Procuration pour les modifications d'une société estonienne

De nombreuses modifications d'une société estonienne peuvent être effectuées entièrement en ligne par une personne disposant d'une carte d'identité estonienne ou de l'identité numérique d'e-résident. Certaines non : la cession d'une part d'une société à responsabilité limitée (OÜ) doit être faite par acte notarié, certaines transactions immobilières exigent un notaire, et une personne sans identité numérique estonienne ne peut pas signer électroniquement les demandes au registre. Dans ces cas, la solution pratique est une procuration (volikiri) : vous habilitez un représentant à agir pour vous en Estonie. Ce guide explique quand une procuration est nécessaire, quelle forme elle doit revêtir et ce que comprend notre service de rédaction de procuration.

Ce guide est une information générale, non un conseil juridique adapté à votre situation.

Quand une procuration est nécessaire

• Achat ou vente d'une part d'OÜ. Le contrat de cession doit être conclu par acte notarié. Si vous ne pouvez pas vous rendre chez un notaire en Estonie, vous habilitez un représentant. C'est ainsi qu'une société prête à l'emploi s'achète à distance.
• Création d'une société à distance par l'intermédiaire d'un notaire, lorsque le fondateur n'utilise pas le portail en ligne d'enregistrement des sociétés.
• Modifications dans la société — un nouveau membre du conseil de direction, de nouveaux associés, des statuts modifiés, une nouvelle dénomination sociale — lorsque la personne qui doit signer n'a pas d'identité numérique estonienne ; voir le guide modifier le conseil de direction, les associés ou les statuts.
• Transactions immobilières, qui sont conclues en Estonie en la forme notariée.
• Représentation dans d'autres démarches — les relations avec les autorités, les banques ou les cocontractants en votre nom.

Forme : simple écrit, acte notarié, apostille

Selon la loi estonienne sur la partie générale du code civil, une procuration doit en principe revêtir la forme requise pour l'acte qu'elle autorise. Pour un acte qui doit être notarié — comme la cession d'une part d'OÜ —, la procuration doit elle aussi être notariée. Pour les autres actes, une procuration écrite ou signée électroniquement suffit généralement.

Une procuration notariée à l'étranger doit être acceptée par le notaire ou l'autorité estonienne qui s'appuie sur elle. Pour les documents de la plupart des pays, cela signifie une apostille au titre de la Convention Apostille de La Haye de 1961 ; pour certains pays, une légalisation, et pour d'autres, aucune formalité supplémentaire. Les règles dépendent du pays où le document est signé, et nous vous indiquons ce qui s'applique avant que vous alliez chez le notaire.

Pour une inscription au registre par procuration : la procuration est toujours signée dans votre pays, y est certifiée par un notaire local et, en règle générale, revêtue aussi d'une apostille. Une apostille n'est pas nécessaire lorsque la procuration est signée en Lettonie, en Lituanie, en Pologne ou en Ukraine. Les honoraires du notaire de votre pays et l'apostille ne sont pas compris dans notre prix — vous les payez sur place.

Un e-résident ou une personne disposant d'une carte d'identité estonienne peut souvent se passer entièrement d'un notaire étranger : certains actes notariés peuvent être accomplis à distance par un notaire estonien. Lorsque cette voie est ouverte pour votre opération, nous vous le disons.

Pourquoi le texte compte

Un notaire estonien lit la procuration mot à mot. Une procuration trop étroite (« signer le contrat de cession de parts ») peut ne pas couvrir les actes connexes dont le notaire a besoin (« et déposer la demande au registre du commerce et recevoir l'acte notarié »). Une procuration trop large peut être refusée par une banque ou être imprudente à donner. Un texte bilingue — estonien et anglais côte à côte — évite une traduction assermentée en Estonie et vous permet de lire exactement ce que vous signez.

Ce que vous recevez

Notre service de rédaction de procuration coûte €70 et se commande avec la modification ou l'opération qu'il sert. Pour une inscription au registre par procuration (statuts, dénomination sociale, conseil de direction, adresse, personne de contact, associés ou capital social), la rédaction est déjà comprise dans le prix de l'inscription. Vous recevez :

• la procuration en anglais et en estonien, rédigée pour cette modification ou cette opération ;
• des instructions pour la signer devant un notaire de votre pays et, si nécessaire, obtenir une apostille.

Non compris : les honoraires du notaire et l'apostille dans votre propre pays, que vous payez sur place au notaire ou à l'autorité, ainsi que la certification elle-même. Les taxes publiques et les frais de notaire estoniens sont compris dans chaque prix fixe, y compris pour les inscriptions au registre ; pour les services à prix « à partir de », ils sont payés en sus. Pour une société prête à l'emploi achetée par procuration, la procuration fait déjà partie de la formule d'achat à distance et ne se commande pas séparément.

Tous les prix s'entendent hors TVA. Toute la communication se fait par e-mail.

Commander une inscription au registre par procuration Tarifs Guide en anglais

Nous ne fournissons pas de services aux citoyens russes ni aux sociétés russes.

Questions fréquentes

Source : loi estonienne sur la partie générale du code civil (tsiviilseadustiku üldosa seadus), Riigi Teataja. Information générale, non un conseil juridique ou fiscal.