Kurz gesagt
Wann die Registrierung Pflicht ist, wann freiwillig, was die Behörde prüft und wie ein Antrag vorbereitet wird, der nicht abgelehnt wird. Mit einer estnischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann die Gesellschaft Umsatzsteuer berechnen, Vorsteuer abziehen und mit EU-Unternehmen im Reverse-Charge-Verfahren handeln. Bei einer aus dem Ausland geführten Gesellschaft ist es zugleich die Nummer, auf die die estnische Steuer- und Zollbehörde am genauesten schaut.
Mit einer estnischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann die Gesellschaft Umsatzsteuer berechnen, Vorsteuer abziehen und mit EU-Unternehmen im Reverse-Charge-Verfahren handeln. Bei einer aus dem Ausland geführten Gesellschaft ist es zugleich die Nummer, auf die die estnische Steuer- und Zollbehörde am genauesten schaut. Dieser Leitfaden erklärt, wann die Registrierung Pflicht ist, wann sie freiwillig ist, was die Behörde prüft und wie ein Antrag vorbereitet wird, der nicht abgelehnt wird.
Bevor Sie einem Unternehmen in einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer berechnen, prüfen Sie seine Nummer mit der kostenlosen EU-USt-IdNr.-Prüfung (VIES).
Der Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Über jede Registrierung entscheidet die Steuer- und Zollbehörde (Maksu- ja Tolliamet, EMTA).
Wann die Registrierung Pflicht und wann sie freiwillig ist
- Pflicht: Übersteigen die steuerpflichtigen Umsätze der Gesellschaft in Estland seit Beginn eines Kalenderjahres 40 000 Euro, muss die Gesellschaft den Antrag innerhalb von drei Arbeitstagen stellen (estnisches Umsatzsteuergesetz § 19 Abs. 1, die maßgeblichen Umsätze nach § 19¹ Abs. 3, und § 20 Abs. 1; Steuer- und Zollbehörde, Registrierung als Umsatzsteuerpflichtiger). Auch andere Fälle, etwa der Erwerb von Waren aus anderen Mitgliedstaaten über der Schwelle, erfordern die Registrierung.
- Freiwillig: Unterhalb der Schwelle kann sich eine Gesellschaft registrieren, wenn sie eine mit Estland verbundene wirtschaftliche Tätigkeit ausübt oder in Kürze aufnimmt. Das ist der übliche Weg für eine neue Gesellschaft, die an EU-Unternehmen verkauft oder von Anfang an Vorsteuer abziehen muss.
Was die Steuer- und Zollbehörde prüft
Bei einer freiwilligen Registrierung muss die EMTA überzeugt sein, dass die Gesellschaft eine tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit mit Bezug zu Estland ausübt oder bald ausüben wird. Sitzt der Vorstand im Ausland, fragt die Behörde in der Regel:
- was die Gesellschaft verkauft, an wen und von wo, und wer die Arbeit leistet;
- Nachweise: Verträge, Rechnungen, Bestellungen, Absichtserklärungen, eine Website, Lieferantenangebote;
- den Bezug zu Estland: die eingetragene Adresse und die Kontaktperson, ein Konto bei einer estnischen Bank oder einem E-Geld-Institut, einen Buchhalter, Mitarbeiter oder Partner;
- wer die wirtschaftlich Berechtigten und die Vorstandsmitglieder sind und ob sie anderswo eine Steuerhistorie haben.
Die gesetzliche Frist für die Entscheidung beträgt fünf Arbeitstage, Rückfragen verlängern sie jedoch. Ein Antrag ohne Nachweise einer tatsächlichen Tätigkeit wird abgelehnt, und die Ablehnung wird vermerkt; ein gut vorbereiteter erster Antrag ist wichtig.
Wie wir ihn vorbereiten
- wir prüfen das Geschäftsmodell und Ihre Nachweise und sagen Ihnen, was fehlt;
- wir bereiten den Antrag und ein Begleitschreiben vor, das die Tätigkeit und ihren Bezug zu Estland beschreibt;
- wir beantworten die Fragen der Behörde bis zur Entscheidung.
Mit einer neuen Gesellschaft kostet die Umsatzsteuer-Registrierung €250; für eine bestehende Gesellschaft kostet der Antrag auf die USt-IdNr. €250. Wenn Sie die Nummer vom ersten Tag an brauchen, ist eine Vorratsgesellschaft mit aktiver USt-IdNr. der schnellere Weg. Für die Umsatzsteuer-Registrierung fällt keine Staatsgebühr an.
Nach der Registrierung
Eine umsatzsteuerlich registrierte Gesellschaft reicht die Umsatzsteuererklärung (KMD) bis zum 20. jedes Folgemonats ein, auch wenn es keine Umsätze gab, und führt ihre Bücher so, dass sie die Erklärung stützen. Viele Inhaber verbinden die Registrierung mit der monatlichen Buchhaltung — siehe Leistungen für Gesellschaften.
Was Sie erhalten
- eine estnische USt-IdNr., die auch im VIES-System der EU gültig ist;
- das Begleitschreiben und den Antrag in der eingereichten Fassung;
- einen kurzen Hinweis zu den monatlichen umsatzsteuerlichen Pflichten.
Wir bereiten den Antrag vor und begleiten das Verfahren; die Entscheidung trifft die Steuer- und Zollbehörde, und wir garantieren sie nicht. Alle Preise verstehen sich ohne Umsatzsteuer. Die gesamte Kommunikation erfolgt per E-Mail.
Antrag auf USt-IdNr. bestellen Preise Leitfaden auf Englisch
Für Staatsangehörige Russlands und für Unternehmen aus Russland erbringen wir keine Leistungen.
Häufige Fragen
Ist die Umsatzsteuer-Registrierung für eine neue estnische Gesellschaft Pflicht?
Nur wenn ihre steuerpflichtigen Umsätze in Estland in einem Kalenderjahr 40 000 Euro übersteigen oder in den anderen Fällen, die das Umsatzsteuergesetz nennt. Darunter kann sich eine Gesellschaft mit tatsächlicher, mit Estland verbundener wirtschaftlicher Tätigkeit freiwillig registrieren — der übliche Weg für Gesellschaften, die an EU-Unternehmen verkaufen.
Warum lehnt die Steuer- und Zollbehörde Umsatzsteuer-Registrierungen ab?
Meist, weil der Antrag keine tatsächliche wirtschaftliche Tätigkeit oder keinen Bezug zu Estland zeigt. Verträge, Rechnungen, eine Website, ein estnisches Konto und eine klare Erklärung, wer die Arbeit wo leistet, machen den Unterschied. Das Begleitschreiben bereiten wir zusammen mit dem Antrag vor.
Quelle: estnisches Umsatzsteuergesetz (käibemaksuseadus), Riigi Teataja. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.