Kurz gesagt
Wann eine Vollmacht nötig ist, welche Form sie haben muss und was unsere Vollmachtserstellung umfasst. Viele Änderungen bei einer estnischen Gesellschaft kann eine Person mit estnischem Personalausweis oder digitaler E-Resident-ID vollständig online vornehmen. Manche nicht: Die Übertragung eines Geschäftsanteils an einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ) muss notariell beurkundet werden, bestimmte Immobiliengeschäfte brauchen einen Notar, und wer keine estnische digitale Identität hat, kann Registeranträge nicht elektronisch signieren.
Viele Änderungen bei einer estnischen Gesellschaft kann eine Person mit estnischem Personalausweis oder digitaler E-Resident-ID vollständig online vornehmen. Manche nicht: Die Übertragung eines Geschäftsanteils an einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ) muss notariell beurkundet werden, bestimmte Immobiliengeschäfte brauchen einen Notar, und wer keine estnische digitale Identität hat, kann Registeranträge nicht elektronisch signieren. In diesen Fällen ist die praktische Lösung eine Vollmacht (volikiri): Sie ermächtigen einen Vertreter, in Estland für Sie zu handeln. Dieser Leitfaden erklärt, wann eine Vollmacht nötig ist, welche Form sie haben muss und was unsere Vollmachtserstellung umfasst.
Der Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung für Ihren Fall.
Wann eine Vollmacht nötig ist
- Kauf oder Verkauf eines OÜ-Anteils. Der Übertragungsvertrag muss notariell beurkundet werden. Können Sie nicht zu einem Notar in Estland kommen, ermächtigen Sie einen Vertreter. So wird eine Vorratsgesellschaft aus der Ferne gekauft.
- Ferngründung einer Gesellschaft über einen Notar, wenn der Gründer das Online-Unternehmensportal nicht nutzt.
- Änderungen in der Gesellschaft — ein neues Vorstandsmitglied, neue Gesellschafter, geänderte Satzung, ein neuer Firmenname —, wenn die Person, die unterschreiben muss, keine estnische digitale Identität hat; siehe den Leitfaden Vorstand, Gesellschafter oder Satzung ändern.
- Immobiliengeschäfte, die in Estland in notarieller Form geschlossen werden.
- Vertretung in anderen Geschäftsvorgängen — der Umgang mit Behörden, Banken oder Geschäftspartnern in Ihrem Namen.
Form: einfach schriftlich, notariell, mit Apostille
Nach dem estnischen Gesetz über den Allgemeinen Teil des Zivilgesetzbuchs muss eine Vollmacht in der Regel die Form haben, die für das Geschäft verlangt wird, zu dem sie ermächtigt. Für ein Geschäft, das notariell beurkundet werden muss — etwa die Übertragung eines OÜ-Anteils —, muss auch die Vollmacht notariell beurkundet sein. Für andere Handlungen genügt in der Regel eine schriftliche oder elektronisch signierte Vollmacht.
Eine im Ausland notariell errichtete Vollmacht muss vom estnischen Notar oder von der Behörde, die sich auf sie stützt, anerkannt werden. Für Dokumente aus den meisten Ländern bedeutet das eine Apostille nach dem Haager Übereinkommen von 1961; für manche Länder eine Legalisation und für manche gar keine zusätzliche Förmlichkeit. Die Regeln hängen von dem Land ab, in dem das Dokument unterzeichnet wird, und wir sagen Ihnen, was gilt, bevor Sie zum Notar gehen.
Für eine Registereintragung per Vollmacht: Die Vollmacht wird immer in Ihrem Heimatland unterzeichnet, dort von einem örtlichen Notar beglaubigt und in der Regel auch mit einer Apostille versehen. Eine Apostille ist nicht nötig, wenn die Vollmacht in Lettland, Litauen, Polen oder der Ukraine unterzeichnet wird. Die Gebühr des Notars in Ihrem Heimatland und die Apostille sind in unserem Preis nicht enthalten — Sie zahlen sie vor Ort.
