W skrócie
Kiedy rejestracja jest obowiązkowa, kiedy dobrowolna, co sprawdza urząd i jak przygotować wniosek, który nie zostanie odrzucony. Estoński numer VAT pozwala spółce naliczać VAT, odliczać VAT naliczony i handlować z firmami z UE na zasadzie odwrotnego obciążenia. W przypadku spółki zarządzanej z zagranicy jest to także numer, któremu estoński Urząd Podatkowo-Celny przygląda się najuważniej.
Estoński numer VAT pozwala spółce naliczać VAT, odliczać VAT naliczony i handlować z firmami z UE na zasadzie odwrotnego obciążenia. W przypadku spółki zarządzanej z zagranicy jest to także numer, któremu estoński Urząd Podatkowo-Celny przygląda się najuważniej. Ten poradnik wyjaśnia, kiedy rejestracja jest obowiązkowa, kiedy dobrowolna, co sprawdza urząd i jak przygotować wniosek, który nie zostanie odrzucony.
Zanim wystawisz fakturę bez VAT firmie z innego kraju UE, sprawdź jej numer bezpłatnym sprawdzeniem numeru VAT UE (VIES).
Poradnik to informacja ogólna, a nie doradztwo podatkowe. O każdej rejestracji decyduje Urząd Podatkowo-Celny (Maksu- ja Tolliamet, EMTA).
Kiedy rejestracja jest obowiązkowa, a kiedy dobrowolna
- Obowiązkowa: gdy sprzedaż opodatkowana spółki w Estonii przekroczy od początku roku kalendarzowego 40 000 euro, spółka musi złożyć wniosek w ciągu trzech dni roboczych (estońska ustawa o VAT, § 19 ust. 1, sprzedaż liczona według § 19¹ ust. 3, i § 20 ust. 1; Urząd Podatkowo-Celny, rejestracja jako podatnik VAT). Rejestracji wymagają także inne przypadki, na przykład nabywanie towarów z innych państw członkowskich powyżej progu.
- Dobrowolna: poniżej progu spółka może się zarejestrować, jeżeli prowadzi lub wkrótce rozpocznie działalność gospodarczą związaną z Estonią. To zwykła droga dla nowej spółki, która sprzedaje firmom z UE albo musi od początku odliczać VAT naliczony.
Co sprawdza Urząd Podatkowo-Celny
Przy rejestracji dobrowolnej EMTA musi być przekonany, że spółka prowadzi lub wkrótce będzie prowadzić rzeczywistą działalność gospodarczą związaną z Estonią. Gdy zarząd znajduje się za granicą, urząd zwykle pyta:
- co spółka sprzedaje, komu i skąd oraz kto wykonuje pracę;
- o dowody: umowy, faktury, zamówienia, listy intencyjne, stronę internetową, oferty dostawców;
- o związek z Estonią: adres rejestrowy i osobę kontaktową, rachunek w estońskim banku lub instytucji pieniądza elektronicznego, księgowego, pracowników lub partnerów;
- kim są beneficjenci rzeczywiści i członkowie zarządu oraz czy mają historię podatkową gdzie indziej.
Ustawowy termin na decyzję to pięć dni roboczych, ale pytania go wydłużają. Wniosek bez dowodów rzeczywistej działalności zostaje odrzucony, a odmowa jest odnotowywana; dobrze przygotowany pierwszy wniosek ma znaczenie.
Jak go przygotowujemy
- analizujemy model biznesowy i posiadane dowody i mówimy, czego brakuje;
- przygotowujemy wniosek i pismo wyjaśniające, które opisuje działalność i jej związek z Estonią;
- odpowiadamy na pytania urzędu aż do decyzji.
Razem z nową spółką rejestracja VAT kosztuje €250; dla istniejącej spółki wniosek o numer VAT to €250. Jeżeli numer VAT jest potrzebny od pierwszego dnia, szybszą drogą jest gotowa spółka z aktywnym numerem VAT. Za rejestrację VAT nie pobiera się opłaty państwowej.
Po rejestracji
Spółka zarejestrowana jako podatnik VAT składa deklarację VAT (KMD) do 20. dnia każdego następnego miesiąca, także gdy nie było transakcji, i prowadzi księgi tak, aby potwierdzały deklarację. Wielu właścicieli łączy rejestrację z comiesięczną księgowością — zobacz usługi dla spółek.
Co otrzymujecie
- estoński numer VAT, ważny także w unijnym systemie VIES;
- pismo wyjaśniające i wniosek w złożonej postaci;
- krótką notatkę o comiesięcznych obowiązkach w VAT.
Przygotowujemy wniosek i prowadzimy sprawę; decyzja należy do Urzędu Podatkowo-Celnego i jej nie gwarantujemy. Ceny podano bez VAT. Cała komunikacja odbywa się e-mailem.
Zamów wniosek o numer VAT Cennik Poradnik po angielsku
Nie świadczymy usług obywatelom Rosji ani spółkom z Rosji.
Najczęstsze pytania
Czy rejestracja VAT jest obowiązkowa dla nowej estońskiej spółki?
Tylko wtedy, gdy jej sprzedaż opodatkowana w Estonii przekracza 40 000 euro w roku kalendarzowym, albo w innych przypadkach wymienionych w ustawie o VAT. Poniżej tego progu spółka z rzeczywistą działalnością gospodarczą związaną z Estonią może zarejestrować się dobrowolnie — to zwykła droga dla spółek sprzedających firmom z UE.
Dlaczego Urząd Podatkowo-Celny odmawia rejestracji VAT?
Najczęściej dlatego, że wniosek nie pokazuje rzeczywistej działalności gospodarczej albo jej związku z Estonią. Różnicę robią umowy, faktury, strona internetowa, estoński rachunek i jasne wyjaśnienie, kto wykonuje pracę i gdzie. Pismo wyjaśniające przygotowujemy razem z wnioskiem.
Źródło: estońska ustawa o VAT (käibemaksuseadus), Riigi Teataja. Informacja ogólna, nie porada prawna ani podatkowa.