Obblighi annuali di una società estone

Una società a responsabilità limitata estone (OÜ) si costituisce in fretta e costa poco mantenerla, ma non è priva di manutenzione. Alcuni obblighi ricorrenti valgono per ogni società, che sia operativa o meno, e la maggior parte dei problemi che vediamo nelle società con titolari all'estero nasce da una scadenza mancata, non da qualcosa di complicato. Questa guida elenca gli obblighi ricorrenti e spiega due servizi che li coprono: il servizio annuale di segretario societario e la contabilità mensile.

Questa guida è un'informazione generale, non una consulenza legale, fiscale o contabile per la vostra società.

Obblighi che ogni società ha

Bilancio annuale

Ogni società deve redigere un bilancio annuale per ogni esercizio e depositarlo presso il registro delle imprese entro sei mesi dalla fine dell'esercizio. Per la maggior parte delle società l'esercizio coincide con l'anno solare, quindi la scadenza è il 30 giugno. Anche una società senza fatturato deposita un bilancio. Il bilancio è approvato dai soci e firmato dal consiglio di amministrazione nell'ambiente elettronico di deposito del registro.

Dati sui titolari effettivi

Ai sensi della legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, la società deve comunicare al registro delle imprese i dati sui suoi titolari effettivi — le persone fisiche che in ultima istanza la possiedono o la controllano —, mantenerli aggiornati in caso di modifiche e confermarli al deposito del bilancio annuale. Vedete titolari effettivi.

Indirizzo e persona di contatto

Una società deve avere in Estonia un indirizzo presso cui sia reperibile. Se l'indirizzo della società si trova all'estero, deve inoltre nominare una persona di contatto in Estonia che riceva i documenti per suo conto (legge sul registro delle imprese, § 24). Entrambi i servizi durano per un periodo; poi devono essere rinnovati o sostituiti e i dati del registro aggiornati.

Dati del registro

Le modifiche nel consiglio di amministrazione, nello statuto, nella denominazione, nell'indirizzo o nella persona di contatto devono essere iscritte nel registro delle imprese. Per alcune modifiche è solo l'iscrizione a renderle opponibili ai terzi.

Dichiarazioni fiscali

Una società registrata ai fini IVA presenta ogni mese una dichiarazione IVA entro il 20 del mese successivo. Una società che paga stipendi o compensi agli amministratori presenta una dichiarazione mensile entro il 10 del mese successivo. Una società che non è registrata ai fini IVA e non paga nessuno può non avere alcuna dichiarazione fiscale mensile — ma il bilancio annuale sì.

Trascurare questi obblighi ha conseguenze: sanzioni, perdita della partita IVA, difficoltà con la banca e — per una società che ripetutamente non deposita i bilanci — cancellazione d'ufficio dal registro.

Il servizio annuale di segretario societario

Il nostro servizio di segretario societario tiene per dodici mesi il calendario societario della vostra società, così che nessuna scadenza di legge venga mancata. Costa €250 / anno ed è disponibile separatamente per qualsiasi società estone oppure come aggiunta all'acquisto di una società pronta o alla costituzione di una nuova. Ricevete:

• promemoria via e-mail della scadenza del bilancio annuale e dei dati del registro da mantenere aggiornati;
• una verifica annuale dei dati della società nel registro delle imprese e dei titolari effettivi;
• una volta l'anno, una bozza della delibera dei soci che approva il bilancio annuale.

Non sono compresi la redazione del bilancio annuale stesso, le modifiche al registro (ordinate a parte come iscrizione nel registro), la contabilità e le dichiarazioni fiscali.

Le date nel vostro calendario

Se tenete il vostro calendario e volete solo le date fisse, il calendario delle scadenze societarie (€70 con una società pronta, €70 con una nuova società) è un file di calendario per Google Calendar, Outlook o Apple Calendar con le date di questa guida per i prossimi 24 mesi, ciascuna con promemoria: il bilancio annuale, il rinnovo dell'indirizzo commerciale e della persona di contatto compresi nel pacchetto e, se ordinate una partita IVA, le dichiarazioni IVA mensili. È digitale: il nostro sistema lo crea dal vostro ordine e lo invia automaticamente al vostro indirizzo e-mail non appena il pagamento è confermato. Non invia promemoria via e-mail e non redige alcun resoconto — per questo ci sono il servizio di segretario societario e la contabilità.

Contabilità mensile

Una società operativa ha bisogno di una contabilità continuativa. La nostra contabilità mensile costa da €150 / mese per una società con poche registrazioni mensili; il prezzo mensile per un volume maggiore viene concordato con voi per iscritto prima di applicarsi. Comprende la registrazione di estratti conto e fatture, la dichiarazione IVA mensile se la società è registrata ai fini IVA e, su accordo, le dichiarazioni salariali mensili ove dovute. Bilancio annuale, pianificazione fiscale e revisione legale non sono compresi.

Una società senza fatturato non ha bisogno di contabilità mensile: per lei è adatto il nostro bilancio annuale per una società senza fatturato.

Quale servizio è adatto alla vostra società

• Holding o società inattiva senza registrazioni: bilancio annuale senza fatturato + servizio di segretario societario
• Società operativa, non registrata ai fini IVA: contabilità mensile + servizio di segretario societario
• Società operativa con partita IVA: contabilità mensile (con dichiarazione IVA) + servizio di segretario societario

Come ordinare

Il servizio di segretario societario ha un prezzo fisso e si paga nel modulo d'ordine. La contabilità mensile si ordina nel modulo d'ordine al suo prezzo «a partire da», la nostra tariffa per una società con poche registrazioni mensili. Tutta la comunicazione avviene via e-mail.

Non forniamo servizi a cittadini russi o a società russe.

Ordina il servizio di segretario societario Prezzi Istruzioni in inglese

Fonti: legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, legge sul registro delle imprese (Riigi Teataja).