Ein E-Resident oder eine Person mit estnischem Personalausweis kann einen ausländischen Notar oft ganz vermeiden: Manche notariellen Akte kann ein estnischer Notar aus der Ferne vornehmen. Wo dieser Weg für Ihr Geschäft offensteht, sagen wir es.
Warum der Text wichtig ist
Ein estnischer Notar liest die Vollmacht Wort für Wort. Eine zu enge Vollmacht („den Anteilsübertragungsvertrag zu unterzeichnen“) deckt die zugehörigen Handlungen, die der Notar braucht, womöglich nicht ab („und den Antrag beim Handelsregister einzureichen und die notarielle Urkunde entgegenzunehmen“). Eine zu weite kann von einer Bank abgelehnt werden oder unklug sein. Ein zweisprachiger Text — Estnisch und Englisch nebeneinander — erspart eine beeidigte Übersetzung in Estland und lässt Sie genau lesen, was Sie unterschreiben.
Was Sie erhalten
Unsere Vollmachtserstellung kostet €70 und wird zusammen mit der Änderung oder dem Geschäft bestellt, dem sie dient. Bei einer Registereintragung per Vollmacht (Satzung, Firmenname, Vorstand, Adresse, Kontaktperson, Gesellschafter oder Stammkapital) ist die Erstellung bereits im Preis der Eintragung enthalten. Sie erhalten:
- die Vollmacht auf Englisch und Estnisch, für diese Änderung oder dieses Geschäft entworfen;
- eine Anleitung zur Unterzeichnung vor einem Notar in Ihrem Land und, wo nötig, zur Einholung einer Apostille.
Nicht enthalten: die Notargebühr und die Apostille in Ihrem eigenen Land, die Sie dort an den Notar oder die Behörde zahlen, und die Beglaubigung selbst. Estnische Staats- und Notargebühren sind in jedem Festpreis enthalten, auch bei Registereintragungen; bei Leistungen mit „ab“-Preis werden sie zusätzlich gezahlt. Bei einer per Vollmacht gekauften Vorratsgesellschaft ist die Vollmacht bereits Teil des Fernkauf-Pakets und wird nicht gesondert bestellt.
Alle Preise verstehen sich ohne Umsatzsteuer. Die gesamte Kommunikation erfolgt per E-Mail.
Registereintragung per Vollmacht bestellen Preise Leitfaden auf Englisch
Für Staatsangehörige Russlands und für Unternehmen aus Russland erbringen wir keine Leistungen.
Häufige Fragen
Wann brauche ich eine Vollmacht für meine estnische Gesellschaft?
Wenn eine Handlung in Estland vorgenommen werden muss und Sie sie nicht selbst unterzeichnen können — typischerweise eine notariell beurkundete Anteilsübertragung, eine Ferngründung über einen Notar, ein Immobiliengeschäft oder eine Registeränderung, wenn Sie keine estnische digitale Identität haben. Für ein Geschäft, das notariell beurkundet werden muss, muss auch die Vollmacht notariell beurkundet sein.
Wie läuft der Weg per Vollmacht ab?
Wir entwerfen die Vollmacht. Sie unterzeichnen sie in Ihrem Heimatland, ein örtlicher Notar beglaubigt sie, und in der Regel wird sie auch mit einer Apostille versehen. Eine Apostille ist nicht nötig, wenn die Vollmacht in Lettland, Litauen, Polen oder der Ukraine unterzeichnet wird. Die Gebühr des Notars in Ihrem Heimatland und die Apostille sind in unserem Preis nicht enthalten — Sie zahlen sie vor Ort.
Quelle: estnisches Gesetz über den Allgemeinen Teil des Zivilgesetzbuchs (tsiviilseadustiku üldosa seadus), Riigi Teataja. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.