Volmacht voor wijzigingen in een Estse vennootschap

Veel wijzigingen in een Estse vennootschap kunnen volledig online worden doorgevoerd door iemand met een Estse identiteitskaart of de digitale identiteit van een e-resident. Sommige niet: de overdracht van een aandeel in een besloten vennootschap (OÜ) moet notarieel worden verleden, bepaalde vastgoedtransacties vereisen een notaris, en wie geen Estse digitale identiteit heeft, kan registeraanvragen niet elektronisch ondertekenen. In die gevallen is de praktische oplossing een volmacht (volikiri): u machtigt een vertegenwoordiger om in Estland namens u op te treden. Deze gids legt uit wanneer een volmacht nodig is, welke vorm die moet hebben en wat ons opstellen van een volmacht omvat.

Deze gids is algemene informatie, geen juridisch advies voor uw situatie.

Wanneer een volmacht nodig is

• Koop of verkoop van een aandeel in een OÜ. De overdrachtsovereenkomst moet notarieel worden verleden. Kunt u niet naar een notaris in Estland komen, dan machtigt u een vertegenwoordiger. Zo wordt een kant-en-klare vennootschap op afstand gekocht.
• Oprichting van een vennootschap op afstand via een notaris, wanneer de oprichter het online ondernemersportaal niet gebruikt.
• Wijzigingen in de vennootschap — een nieuw bestuurslid, nieuwe aandeelhouders, gewijzigde statuten, een nieuwe handelsnaam — wanneer de persoon die moet tekenen geen Estse digitale identiteit heeft; zie de gids bestuur, aandeelhouders of statuten wijzigen.
• Vastgoedtransacties, die in Estland in notariële vorm worden gesloten.
• Vertegenwoordiging in andere zakelijke aangelegenheden — het contact met overheidsinstanties, banken of wederpartijen namens u.

Vorm: gewoon schriftelijk, notarieel, met apostille

Volgens de Estse Wet op het algemeen deel van het burgerlijk wetboek moet een volmacht in de regel de vorm hebben die vereist is voor de rechtshandeling waartoe zij machtigt. Voor een rechtshandeling die notarieel moet worden verleden — zoals de overdracht van een OÜ-aandeel — moet ook de volmacht notarieel zijn. Voor andere handelingen volstaat doorgaans een schriftelijke of elektronisch ondertekende volmacht.

Een in het buitenland notarieel opgemaakte volmacht moet worden aanvaard door de Estse notaris of instantie die erop steunt. Voor documenten uit de meeste landen betekent dat een apostille volgens het Haags Apostilleverdrag van 1961; voor sommige landen een legalisatie, en voor sommige helemaal geen extra formaliteit. De regels hangen af van het land waar het document wordt ondertekend, en wij vertellen u wat geldt voordat u naar de notaris gaat.

Voor een registerinschrijving via volmacht: de volmacht wordt altijd in uw eigen land ondertekend, daar door een plaatselijke notaris gelegaliseerd en in de regel ook van een apostille voorzien. Een apostille is niet nodig wanneer de volmacht in Letland, Litouwen, Polen of Oekraïne wordt ondertekend. Het honorarium van de notaris in uw eigen land en de apostille zijn niet in onze prijs inbegrepen — u betaalt die ter plaatse.

Een e-resident of iemand met een Estse identiteitskaart kan een buitenlandse notaris vaak helemaal vermijden: sommige notariële handelingen kan een Estse notaris op afstand verrichten. Waar die weg voor uw transactie openstaat, zeggen wij het.

Waarom de tekst ertoe doet

Een Estse notaris leest de volmacht woord voor woord. Een te beperkte volmacht (‘de overeenkomst tot overdracht van het aandeel te ondertekenen’) dekt mogelijk niet de bijbehorende handelingen die de notaris nodig heeft (‘en de aanvraag bij het handelsregister in te dienen en de notariële akte in ontvangst te nemen’). Een te ruime volmacht kan door een bank worden geweigerd of onverstandig zijn om te verlenen. Een tweetalige tekst — Ests en Engels naast elkaar — maakt een beëdigde vertaling in Estland overbodig en laat u precies lezen wat u ondertekent.

Wat u krijgt

Ons opstellen van een volmacht kost €70 en wordt besteld samen met de wijziging of transactie waarvoor de volmacht dient. Bij een registerinschrijving via volmacht (statuten, handelsnaam, bestuur, adres, contactpersoon, aandeelhouders of aandelenkapitaal) is het opstellen al in de prijs van de inschrijving inbegrepen. U krijgt:

• de volmacht in het Engels en het Ests, opgesteld voor die wijziging of transactie;
• instructies om haar te ondertekenen bij een notaris in uw land en, waar nodig, een apostille te verkrijgen.

Niet inbegrepen: het notarishonorarium en de apostille in uw eigen land, die u daar aan de notaris of de instantie betaalt, en de legalisatie zelf. Estse overheidsheffingen en notariskosten zijn in elke vaste prijs inbegrepen, ook bij registerinschrijvingen; bij diensten met een vanafprijs worden ze extra betaald. Bij een kant-en-klare vennootschap die via volmacht wordt gekocht, maakt de volmacht al deel uit van het pakket voor aankoop op afstand en wordt ze niet afzonderlijk besteld.

Alle prijzen zijn exclusief btw. Alle communicatie verloopt per e-mail.

Registerinschrijving via volmacht bestellen Prijzen Gids in het Engels

Aan Russische staatsburgers en Russische vennootschappen verlenen wij geen diensten.

Veelgestelde vragen

Bron: Estse Wet op het algemeen deel van het burgerlijk wetboek (tsiviilseadustiku üldosa seadus), Riigi Teataja. Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.