Obrigações anuais de uma sociedade estónia

Uma sociedade de responsabilidade limitada estónia (OÜ) constitui-se depressa e é barata de manter, mas não dispensa manutenção. Algumas obrigações recorrentes aplicam-se a qualquer sociedade, esteja ou não em atividade, e a maior parte dos problemas que vemos em sociedades com proprietários no estrangeiro resulta de um prazo falhado, não de algo complicado. Este guia enumera as obrigações recorrentes e explica dois serviços que as cobrem: o serviço anual de secretário de sociedade e a contabilidade mensal.

Este guia é informação geral, e não aconselhamento jurídico, fiscal ou contabilístico para a sua sociedade.

Obrigações que qualquer sociedade tem

Relatório anual

Cada sociedade tem de elaborar um relatório anual para cada exercício e apresentá-lo no registo comercial no prazo de seis meses após o fim do exercício. Na maioria das sociedades, o exercício coincide com o ano civil, pelo que o prazo é 30 de junho. Também uma sociedade sem volume de negócios apresenta um relatório. O relatório é aprovado pelos sócios e assinado pela gerência no ambiente eletrónico de apresentação do registo.

Dados dos beneficiários efetivos

Nos termos da lei de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, a sociedade tem de comunicar ao registo comercial os dados dos seus beneficiários efetivos — as pessoas singulares que, em última instância, a detêm ou controlam —, mantê-los atualizados quando mudam e confirmá-los ao apresentar o relatório anual. Veja beneficiários efetivos.

Morada e pessoa de contacto

Uma sociedade tem de ter na Estónia uma morada onde possa ser contactada. Se a morada da sociedade se situar no estrangeiro, tem ainda de designar uma pessoa de contacto na Estónia que receba os documentos por ela (lei do registo comercial, § 24). Ambos os serviços vigoram por um período; depois, têm de ser renovados ou substituídos e os dados do registo atualizados.

Dados do registo

As alterações na gerência, nos estatutos, na firma, na morada ou na pessoa de contacto têm de ser inscritas no registo comercial. Em algumas alterações, só a inscrição as torna oponíveis a terceiros.

Declarações fiscais

Uma sociedade registada para efeitos de IVA apresenta todos os meses uma declaração de IVA até ao dia 20 do mês seguinte. Uma sociedade que paga salários ou remunerações aos gerentes apresenta uma declaração mensal até ao dia 10 do mês seguinte. Uma sociedade que não está registada para efeitos de IVA nem paga a ninguém pode não ter qualquer declaração fiscal mensal — mas tem sempre o relatório anual.

Descurar estas obrigações tem consequências: coimas, perda do número de IVA, dificuldades com o banco e — numa sociedade que repetidamente não apresenta os relatórios anuais — eliminação oficiosa do registo.

O serviço anual de secretário de sociedade

O nosso serviço de secretário de sociedade gere durante doze meses o calendário societário da sua sociedade para que nenhum prazo legal seja falhado. Custa €250 / ano e está disponível separadamente para qualquer sociedade estónia ou como complemento na compra de uma sociedade pronta a usar ou na constituição de uma nova. Recebe:

• lembretes por e-mail do prazo do relatório anual e dos dados do registo a manter atualizados;
• uma verificação anual dos dados da sociedade no registo comercial e dos beneficiários efetivos;
• uma vez por ano, um projeto de deliberação dos sócios que aprova o relatório anual.

Não estão incluídos a elaboração do próprio relatório anual, as alterações ao registo (encomendadas separadamente como inscrição no registo), a contabilidade e as declarações fiscais.

As datas no seu próprio calendário

Se gere o seu próprio calendário e só quer lá ter as datas fixas, o calendário de prazos da sociedade (€70 com uma sociedade pronta a usar, €70 com uma nova sociedade) é um ficheiro de calendário para Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar com as datas deste guia para os próximos 24 meses, cada uma com lembretes: o relatório anual, a renovação da morada comercial e da pessoa de contacto incluídas no pacote e, se encomendar um número de IVA, as declarações de IVA mensais. É digital: o nosso sistema cria-o a partir da sua encomenda e envia-o automaticamente para o seu e-mail logo que o pagamento é confirmado. Não envia lembretes por e-mail nem elabora qualquer relatório — para isso existem o serviço de secretário de sociedade e a contabilidade.

Contabilidade mensal

Uma sociedade em atividade precisa de contabilidade contínua. A nossa contabilidade mensal custa a partir de €150 / mês para uma sociedade com poucos lançamentos mensais; o preço mensal para um volume maior é acordado consigo por escrito antes de se aplicar. Inclui o lançamento de extratos bancários e faturas, a declaração mensal de IVA se a sociedade estiver registada para efeitos de IVA e, mediante acordo, as declarações salariais mensais quando aplicáveis. O relatório anual, o planeamento fiscal e a revisão legal de contas não estão incluídos.

Uma sociedade sem volume de negócios não precisa de contabilidade mensal: para ela adequa-se o nosso relatório anual para uma sociedade sem volume de negócios.

Que serviço se adequa à sua sociedade

• Sociedade holding ou inativa sem lançamentos: relatório anual sem volume de negócios + serviço de secretário de sociedade
• Sociedade em atividade, sem registo de IVA: contabilidade mensal + serviço de secretário de sociedade
• Sociedade em atividade com número de IVA: contabilidade mensal (com declaração de IVA) + serviço de secretário de sociedade

Como encomendar

O serviço de secretário de sociedade tem um preço fixo e é pago no formulário de encomenda. A contabilidade mensal é encomendada no formulário de encomenda ao seu preço «a partir de», a nossa tarifa para uma sociedade com poucos lançamentos mensais. Toda a comunicação é feita por e-mail.

Não prestamos serviços a cidadãos russos nem a sociedades russas.

Encomendar o serviço de secretário Preços Guia em inglês

Fontes: lei de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, lei do registo comercial (Riigi Teataja).