Dopo l'acquisto di una società estone: la checklist

In breve: una volta che il notaio ha certificato la cessione, la società è vostra, e i suoi obblighi anche. Nelle prime settimane verificate i dati del registro, vi assicurate che l'indirizzo e la persona di contatto della società siano in ordine, iniziate la contabilità dalla prima operazione e annotate la data del prossimo bilancio annuale. Nessuno di questi passaggi richiede di venire in Estonia.

Cosa la legge si aspetta dal nuovo proprietario

• Dati corretti nel registro. I cambiamenti dei membri del consiglio di amministrazione, dei soci, della denominazione, dell'indirizzo o del codice di attività devono essere iscritti nel registro delle imprese. Il notaio che certifica la cessione di una quota invia la relativa comunicazione al registro delle imprese entro due giorni, e la cessione si considera avvenuta al momento dell'iscrizione (Codice di commercio estone, § 149); le altre modifiche sono presentate dalla società stessa.
• Titolari effettivi. I dati dei titolari effettivi devono essere mantenuti corretti nel registro e confermati al momento della presentazione del bilancio annuale (legge estone sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, § 77).
• Indirizzo e persona di contatto. Una società con sede all'estero deve designare una persona di contatto in Estonia (legge estone sul registro delle imprese, § 24). La persona di contatto è iscritta nel registro per un periodo determinato; alla sua scadenza, i dati sono rimossi dal registro automaticamente.
• Contabilità. Secondo la legge estone sulla contabilità, ogni operazione è registrata sulla base di un documento giustificativo, e i documenti sono conservati per sette anni.
• Bilancio annuale. È approvato dai soci e presentato al registro delle imprese entro sei mesi dalla fine dell'esercizio (Codice di commercio estone, § 179). La società conserva la sua data di registrazione originaria dopo la cessione, quindi il prossimo bilancio segue l'esercizio esistente della società, non il giorno in cui l'avete acquistata.

La checklist, passo per passo

1. Verificate il registro. Aprite la società nell'e-Business Register e verificate che il socio, il consiglio di amministrazione e l'indirizzo siano indicati come concordato.
2. Verificate i dati dei titolari effettivi. Dopo un cambio di proprietario devono mostrare il nuovo titolare effettivo. Un membro del consiglio di amministrazione li presenta personalmente nel registro — nessuno può farlo per un altro membro; un membro che non può farlo ci autorizza con una procura notarile, e noi prepariamo la comunicazione e la presentiamo tramite un notaio estone — vedere dati del titolare effettivo (in inglese).
3. Annotate la fine del servizio incluso di indirizzo e persona di contatto. Ogni pacchetto di società pronta comprende la sede legale e la persona di contatto autorizzata per i primi 12 mesi. Il servizio non deve scadere senza proroga; vedere proroga della sede legale e della persona di contatto (in inglese).
4. Decidete chi terrà la contabilità. La contabilità inizia con la prima operazione. Vedere contabilità di una società estone.
5. Aprite un conto aziendale. Le banche e gli istituti di pagamento decidono autonomamente sull'apertura; vedere conto bancario per una società estone.
6. Verificate quali registrazioni fiscali vi servono. Una società acquistata con partita IVA presenta la dichiarazione IVA ogni mese, anche per un mese senza operazioni. Una società senza partita IVA la richiede quando ne ha bisogno o quando la registrazione diventa obbligatoria; decide l'Amministrazione delle imposte e delle dogane — vedere registrazione IVA in Estonia. Per la dogana serve un numero EORI, per i titoli e alcuni rapporti bancari un codice LEI — vedere EORI e LEI (in inglese).
7. Annotate le date ricorrenti. Il bilancio annuale, la conferma dei titolari effettivi, la fine del servizio di persona di contatto e, se lo statuto lo stabilisce, la fine del mandato del consiglio di amministrazione.

Documenti che vi saranno richiesti

• per il servizio di indirizzo e persona di contatto: passaporto o carta d'identità e prova dell'indirizzo dei membri del consiglio di amministrazione e dei titolari effettivi;
• per la contabilità: i documenti giustificativi di ogni operazione — fatture, contratti, estratti conto;
• per una modifica nel registro che non può essere firmata digitalmente: una procura firmata nel vostro paese, autenticata lì da un notaio e, di norma, apostillata (non necessaria se firmata in Lettonia, Lituania, Polonia o Ucraina).

Prezzi dei servizi qui citati

• proroga della sede legale e della persona di contatto: €350 / anno;
• contabilità: da €150 / mese; bilancio annuale: da €450;
• servizio di segretario societario, che segue per voi le scadenze di legge: €250 / anno;
• calendario delle scadenze societarie come file di calendario: €70;
• relazione sul titolare effettivo: €450;
• numero EORI: €200; codice LEI: €350.

Ciascuno si ordina nel modulo d'ordine insieme a una società o più avanti separatamente; l'elenco completo è nei prezzi, e i servizi correnti di ogni società sono nella pagina servizi per le società.

Date e scadenze

• Ogni mese: il modulo TSD entro il 10 del mese successivo se la società versa stipendi, un compenso ai membri del consiglio di amministrazione o dividendi; la dichiarazione IVA KMD entro il 20 se la società è registrata per l'IVA.
• Ogni anno: il bilancio annuale entro sei mesi dalla fine dell'esercizio, con la conferma dei dati dei titolari effettivi.
• Dopo 12 mesi: il servizio incluso di sede legale e persona di contatto termina se non viene prorogato.

Questa pagina non indica alcun numero di giorni per l'iscrizione del notaio o per la decisione di una banca: sono fissati dal notaio, dal registro e dalla banca, non da noi.

Cosa questa checklist non copre

• la vostra posizione fiscale personale nel paese in cui vivete — verificatela con un consulente fiscale locale;
• le licenze: una società che prevede un'attività regolamentata necessita di una propria autorizzazione, decisa dalla sola autorità competente — vedere società autorizzate (in inglese);
• un permesso di soggiorno: possedere o dirigere una società estone non conferisce da solo il diritto di vivere in Estonia.

Servizio collegato

Questa checklist segue l'acquisto di una società estone pronta; i passaggi dell'acquisto stesso sono su quella pagina, in come avviene l'acquisto. Le società che possono essere cedute ora sono nell'elenco delle società in vendita.

Ordinare una società pronta Prezzi Istruzioni in inglese

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Fonti ufficiali

• legge estone sul registro delle imprese, § 24 (persona di contatto); Codice di commercio estone, § 149 (cessione di una quota) e § 179 (bilancio annuale); legge estone sulla contabilità; legge estone sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, § 77 — testi su Riigi Teataja, la gazzetta ufficiale estone;
• dati societari e titolari effettivi: e-Business Register;
• dichiarazioni fiscali e registrazione IVA: Amministrazione delle imposte e delle dogane estone.

Questa guida è informazione generale sulle società estoni e sui nostri servizi. Non è consulenza legale o fiscale per la vostra situazione specifica.