Statutair adres en contactpersoon in Estland

Elke Estse vennootschap heeft haar adres in het handelsregister, en een vennootschap met een adres in het buitenland moet een contactpersoon in Estland aanwijzen. Voor de meeste e-residents en buitenlandse eigenaars verzorgt een vergunninghoudende dienstverlener beide. Deze gids legt de wettelijke eisen uit, wat de dienst omvat en wat er gebeurt wanneer de looptijd afloopt.

Deze gids is algemene informatie, geen juridisch advies.

De wettelijke eisen

• Adres. Het handelsregister vermeldt de zetel en het adres van de vennootschap in Estland. Officiële brieven van de Belasting- en Douanedienst, de rechtbanken en andere overheidsinstanties worden daarheen gestuurd, en het adres moet een adres zijn waar de vennootschap daadwerkelijk bereikbaar is.
• Contactpersoon. Een vennootschap kan een contactpersoon aanwijzen aan wie in Estland de processtukken van de vennootschap en de tot haar gerichte wilsverklaringen kunnen worden betekend; zij moet dat doen als haar adres in het buitenland ligt (wet op het handelsregister, § 24). In dat geval mag alleen een notaris, een advocaat, een advocatenkantoor, een beëdigd accountant, een accountantskantoor, een fiscaal vertegenwoordiger van een niet-ingezetene of een dienstverlener voor trusts en vennootschappen worden aangewezen (§ 24, lid 4). De contactpersoon wordt in het register ingeschreven.
• Wie dit mag aanbieden. Het verstrekken van een adres en een contactpersoon aan vennootschappen is een gereglementeerde dienst voor trusts en vennootschappen volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. LexorCorp Global OÜ heeft vergunning FIU000117 van de Estse financiële inlichtingeneenheid.

Een vennootschap zonder geldige contactpersoon, terwijl zij die moet hebben, kan door de registerrechter uit het register worden geschrapt. Een officiële brief missen op een adres dat niet werkt, kan betekenen dat een door een overheidsinstantie gestelde termijn wordt gemist.

Wat de dienst omvat

• een in het handelsregister ingeschreven adres in Tallinn;
• een in het register ingeschreven vergunninghoudende contactpersoon;
• ontvangst van officiële post, scannen en doorsturen per e-mail;
• de vereiste overeenkomsten tussen de vennootschap en de dienstverlener.

Bij een kant-en-klare vennootschap of een nieuwe vennootschap zijn het adres en de contactpersoon voor de eerste 12 maanden inbegrepen. Daarna kost de verlenging met nog eens 12 maanden €350 / jaar.

Voor een bestaande vennootschap die van een andere dienstverlener naar ons komt, kunnen het statutair adres (€250 / jaar) en de contactpersoon (€200 / jaar) afzonderlijk worden besteld; de inschrijving in het register gebeurt met een besluit van het bestuur.

Wat we van u nodig hebben

• de registercode en de namen van de bestuursleden;
• documenten voor het cliëntenonderzoek: paspoort of identiteitskaart en adresbewijs van de bestuursleden en de uiteindelijk begunstigden, zoals de vergunde dienst vereist;
• een digitale handtekening (Estse identiteitskaart, e-residency-kaart, Mobile-ID of Smart-ID) voor de aanvraag bij het register.

Wanneer de looptijd afloopt

Wij herinneren de vennootschap vóór het einde van de looptijd. Wordt de dienst niet verlengd, dan moet de vennootschap een nieuw adres en een nieuwe contactpersoon in het register laten inschrijven; anders leggen wij de functie van contactpersoon neer, zoals de wet toestaat, en kan de registerrechter de procedure tot schrapping inleiden.

Wat u krijgt

• een adres en een contactpersoon die aan de wet voldoen, ingeschreven in het register;
• elke officiële brief als scan naar uw e-mailadres;
• een herinnering vóór het einde van de looptijd.

Alle prijzen zijn exclusief btw. De inschrijving van het adres en de contactpersoon in het handelsregister, inclusief het griffierecht, is in de prijs inbegrepen. Alle communicatie verloopt per e-mail.

Adres en contactpersoon bestellen Prijzen Gids in het Engels

Aan Russische staatsburgers en Russische vennootschappen verlenen wij geen diensten.

Veelgestelde vragen

Bronnen: Estse wet op het handelsregister, Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wetboek van Koophandel (Riigi Teataja). Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.