Nach dem Kauf einer estnischen Gesellschaft: die ersten Schritte

Sobald der Notar die Übertragung des Anteils beurkundet hat, gehört die Gesellschaft Ihnen — und mit ihr ihre Pflichten. In den ersten Wochen prüfen Sie die Registerdaten, stellen sicher, dass Adresse und Kontaktperson der Gesellschaft in Ordnung sind, beginnen die Buchhaltung mit dem ersten Geschäftsvorfall und notieren den Termin des nächsten Jahresabschlusses. Keiner dieser Schritte erfordert eine Reise nach Estland.

Was das Gesetz vom neuen Eigentümer erwartet

• Richtige Registerdaten. Änderungen bei Vorstandsmitgliedern, Gesellschaftern, Firmenname, Adresse oder Tätigkeitsbereich müssen in das Handelsregister eingetragen werden. Der Notar, der die Übertragung eines Anteils beurkundet, sendet die Mitteilung darüber innerhalb von zwei Tagen an das Handelsregister, und der Anteil gilt mit der Eintragung im Register als übergegangen (Handelsgesetzbuch § 149); die übrigen Änderungen reicht die Gesellschaft selbst ein.
• Wirtschaftlich Berechtigte. Die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten müssen im Register richtig gehalten und bei der Einreichung des Jahresabschlusses bestätigt werden (Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung § 77).
• Adresse und Kontaktperson. Eine Gesellschaft, deren Adresse im Ausland liegt, muss eine Kontaktperson in Estland benennen (Handelsregistergesetz § 24). Die Kontaktperson wird befristet in das Register eingetragen; mit Ablauf der Frist werden die Angaben automatisch aus dem Register gelöscht.
• Buchhaltung. Nach dem Rechnungslegungsgesetz wird jeder Geschäftsvorfall auf der Grundlage eines Belegs gebucht, und die Buchhaltungsunterlagen werden sieben Jahre aufbewahrt.
• Jahresabschluss. Er wird von den Gesellschaftern genehmigt und innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres beim Handelsregister eingereicht (Handelsgesetzbuch § 179). Die Gesellschaft behält nach der Übertragung ihr ursprüngliches Eintragungsdatum; der nächste Abschluss richtet sich daher nach dem bestehenden Geschäftsjahr der Gesellschaft und nicht nach dem Tag des Kaufs.

Die Checkliste Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie das Register. Öffnen Sie die Gesellschaft im elektronischen Handelsregister und prüfen Sie, ob Gesellschafter, Vorstand und Adresse wie vereinbart eingetragen sind.
2. Prüfen Sie die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten. Nach einem Eigentümerwechsel müssen die Angaben den neuen wirtschaftlich Berechtigten zeigen. Ein Vorstandsmitglied reicht sie persönlich im Register ein — für ein anderes Vorstandsmitglied kann das niemand tun; ein Vorstandsmitglied, das dies nicht selbst kann, bevollmächtigt uns mit einer notariellen Vollmacht, und wir erstellen die Meldung und reichen sie über einen estnischen Notar ein — siehe Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten (auf Englisch).
3. Notieren Sie das Ende der enthaltenen Adress- und Kontaktpersonenleistung. Jedes Paket einer Vorratsgesellschaft enthält die Geschäftsadresse und die lizenzierte Kontaktperson für die ersten 12 Monate. Die Leistung darf nicht auslaufen.
4. Entscheiden Sie, wer die Bücher führt. Die Buchhaltung beginnt mit dem ersten Geschäftsvorfall.
5. Eröffnen Sie ein Geschäftskonto. Banken und Zahlungsinstitute entscheiden selbst über die Aufnahme von Kunden.
6. Prüfen Sie die nötigen steuerlichen Registrierungen. Eine mit USt-IdNr. gekaufte Gesellschaft gibt die Umsatzsteuererklärung jeden Monat ab, auch für einen Monat ohne Umsätze. Eine Gesellschaft ohne Nummer beantragt sie, wenn sie sie braucht oder wenn die Registrierung verpflichtend wird; die Entscheidung trifft das Steuer- und Zollamt. Für den Zoll brauchen Sie eine EORI-Nummer, für Wertpapiere und manche Bankbeziehungen einen LEI-Code.
7. Notieren Sie die wiederkehrenden Termine. Jahresabschluss, Bestätigung der Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten, Ende der Kontaktpersonenleistung und — wenn die Satzung eine festlegt — das Ende der Amtszeit des Vorstands.

Preise der hier genannten Leistungen

• Verlängerung von Geschäftsadresse und Kontaktperson: €350 / Jahr;
• Buchhaltung: ab €150 / Monat; Jahresabschluss: ab €450;
• Company-Secretary-Service, der die gesetzlichen Termine für Sie verfolgt: €250 / Jahr;
• Fristenkalender der Gesellschaft als Kalenderdatei: €70;
• Meldung der wirtschaftlich Berechtigten: €450;
• EORI-Nummer: €200; LEI-Code: €350.

Jede davon wird im Bestellformular zusammen mit einer Gesellschaft oder später einzeln bestellt; alle laufenden Leistungen stehen auf der Seite Leistungen für Gesellschaften, die Preise auf der Seite Preise.

Leistungen bestellen Leistungen für Gesellschaften Vollständiger Leitfaden auf Englisch

Die Übersicht der Steuererklärungen und weiterer Fristen steht im vollständigen Leitfaden auf Englisch.

Für russische Staatsbürger und russische Unternehmen erbringen wir keine Leistungen.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Gesetzesangaben beziehen sich auf estnische Gesetze in ihrer geltenden Fassung.