): en kalenderfil med de tilbagevendende datoer og påmindelser, som vores system danner og sender pr. e-mail, så snart betalingen er bekræftet. Det er en fil, ikke en ydelse — ingen tjekker registret eller skriver til dig.

Almindelige fejl, som ydelsen forhindrer

• At stole på hukommelsen eller en almindelig kalenderapp. En ejer i udlandet kender sjældent den præcise formulering, som det estiske register forventer ved godkendelse af en årsrapport eller bekræftelse af de reelle ejere, og en almindelig påmindelse giver den ikke.
• At behandle adresse og kontaktperson som et engangskøb. Begge løber for en fast periode; udløber den, og der ikke udpeges en ny kontaktperson, kan registerretten indlede en sletningssag. Se vejledningen Forlængelse af adresse og kontaktperson.
• At antage, at et hvilende selskab ikke har noget at indgive. Et selskab uden omsætning indgiver alligevel en årsrapport og bekræfter alligevel hvert år oplysningerne om sine reelle ejere.
• At lade en registerændring ligge, indtil den blokerer noget andet. Et ledelsesmedlem, hvis vedtægtsbestemte funktionsperiode er udløbet, eller en selskabsdeltager, hvis adresse aldrig er blevet opdateret, kan forsinke en bankkonto eller en senere registrering.

Hvad der sker, når en frist overses

Handelsregistret reagerer normalt ikke den første dag efter fristens udløb, men det reagerer. En forsinket årsrapport kan medføre tvangsbøder over for ledelsen og, ved gentagelse, en tvangsprocedure, der kan ende med, at selskabet slettes af registret. Ubekræftede oplysninger om de reelle ejere kan forsinke behandlingen af årsrapporten og andre registreringer. En periode for kontaktpersonen, der udløber uden afløser, kan føre til, at registerretten kræver en ny og ellers af egen drift indleder en sletningssag. Ingen af disse følger indtræder fra den ene dag til den anden, men hver af dem begynder med en frist, som selskabet selv har hånd om.

Hvad du får

• ingen lovbestemt frist bliver overset;
• beslutninger klar til underskrift, når de skal bruges;
• en kontaktperson pr. e-mail til ethvert selskabsretligt spørgsmål i løbet af året.

Alle priser er ekskl. moms. Al kommunikation foregår pr. e-mail.

Bestil company secretary-ydelse Priser Vejledning på engelsk

Vi leverer ikke ydelser til russiske statsborgere eller russiske selskaber.

Ofte stillede spørgsmål

Kilder: den estiske handelslov, bogføringsloven, loven om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, loven om handelsregistret (Riigi Teataja). Generel information, ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning.