Obligaciones anuales de una empresa estonia

Una empresa de responsabilidad limitada estonia (OÜ) se constituye rápido y es barata de mantener, pero no está libre de mantenimiento. Algunas obligaciones recurrentes se aplican a toda empresa, tenga actividad o no, y la mayoría de los problemas que vemos en empresas con propietarios en el extranjero se deben a un plazo incumplido, no a algo complicado. Esta guía enumera las obligaciones recurrentes y explica dos servicios que las cubren: el servicio anual de secretaría de empresa y la contabilidad mensual.

Esta guía es información general, no asesoramiento jurídico, fiscal ni contable para su empresa.

Obligaciones que tiene toda empresa

Informe anual

Toda empresa debe elaborar un informe anual de cada ejercicio y presentarlo en el registro mercantil dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. En la mayoría de las empresas el ejercicio coincide con el año natural, así que el plazo es el 30 de junio. También una empresa sin volumen de negocio presenta un informe. El informe lo aprueban los socios y lo firma el consejo de administración en el entorno electrónico de presentación del registro.

Datos de los titulares reales

Conforme a la ley de prevención del lavado de dinero y de la financiación del terrorismo, la empresa debe comunicar al registro mercantil los datos de sus titulares reales —las personas físicas que en última instancia la poseen o controlan—, mantenerlos actualizados cuando cambien y confirmarlos al presentar el informe anual. Véase titulares reales.

Domicilio y persona de contacto

Una empresa debe tener en Estonia una dirección en la que se la pueda localizar. Si la dirección de la empresa está en el extranjero, debe además designar una persona de contacto en Estonia que reciba los documentos por ella (ley del registro mercantil, § 24). Ambos servicios duran un período; después deben renovarse o sustituirse y actualizarse los datos registrales.

Datos registrales

Los cambios en el consejo de administración, en los estatutos, en la denominación, en el domicilio o en la persona de contacto deben inscribirse en el registro mercantil. En algunos cambios, solo la inscripción los hace oponibles frente a terceros.

Declaraciones fiscales

Una empresa registrada a efectos del IVA presenta cada mes una declaración de IVA a más tardar el día 20 del mes siguiente. Una empresa que paga salarios o retribuciones a miembros del consejo presenta una declaración mensual a más tardar el día 10 del mes siguiente. Una empresa que no está registrada a efectos del IVA ni paga a nadie puede no tener ninguna declaración fiscal mensual, pero sí el informe anual.

Descuidar estas obligaciones tiene consecuencias: multas, pérdida del número de IVA, dificultades con el banco y, en una empresa que reiteradamente no presenta sus informes anuales, la baja de oficio en el registro.

El servicio anual de secretaría de empresa

Nuestro servicio de secretaría de empresa lleva durante doce meses el calendario societario de su empresa para que no se incumpla ningún plazo legal. Cuesta €250 / año y está disponible por separado para cualquier empresa estonia o como complemento al comprar una empresa preconstituida o constituir una nueva. Recibe:

• recordatorios por correo electrónico del plazo del informe anual y de los datos registrales que deben mantenerse actualizados;
• una revisión anual de los datos de la empresa en el registro mercantil y de los titulares reales;
• una vez al año, un borrador del acuerdo de los socios que aprueba el informe anual.

No incluye la elaboración del propio informe anual, las modificaciones registrales (que se piden por separado como inscripción registral) ni la contabilidad y las declaraciones fiscales.

Las fechas en su propio calendario

Si lleva su propio calendario y solo quiere tener en él las fechas fijas, el calendario de plazos de la empresa (€70 con una empresa preconstituida, €70 con una empresa nueva) es un archivo de calendario para Google Calendar, Outlook o Apple Calendar con las fechas de esta guía para los próximos 24 meses, cada una con recordatorios: el informe anual, la renovación del domicilio comercial y de la persona de contacto incluidos en el paquete y, si pide un número de IVA, las declaraciones de IVA mensuales. Es digital: nuestro sistema lo crea a partir de su pedido y lo envía automáticamente a su correo electrónico en cuanto se confirma el pago. No envía recordatorios por correo electrónico ni elabora ningún informe: para eso están el servicio de secretaría de empresa y la contabilidad.

Contabilidad mensual

Una empresa con actividad necesita una contabilidad continua. Nuestra contabilidad mensual cuesta desde €150 / mes para una empresa con pocos asientos mensuales; el precio mensual para un volumen mayor se acuerda con usted por escrito antes de aplicarse. Incluye el registro de extractos bancarios y facturas, la declaración mensual de IVA si la empresa está registrada a efectos del IVA y, según lo acordado, las declaraciones mensuales de salarios cuando procedan. El informe anual, la planificación fiscal y la auditoría legal no están incluidos.

Una empresa sin volumen de negocio no necesita contabilidad mensual: para ella encaja nuestro informe anual para una empresa sin volumen de negocio.

Qué servicio se adapta a su empresa

• Empresa holding o inactiva sin asientos: informe anual sin volumen de negocio + servicio de secretaría de empresa
• Empresa con actividad, sin registro de IVA: contabilidad mensual + servicio de secretaría de empresa
• Empresa con actividad y número de IVA: contabilidad mensual (con declaración de IVA) + servicio de secretaría de empresa

Cómo pedirlo

El servicio de secretaría de empresa tiene un precio fijo y se paga en el formulario de pedido. La contabilidad mensual se pide en el formulario de pedido a su precio «desde», nuestra tarifa para una empresa con pocos asientos mensuales. Toda la comunicación se realiza por correo electrónico.

No prestamos servicios a ciudadanos rusos ni a sociedades rusas.

Pedir el servicio de secretaría Precios Instrucciones en inglés

Fuentes: ley de prevención del lavado de dinero y de la financiación del terrorismo, ley del registro mercantil (Riigi Teataja).