Pełnomocnictwo do zmian w estońskiej spółce

Wiele zmian w estońskiej spółce może w całości online przeprowadzić osoba z estońskim dowodem osobistym lub cyfrowym identyfikatorem e-rezydenta. Niektórych nie można: zbycie udziału w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ) musi być poświadczone notarialnie, niektóre transakcje dotyczące nieruchomości wymagają notariusza, a osoba bez estońskiej tożsamości cyfrowej nie może podpisywać wniosków rejestrowych elektronicznie. W takich przypadkach praktycznym rozwiązaniem jest pełnomocnictwo (volikiri): upoważniacie przedstawiciela do działania za was w Estonii. Ten poradnik wyjaśnia, kiedy pełnomocnictwo jest potrzebne, jaką ma mieć formę i co obejmuje nasza usługa przygotowania pełnomocnictwa.

Poradnik to informacja ogólna, a nie porada prawna w waszej sprawie.

Kiedy potrzebne jest pełnomocnictwo

• Kupno lub sprzedaż udziału w OÜ. Umowa zbycia musi być poświadczona notarialnie. Jeżeli nie możecie stawić się u notariusza w Estonii, upoważniacie przedstawiciela. Tak kupuje się zdalnie gotową spółkę.
• Zdalne założenie spółki przez notariusza, gdy założyciel nie korzysta z internetowego portalu rejestracji spółek.
• Zmiany w spółce — nowy członek zarządu, nowi wspólnicy, zmieniona umowa spółki, nowa nazwa firmy — gdy osoba, która musi podpisać, nie ma estońskiej tożsamości cyfrowej; zobacz poradnik zmiana zarządu, wspólników lub umowy spółki.
• Transakcje dotyczące nieruchomości, które w Estonii zawiera się w formie notarialnej.
• Reprezentacja w innych sprawach biznesowych — kontakty z organami, bankami lub kontrahentami w waszym imieniu.

Forma: zwykła pisemna, notarialna, z apostille

Zgodnie z estońską ustawą o części ogólnej kodeksu cywilnego pełnomocnictwo musi co do zasady mieć formę wymaganą dla czynności, do której upoważnia. Dla czynności, która musi być poświadczona notarialnie — takiej jak zbycie udziału w OÜ — notarialnie poświadczone musi być także pełnomocnictwo. Dla innych czynności zwykle wystarcza pełnomocnictwo pisemne lub podpisane elektronicznie.

Pełnomocnictwo poświadczone notarialnie za granicą musi zostać przyjęte przez estońskiego notariusza lub organ, który się na nim opiera. Dla dokumentów z większości krajów oznacza to apostille na podstawie konwencji haskiej z 1961 roku; dla niektórych krajów legalizację, a dla niektórych żadnej dodatkowej formalności. Zasady zależą od kraju, w którym dokument jest podpisywany, i mówimy wam, co obowiązuje, zanim pójdziecie do notariusza.

Przy wpisie do rejestru na podstawie pełnomocnictwa: pełnomocnictwo zawsze podpisuje się w swoim kraju, poświadcza je tamtejszy notariusz i z reguły opatruje się je także apostille. Apostille nie jest potrzebna, gdy pełnomocnictwo jest podpisywane na Łotwie, Litwie, w Polsce lub na Ukrainie. Opłata notariusza w waszym kraju i apostille nie są wliczone w naszą cenę — płacicie je na miejscu.

E-rezydent lub osoba z estońskim dowodem osobistym często może w ogóle uniknąć zagranicznego notariusza: niektóre czynności notarialne estoński notariusz może wykonać zdalnie. Jeżeli ta droga jest dostępna dla waszej czynności, mówimy o tym.

Dlaczego tekst ma znaczenie

Estoński notariusz czyta pełnomocnictwo słowo po słowie. Zbyt wąskie umocowanie („do podpisania umowy zbycia udziału”) może nie obejmować powiązanych czynności, których potrzebuje notariusz („oraz do złożenia wniosku do rejestru handlowego i odbioru aktu notarialnego”). Zbyt szerokie może zostać odrzucone przez bank albo być nierozsądne. Tekst dwujęzyczny — estoński i angielski obok siebie — pozwala uniknąć tłumaczenia przysięgłego w Estonii i przeczytać dokładnie to, co podpisujecie.

Co otrzymujecie

Nasze przygotowanie pełnomocnictwa kosztuje €70 i zamawia się je razem ze zmianą lub czynnością, której służy. Przy wpisie do rejestru na podstawie pełnomocnictwa (umowa spółki, nazwa firmy, zarząd, adres, osoba kontaktowa, wspólnicy lub kapitał zakładowy) przygotowanie jest już wliczone w cenę wpisu. Otrzymujecie:

• pełnomocnictwo w języku angielskim i estońskim, przygotowane dla tej zmiany lub czynności;
• instrukcję podpisania go u notariusza w waszym kraju i, w razie potrzeby, uzyskania apostille.

Nie obejmuje: opłaty notarialnej i apostille w waszym kraju, które płacicie tamtejszemu notariuszowi lub organowi, ani samego poświadczenia. Estońskie opłaty państwowe i notarialne są wliczone w każdą stałą cenę, także przy wpisach do rejestru; przy usługach z ceną „od” płaci się je dodatkowo. Przy gotowej spółce kupowanej przez pełnomocnictwo pełnomocnictwo jest już częścią pakietu zakupu zdalnego i nie zamawia się go osobno.

Ceny podano bez VAT. Cała komunikacja odbywa się e-mailem.

Zamów wpis na podstawie pełnomocnictwa Cennik Poradnik po angielsku

Nie świadczymy usług obywatelom Rosji ani spółkom z Rosji.

Najczęstsze pytania

Źródło: estońska ustawa o części ogólnej kodeksu cywilnego (tsiviilseadustiku üldosa seadus), Riigi Teataja. Informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa.