Procura per le modifiche di una società estone

Molte modifiche di una società estone possono essere effettuate interamente online da una persona con carta d'identità estone o identità digitale di e-residente. Alcune no: la cessione di una quota di una società a responsabilità limitata (OÜ) deve essere autenticata da un notaio, alcune operazioni immobiliari richiedono un notaio e chi non ha un'identità digitale estone non può firmare elettronicamente le domande al registro. In questi casi la soluzione pratica è una procura (volikiri): lei autorizza un rappresentante ad agire per suo conto in Estonia. Questa guida spiega quando serve una procura, che forma deve avere e cosa comprende il nostro servizio di redazione della procura.

La guida è un'informazione generale, non una consulenza legale sul suo caso.

Quando serve una procura

• Acquisto o vendita di una quota di una OÜ. Il contratto di cessione deve essere autenticato da un notaio. Se non può recarsi da un notaio in Estonia, autorizza un rappresentante. È così che si acquista a distanza una società pronta.
• Costituzione di una società a distanza tramite un notaio, quando il fondatore non utilizza il portale online per la registrazione delle imprese.
• Modifiche nella società — un nuovo membro del consiglio di gestione, nuovi soci, uno statuto modificato, una nuova denominazione sociale — quando la persona che deve firmare non ha un'identità digitale estone; si veda la guida modificare gli amministratori, i soci o lo statuto.
• Operazioni immobiliari, che in Estonia si concludono in forma notarile.
• Rappresentanza in altre pratiche aziendali — i rapporti con autorità, banche o controparti per suo conto.

Forma: scritta semplice, notarile, con apostilla

Secondo la legge estone sulla parte generale del codice civile, una procura deve, di regola, avere la forma richiesta per il negozio che autorizza. Per un negozio che deve essere autenticato da un notaio — come la cessione di una quota di una OÜ — anche la procura deve essere notarile. Per gli altri atti di solito è sufficiente una procura scritta o firmata elettronicamente.

Una procura rilasciata davanti a un notaio all'estero deve essere accettata dal notaio o dall'autorità estone che vi fa affidamento. Per i documenti della maggior parte dei paesi ciò significa un'apostilla ai sensi della Convenzione dell'Aia sull'apostilla del 1961; per alcuni paesi una legalizzazione, e per altri nessuna formalità aggiuntiva. Le regole dipendono dal paese in cui il documento viene firmato, e le diciamo cosa si applica prima che lei vada dal notaio.

Per un'iscrizione nel registro tramite procura: la procura viene sempre firmata nel suo paese, autenticata lì da un notaio locale e, di regola, munita anche di apostilla. L'apostilla non è necessaria quando la procura è firmata in Lettonia, Lituania, Polonia o Ucraina. L'onorario del notaio nel suo paese e l'apostilla non sono compresi nel nostro prezzo: li paga sul posto.

Un e-residente o una persona con carta d'identità estone può spesso fare del tutto a meno di un notaio straniero: alcuni atti notarili possono essere compiuti a distanza da un notaio estone. Quando questa strada è disponibile per la sua operazione, glielo diciamo.

Perché il testo è importante

Un notaio estone legge la procura parola per parola. Una procura troppo ristretta («firmare il contratto di cessione della quota») può non coprire gli atti connessi di cui il notaio ha bisogno («nonché presentare la domanda al registro delle imprese e ricevere l'atto notarile»). Una troppo ampia può essere rifiutata da una banca o essere imprudente da rilasciare. Un testo bilingue — estone e inglese affiancati — evita una traduzione giurata in Estonia e le permette di leggere esattamente ciò che firma.

Cosa riceve

La nostra redazione della procura costa €70 e si ordina insieme alla modifica o all'operazione a cui serve. Per un'iscrizione nel registro tramite procura (statuto, denominazione sociale, consiglio di gestione, indirizzo, persona di contatto, soci o capitale sociale) la redazione è già compresa nel prezzo dell'iscrizione. Riceve:

• la procura in inglese e in estone, redatta per quella modifica o operazione;
• le istruzioni per firmarla davanti a un notaio nel suo paese e, se necessario, ottenere un'apostilla.

Non compresi: l'onorario del notaio e l'apostilla nel suo paese, che paga lì al notaio o all'autorità, né l'autenticazione stessa. Le imposte statali e gli onorari notarili estoni sono compresi in ogni prezzo fisso, anche per le iscrizioni nel registro; per i servizi con prezzo «a partire da» si pagano a parte. Per una società pronta acquistata tramite procura, la procura fa già parte del pacchetto di acquisto a distanza e non si ordina separatamente.

Tutti i prezzi sono IVA esclusa. Tutta la comunicazione avviene via e-mail.

Ordinare un'iscrizione nel registro tramite procura Prezzi Istruzioni in inglese

Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.

Domande frequenti

Fonte: legge estone sulla parte generale del codice civile (tsiviilseadustiku üldosa seadus), Riigi Teataja. Informazione generale, non una consulenza legale o fiscale.