Obligations annuelles d'une société estonienne

Une société à responsabilité limitée estonienne (OÜ) se crée vite et coûte peu à entretenir, mais elle n'est pas sans entretien. Certaines obligations récurrentes s'appliquent à toute société, qu'elle soit active ou non, et la plupart des problèmes que nous voyons dans les sociétés dont les propriétaires sont à l'étranger viennent d'un délai manqué, pas de quelque chose de compliqué. Ce guide énumère les obligations récurrentes et explique deux services qui les couvrent : le service annuel de secrétariat de société et la comptabilité mensuelle.

Ce guide est une information générale, et non un conseil juridique, fiscal ou comptable pour votre société.

Les obligations de toute société

Rapport annuel

Chaque société doit établir un rapport annuel pour chaque exercice et le déposer au registre du commerce dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Pour la plupart des sociétés, l'exercice correspond à l'année civile : le délai est donc le 30 juin. Une société sans chiffre d'affaires dépose aussi un rapport. Le rapport est approuvé par les associés et signé par le conseil de direction dans l'environnement électronique de dépôt du registre.

Informations sur les bénéficiaires effectifs

En vertu de la loi sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, la société doit communiquer au registre du commerce des informations sur ses bénéficiaires effectifs — les personnes physiques qui, en dernier ressort, la possèdent ou la contrôlent —, les tenir à jour en cas de changement et les confirmer lors du dépôt du rapport annuel. Voir bénéficiaires effectifs.

Adresse et personne de contact

Une société doit avoir en Estonie une adresse à laquelle elle peut être jointe. Si l'adresse de la société se trouve à l'étranger, elle doit en outre désigner une personne de contact en Estonie qui reçoit les documents pour elle (loi sur le registre du commerce, § 24). Les deux services courent pour une durée déterminée ; ensuite, ils doivent être prolongés ou remplacés et les données du registre mises à jour.

Données du registre

Les changements au sein du conseil de direction, dans les statuts, de la dénomination, de l'adresse ou de la personne de contact doivent être inscrits au registre du commerce. Pour certains changements, seule l'inscription rend le changement opposable aux tiers.

Déclarations fiscales

Une société immatriculée à la TVA dépose chaque mois une déclaration de TVA au plus tard le 20 du mois suivant. Une société qui verse des salaires ou des rémunérations aux membres du conseil de direction dépose une déclaration mensuelle au plus tard le 10 du mois suivant. Une société qui n'est pas assujettie à la TVA et ne rémunère personne peut n'avoir aucune déclaration fiscale mensuelle — mais toujours le rapport annuel.

Négliger ces obligations a des conséquences : amendes, perte du numéro de TVA, difficultés avec la banque et — pour une société qui ne dépose pas ses rapports annuels de façon répétée — radiation d'office du registre.

Le service annuel de secrétariat de société

Notre service de secrétariat de société tient pendant douze mois le calendrier de votre société afin qu'aucun délai légal ne soit manqué. Il coûte €250 / an et est disponible séparément pour toute société estonienne ou en complément à l'achat d'une société prête à l'emploi ou à la création d'une nouvelle. Vous recevez :

• des rappels par e-mail du délai du rapport annuel et des données du registre à tenir à jour ;
• une vérification annuelle des données de la société au registre du commerce et sur les bénéficiaires ;
• une fois par an, un projet de décision des associés approuvant le rapport annuel.

Ne sont pas compris l'établissement du rapport annuel lui-même, les modifications au registre (commandées séparément comme inscription au registre) ainsi que la comptabilité et les déclarations fiscales.

Les dates dans votre propre agenda

Si vous tenez votre propre agenda et souhaitez seulement y avoir les dates fixes, le calendrier des échéances de la société (€70 avec une société prête à l'emploi, €70 avec une nouvelle société) est un fichier calendrier pour Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar contenant les dates de ce guide pour les 24 prochains mois, chacune avec des rappels : le rapport annuel, la prolongation de l'adresse commerciale et de la personne de contact comprises dans le forfait et, si vous commandez un numéro de TVA, les déclarations de TVA mensuelles. Il est numérique : notre système le crée à partir de votre commande et l'envoie automatiquement à votre adresse e-mail dès que le paiement est confirmé. Il n'envoie pas de rappels par e-mail et n'établit aucun rapport — c'est le rôle du service de secrétariat de société et de la comptabilité.

Comptabilité mensuelle

Une société active a besoin d'une comptabilité courante. Notre comptabilité mensuelle coûte à partir de €150 / mois pour une société ayant peu d'écritures mensuelles ; le prix mensuel pour un volume plus important est convenu avec vous par écrit avant de s'appliquer. Elle comprend la comptabilisation des relevés bancaires et des factures, la déclaration de TVA mensuelle si la société est assujettie à la TVA et, sur accord, les déclarations salariales mensuelles le cas échéant. Le rapport annuel, la planification fiscale et l'audit légal ne sont pas compris.

Une société sans chiffre d'affaires n'a pas besoin de comptabilité mensuelle : notre rapport annuel pour une société sans chiffre d'affaires lui convient.

Quel service convient à votre société

• Holding ou société dormante sans écritures : rapport annuel sans chiffre d'affaires + service de secrétariat de société
• Société active, non assujettie à la TVA : comptabilité mensuelle + service de secrétariat de société
• Société active avec numéro de TVA : comptabilité mensuelle (avec déclaration de TVA) + service de secrétariat de société

Comment commander

Le service de secrétariat de société a un prix fixe et se paie dans le formulaire de commande. La comptabilité mensuelle se commande dans le formulaire de commande à son prix « à partir de », notre tarif pour une société ayant peu d'écritures mensuelles. Toute la communication se fait par e-mail.

Nous ne fournissons pas de services aux citoyens russes ni aux sociétés russes.

Commander le service de secrétariat Tarifs Guide en anglais

Sources : loi sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, loi sur le registre du commerce (Riigi Teataja).