Depois de comprar uma sociedade estónia: a lista de verificação

Em resumo: depois de o notário certificar a cessão, a sociedade é sua, e as obrigações dela também. Nas primeiras semanas verifica os dados do registo, assegura-se de que a morada e a pessoa de contacto da sociedade estão em ordem, começa a contabilidade desde a primeira operação e anota a data do próximo relatório anual. Nenhum destes passos exige ir à Estónia.

O que a lei espera do novo proprietário

• Dados corretos no registo. As mudanças de membros da direção, sócios, denominação, morada ou código de atividade têm de ser inscritas no registo comercial. O notário que certifica a cessão de uma quota envia o aviso dela ao registo comercial no prazo de dois dias, e a cessão considera-se feita no momento da inscrição (código comercial, § 149); as outras mudanças são apresentadas pela própria sociedade.
• Beneficiários efetivos. Os dados dos beneficiários efetivos têm de ser mantidos corretos no registo e confirmados ao entregar o relatório anual (lei de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, § 77).
• Morada e pessoa de contacto. Uma sociedade com morada no estrangeiro tem de designar uma pessoa de contacto na Estónia (lei do registo comercial, § 24). A pessoa de contacto é inscrita no registo por um prazo; quando este termina, os dados são retirados do registo automaticamente.
• Contabilidade. Segundo a lei da contabilidade, cada operação é registada com base num documento de suporte, e os livros são conservados durante sete anos.
• Relatório anual. É aprovado pelos sócios e entregue no registo comercial no prazo de seis meses após o fim do exercício (código comercial, § 179). A sociedade mantém a sua data de registo original depois da cessão; o próximo relatório segue, por isso, o exercício existente da sociedade, e não o dia em que a comprou.

A lista de verificação, passo a passo

1. Verifique o registo. Abra a sociedade no e-Business Register e verifique se o sócio, a direção e a morada aparecem como combinado.
2. Verifique os dados dos beneficiários efetivos. Depois de uma mudança de proprietário, têm de mostrar o novo beneficiário efetivo. Um membro da direção apresenta-os pessoalmente no registo — ninguém o pode fazer por outro membro; um membro que não o possa fazer dá-nos uma procuração notarial, e preparamos a declaração e apresentamo-la através de um notário estónio — veja dados dos beneficiários efetivos (em inglês).
3. Anote o fim do serviço incluído de morada e pessoa de contacto. Cada pacote de sociedade pronta inclui a morada da sede e a pessoa de contacto licenciada durante os primeiros 12 meses. O serviço não pode caducar; veja prolongamento da morada e da pessoa de contacto (em inglês).
4. Decida quem faz a contabilidade. A contabilidade começa com a primeira operação. Veja contabilidade de uma OÜ estónia (em inglês).
5. Abra uma conta empresarial. Os bancos e as instituições de pagamento decidem eles próprios a abertura; veja conta bancária de uma sociedade estónia (em inglês).
6. Verifique os registos fiscais de que precisa. Uma sociedade comprada com número de IVA entrega a declaração de IVA todos os meses, também num mês sem operações. Uma sociedade sem número pede-o quando precisa dele ou quando o registo se torna obrigatório; decide a Administração Fiscal e Aduaneira — veja registo para efeitos de IVA (em inglês). Para a alfândega precisa de um número EORI, para valores mobiliários e algumas relações bancárias de um código LEI — veja EORI e LEI (em inglês).
7. Anote as datas recorrentes. O relatório anual, a confirmação dos beneficiários efetivos, o fim do serviço de pessoa de contacto e, se os estatutos o fixarem, o fim do mandato da direção.

Documentos que lhe serão pedidos

• para o serviço de morada e pessoa de contacto: passaporte ou cartão de cidadão e comprovativo de morada dos membros da direção e dos beneficiários efetivos;
• para a contabilidade: os documentos de suporte de cada operação — faturas, contratos, extratos bancários;
• para uma mudança no registo que não possa ser assinada digitalmente: uma procuração assinada no seu país, autenticada por notário e, em regra, apostilada (não é necessário se for assinada na Letónia, na Lituânia, na Polónia ou na Ucrânia).

Preços dos serviços aqui referidos

• prolongamento da morada da sede e da pessoa de contacto: €350 / ano;
• contabilidade: a partir de €150 / mês; relatório anual: a partir de €450;
• serviço de secretariado da sociedade, que acompanha as datas legais por si: €250 / ano;
• calendário de prazos da sociedade como ficheiro de calendário: €70;
• declaração dos beneficiários efetivos: €450;
• número EORI: €200; código LEI: €350.

Cada um encomenda-se no formulário de encomenda com uma sociedade ou mais tarde por si só; a lista completa está na tabela de preços, e os serviços correntes de qualquer sociedade estão na página serviços para sociedades.

Datas e prazos

• Todos os meses: o formulário TSD até ao dia 10 do mês seguinte, se a sociedade pagar salários, remunerações da direção ou dividendos; a declaração de IVA KMD até ao dia 20, se a sociedade estiver registada para efeitos de IVA.
• Todos os anos: o relatório anual no prazo de seis meses após o fim do exercício, com a confirmação dos dados dos beneficiários efetivos.
• Após 12 meses: o serviço incluído de morada da sede e pessoa de contacto termina se não for prolongado.

Esta página não indica nenhum número de dias para a inscrição pelo notário nem para a decisão de um banco: são fixados pelo notário, pelo registo e pelo banco, não por nós.

O que esta lista não cobre

• a sua situação fiscal pessoal no país onde vive — verifique-a com um consultor fiscal desse país;
• licenças: uma sociedade que planeie uma atividade regulada precisa da sua própria autorização, decidida apenas pela autoridade competente — veja sociedades licenciadas (em inglês);
• uma autorização de residência: possuir ou gerir uma sociedade estónia não dá, por si só, o direito de viver na Estónia.

Serviço relacionado

A lista segue a compra de uma sociedade estónia pronta; os passos da própria compra estão nessa página em como decorre a compra. As sociedades que podem ser cedidas agora estão na lista de sociedades à venda.

Encomendar uma sociedade pronta Preços Guia em inglês

Não prestamos serviços a cidadãos russos nem a sociedades russas.

Fontes oficiais

• lei do registo comercial, § 24 (pessoa de contacto); código comercial, § 149 (cessão de quota) e § 179 (relatório anual); lei da contabilidade; lei de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, § 77 — textos no Riigi Teataja, o jornal oficial da Estónia;
• dados das sociedades e beneficiários efetivos: e-Business Register;
• declarações fiscais e registo para efeitos de IVA: Administração Fiscal e Aduaneira da Estónia.

Este guia é informação geral sobre as sociedades estónias e os nossos serviços. Não é aconselhamento jurídico ou fiscal para a sua situação.