Na de koop van een Estse vennootschap: de controlelijst

Kort gezegd: zodra de notaris de overdracht heeft gewaarmerkt, is de vennootschap van u, en haar verplichtingen ook. In de eerste weken controleert u de gegevens in het register, zorgt u dat adres en contactpersoon van de vennootschap in orde zijn, begint u de boekhouding vanaf de eerste transactie en noteert u de datum van het volgende jaarverslag. Geen van deze stappen vraagt een bezoek aan Estland.

Wat de wet van de nieuwe eigenaar verwacht

• Juiste gegevens in het register. Wijzigingen van bestuursleden, aandeelhouders, naam, adres of activiteitscode moeten in het handelsregister worden ingeschreven. De notaris die de overdracht van een aandeel waarmerkt, stuurt de melding daarvan binnen twee dagen naar het handelsregister, en de overdracht geldt als gebeurd bij de inschrijving (wetboek van koophandel, § 149); de andere wijzigingen dient de vennootschap zelf in.
• Uiteindelijk begunstigden. De gegevens van de uiteindelijk begunstigden moeten juist in het register staan en bij het indienen van het jaarverslag worden bevestigd (wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering, § 77).
• Adres en contactpersoon. Een vennootschap met een adres in het buitenland moet een contactpersoon in Estland aanwijzen (wet op het handelsregister, § 24). De contactpersoon wordt voor een termijn in het register ingeschreven; aan het einde ervan worden de gegevens automatisch uit het register verwijderd.
• Boekhouding. Volgens de boekhoudwet wordt elke transactie op basis van een brondocument geboekt, en de boeken worden zeven jaar bewaard.
• Jaarverslag. Het wordt door de aandeelhouders goedgekeurd en binnen zes maanden na het einde van het boekjaar bij het handelsregister ingediend (wetboek van koophandel, § 179). De vennootschap behoudt na de overdracht haar oorspronkelijke inschrijvingsdatum; het volgende verslag volgt dus het bestaande boekjaar van de vennootschap, niet de dag van uw koop.

De controlelijst, stap voor stap

1. Controleer het register. Open de vennootschap in het e-Business Register en controleer of de aandeelhouder, het bestuur en het adres staan zoals afgesproken.
2. Controleer de gegevens van de uiteindelijk begunstigden. Na een wijziging van eigenaar moeten ze de nieuwe uiteindelijk begunstigde tonen. Een bestuurslid dient ze persoonlijk in het register in — niemand kan dat namens een ander bestuurslid doen; een bestuurslid dat dat niet kan, machtigt ons met een notariële volmacht, en wij stellen de melding op en dienen ze in via een Estse notaris — zie gegevens van uiteindelijk begunstigden (in het Engels).
3. Noteer het einde van de inbegrepen dienst van adres en contactpersoon. Elk pakket voor een kant-en-klare vennootschap omvat het statutaire adres en de erkende contactpersoon gedurende de eerste 12 maanden. De dienst mag niet verlopen; zie verlenging van adres en contactpersoon (in het Engels).
4. Beslis wie de boekhouding doet. De boekhouding begint bij de eerste transactie. Zie boekhouding voor een Estse OÜ (in het Engels).
5. Open een zakelijke rekening. Banken en betaalinstellingen beslissen zelf over het openen; zie bankrekening voor een Estse vennootschap (in het Engels).
6. Controleer de belastingregistraties die u nodig hebt. Een vennootschap gekocht met btw-nummer dient elke maand de btw-aangifte in, ook voor een maand zonder transacties. Een vennootschap zonder nummer vraagt het aan wanneer ze het nodig heeft of wanneer registratie verplicht wordt; de Belasting- en Douanedienst beslist — zie btw-registratie (in het Engels). Voor de douane hebt u een EORI-nummer nodig, voor effecten en sommige bankrelaties een LEI-code — zie EORI en LEI (in het Engels).
7. Noteer de terugkerende data. Het jaarverslag, de bevestiging van de uiteindelijk begunstigden, het einde van de dienst van contactpersoon en, als de statuten die vastleggen, het einde van de termijn van het bestuur.

Documenten die u wordt gevraagd

• voor de dienst van adres en contactpersoon: paspoort of identiteitskaart en adresbewijs van de bestuursleden en uiteindelijk begunstigden;
• voor de boekhouding: brondocumenten van elke transactie — facturen, contracten, bankafschriften;
• voor een wijziging in het register die niet digitaal kan worden getekend: een volmacht getekend in uw eigen land, daar notarieel gewaarmerkt en in de regel geapostilleerd (niet nodig als ze in Letland, Litouwen, Polen of Oekraïne wordt getekend).

Prijzen van de diensten die hier worden genoemd

• verlenging van het statutaire adres en de contactpersoon: €350 / jaar;
• boekhouding: vanaf €150 / maand; jaarverslag: vanaf €450;
• secretariaatsdienst voor de vennootschap, die de wettelijke data voor u bijhoudt: €250 / jaar;
• termijnkalender van de vennootschap als kalenderbestand: €70;
• melding van de uiteindelijk begunstigden: €450;
• EORI-nummer: €200; LEI-code: €350.

Elke dienst wordt besteld in het bestelformulier, samen met een vennootschap of later afzonderlijk; de volledige lijst staat in de prijzen, en de lopende diensten van elke vennootschap staan op de pagina diensten voor vennootschappen.

Data en termijnen

• Elke maand: het formulier TSD uiterlijk op de 10e van de volgende maand als de vennootschap lonen, bestuursvergoedingen of dividenden betaalt; de btw-aangifte KMD uiterlijk op de 20e als de vennootschap voor de btw is geregistreerd.
• Elk jaar: het jaarverslag binnen zes maanden na het einde van het boekjaar, met de bevestiging van de gegevens van de uiteindelijk begunstigden.
• Na 12 maanden: de inbegrepen dienst van statutair adres en contactpersoon eindigt als hij niet wordt verlengd.

Deze pagina noemt geen aantal dagen voor de inschrijving door de notaris of voor de beslissing van een bank: die worden bepaald door de notaris, het register en de bank, niet door ons.

Wat deze lijst niet omvat

• uw persoonlijke belastingpositie in het land waar u woont — controleer die met een belastingadviseur daar;
• vergunningen: een vennootschap die een gereglementeerde activiteit plant, heeft een eigen vergunning nodig, waarover alleen de bevoegde autoriteit beslist — zie vennootschappen met vergunning (in het Engels);
• een verblijfsvergunning: het bezitten of leiden van een Estse vennootschap geeft op zichzelf geen recht om in Estland te wonen.

Verwante dienst

De lijst volgt op de koop van een kant-en-klare Estse vennootschap; de stappen van de koop zelf staan op die pagina onder hoe de koop verloopt. Vennootschappen die nu kunnen worden overgedragen, staan in de lijst van vennootschappen te koop.

Kant-en-klare vennootschap bestellen Prijzen Gids in het Engels

Aan Russische staatsburgers en Russische vennootschappen verlenen wij geen diensten.

Officiële bronnen

• wet op het handelsregister, § 24 (contactpersoon); wetboek van koophandel, § 149 (overdracht van een aandeel) en § 179 (jaarverslag); boekhoudwet; wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering, § 77 — teksten in Riigi Teataja, het Estse staatsblad;
• gegevens van vennootschappen en uiteindelijk begunstigden: e-Business Register;
• belastingaangiften en btw-registratie: Estse Belasting- en Douanedienst.

Deze gids is algemene informatie over Estse vennootschappen en onze diensten. Het is geen juridisch of fiscaal advies voor uw situatie.