Jaarlijkse verplichtingen van een Estse vennootschap

Een Estse besloten vennootschap (OÜ) is snel opgericht en goedkoop in onderhoud, maar niet onderhoudsvrij. Enkele terugkerende verplichtingen gelden voor elke vennootschap, actief of niet, en de meeste problemen die wij zien bij vennootschappen met eigenaren in het buitenland ontstaan door een gemiste termijn, niet door iets ingewikkelds. Deze gids noemt de terugkerende verplichtingen en legt twee diensten uit die ze afdekken: de jaarlijkse company-secretarydienst en de maandelijkse boekhouding.

Deze gids is algemene informatie, geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies voor uw vennootschap.

Verplichtingen die elke vennootschap heeft

Jaarverslag

Elke vennootschap moet voor elk boekjaar een jaarverslag opstellen en het binnen zes maanden na het einde van het jaar bij het handelsregister indienen. Bij de meeste vennootschappen is het boekjaar het kalenderjaar, dus de termijn is 30 juni. Ook een vennootschap zonder omzet dient een verslag in. Het verslag wordt door de aandeelhouders vastgesteld en door het bestuur ondertekend in de elektronische indieningsomgeving van het register.

Gegevens over de uiteindelijk begunstigden

Volgens de wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering moet de vennootschap het handelsregister gegevens verstrekken over haar uiteindelijk begunstigden — de natuurlijke personen die haar uiteindelijk bezitten of zeggenschap over haar hebben —, deze bij wijzigingen actueel houden en bij het indienen van het jaarverslag bevestigen. Zie uiteindelijk begunstigden.

Adres en contactpersoon

Een vennootschap moet in Estland een adres hebben waarop zij bereikbaar is. Ligt het adres van de vennootschap in het buitenland, dan moet zij bovendien een contactpersoon in Estland aanwijzen die stukken voor haar in ontvangst neemt (wet op het handelsregister, § 24). Beide diensten lopen voor een termijn; daarna moeten ze worden verlengd of vervangen en moeten de registergegevens worden bijgewerkt.

Registergegevens

Wijzigingen in het bestuur, de statuten, de naam, het adres of de contactpersoon moeten in het handelsregister worden ingeschreven. Bij sommige wijzigingen maakt pas de inschrijving de wijziging tegenover derden van kracht.

Belastingaangiften

Een voor de btw geregistreerde vennootschap dient elke maand uiterlijk op de 20e van de volgende maand een btw-aangifte in. Een vennootschap die lonen of bestuursvergoedingen betaalt, dient uiterlijk op de 10e van de volgende maand een maandaangifte in. Een vennootschap die niet btw-plichtig is en niemand betaalt, heeft mogelijk helemaal geen maandelijkse belastingaangiften — maar wel het jaarverslag.

Wie deze verplichtingen verzuimt, moet rekenen op gevolgen: boetes, verlies van het btw-nummer, problemen met de bank en — bij een vennootschap die herhaaldelijk geen jaarverslagen indient — ambtshalve doorhaling in het register.

De jaarlijkse company-secretarydienst

Onze company-secretarydienst houdt twaalf maanden lang de vennootschapskalender van uw vennootschap bij, zodat geen wettelijke termijn wordt gemist. Hij kost €250 / jaar en is los verkrijgbaar voor elke Estse vennootschap of als aanvulling bij de aankoop van een kant-en-klare vennootschap of de oprichting van een nieuwe. U ontvangt:

• herinneringen per e-mail aan de termijn van het jaarverslag en aan de actueel te houden registergegevens;
• een jaarlijkse controle van de gegevens van de vennootschap in het handelsregister en over de begunstigden;
• eenmaal per jaar een ontwerp van het aandeelhoudersbesluit tot vaststelling van het jaarverslag.

Niet inbegrepen zijn het opstellen van het jaarverslag zelf, registerwijzigingen (afzonderlijk te bestellen als registerinschrijving) en boekhouding en belastingaangiften.

De data in uw eigen agenda

Houdt u uw eigen agenda bij en wilt u er alleen de vaste data in, dan is de termijnkalender van de vennootschap (€70 met een kant-en-klare vennootschap, €70 met een nieuwe vennootschap) een agendabestand voor Google Calendar, Outlook of Apple Calendar met de data uit deze gids voor de komende 24 maanden, elk met herinneringen: het jaarverslag, de verlenging van het in het pakket inbegrepen bedrijfsadres en de contactpersoon en, als u een btw-nummer bestelt, de maandelijkse btw-aangiften. Hij is digitaal: ons systeem maakt hem aan op basis van uw bestelling en stuurt hem automatisch naar uw e-mailadres zodra de betaling is bevestigd. Hij stuurt geen herinneringen per e-mail en stelt geen verslag op — daarvoor zijn de company-secretarydienst en de boekhouding.

Maandelijkse boekhouding

Een actieve vennootschap heeft doorlopende boekhouding nodig. Onze maandelijkse boekhouding kost vanaf €150 / maand voor een vennootschap met weinig maandelijkse boekingen; de maandprijs voor een groter volume wordt schriftelijk met u afgesproken voordat hij geldt. Ze omvat het boeken van bankafschriften en facturen, de maandelijkse btw-aangifte als de vennootschap btw-plichtig is en, na afspraak, maandelijkse loonaangiften waar die van toepassing zijn. Jaarverslag, fiscale planning en wettelijke controle zijn niet inbegrepen.

Een vennootschap zonder omzet heeft geen maandelijkse boekhouding nodig: voor haar past ons jaarverslag voor een vennootschap zonder omzet.

Welke dienst bij uw vennootschap past

• Holding- of slapende vennootschap zonder boekingen: jaarverslag zonder omzet + company-secretarydienst
• Actieve vennootschap, niet btw-plichtig: maandelijkse boekhouding + company-secretarydienst
• Actieve vennootschap met btw-nummer: maandelijkse boekhouding (met btw-aangifte) + company-secretarydienst

Zo bestelt u

De company-secretarydienst heeft een vaste prijs en wordt in het bestelformulier betaald. De maandelijkse boekhouding wordt in het bestelformulier besteld tegen haar vanafprijs, ons tarief voor een vennootschap met weinig maandelijkse boekingen. Alle communicatie verloopt per e-mail.

Aan Russische staatsburgers en Russische vennootschappen verlenen wij geen diensten.

Company-secretarydienst bestellen Prijzen Gids in het Engels

Bronnen: wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering, wet op het handelsregister (Riigi Teataja).