Kurz gesagt
Die wiederkehrenden Pflichten jeder estnischen OÜ und zwei Leistungen, die sie abdecken. Eine estnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ) ist schnell gegründet und günstig im Unterhalt, aber nicht wartungsfrei. Einige wiederkehrende Pflichten gelten für jede Gesellschaft, ob sie tätig ist oder nicht, und die meisten Probleme, die wir bei Gesellschaften mit Eigentümern im Ausland sehen, entstehen durch eine verpasste Frist, nicht durch etwas Kompliziertes.
Prüfen Sie Ihre Gesellschaft
Geben Sie den Registercode ein: Wir zeigen, was das Handelsregister über Ihre Gesellschaft zeigt und welche unserer Leistungen das erfordert — mit Preis.
Rechner für die Frist des Jahresabschlusses
Geben Sie den letzten Tag des Geschäftsjahres ein. Der Jahresabschluss ist binnen sechs Monaten danach einzureichen (Handelsgesetzbuch § 179).
Eine estnische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (OÜ) ist schnell gegründet und günstig im Unterhalt, aber nicht wartungsfrei. Einige wiederkehrende Pflichten gelten für jede Gesellschaft, ob sie tätig ist oder nicht, und die meisten Probleme, die wir bei Gesellschaften mit Eigentümern im Ausland sehen, entstehen durch eine verpasste Frist, nicht durch etwas Kompliziertes. Dieser Leitfaden nennt die wiederkehrenden Pflichten und erklärt zwei Leistungen, die sie abdecken: den jährlichen Company-Secretary-Service und die monatliche Buchhaltung.
Der Leitfaden ist eine allgemeine Information, keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung für Ihre Gesellschaft.
Pflichten, die jede Gesellschaft hat
Jahresabschluss
Jede Gesellschaft muss für jedes Geschäftsjahr einen Jahresabschluss erstellen und ihn innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Jahres beim Handelsregister einreichen. Bei den meisten Gesellschaften ist das Geschäftsjahr das Kalenderjahr, die Frist ist also der 30. Juni. Auch eine Gesellschaft ohne Umsatz reicht einen Abschluss ein. Der Abschluss wird von den Gesellschaftern festgestellt und vom Vorstand in der elektronischen Einreichungsumgebung des Registers unterzeichnet.
Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten
Nach dem Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung muss die Gesellschaft dem Handelsregister Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten — den natürlichen Personen, die sie letztlich besitzen oder kontrollieren — übermitteln, sie bei Änderungen aktuell halten und bei Einreichung des Jahresabschlusses bestätigen. Siehe wirtschaftlich Berechtigte.
Adresse und Kontaktperson
Eine Gesellschaft muss eine Adresse in Estland haben, unter der sie erreichbar ist. Liegt die Adresse der Gesellschaft im Ausland, muss sie außerdem eine Kontaktperson in Estland benennen, die Schriftstücke für sie entgegennimmt (Handelsregistergesetz, § 24). Beide Leistungen laufen für einen Zeitraum; danach müssen sie verlängert oder ersetzt und die Registerdaten aktualisiert werden.
Registerdaten
Änderungen im Vorstand, in der Satzung, beim Firmennamen, bei der Adresse oder der Kontaktperson müssen ins Handelsregister eingetragen werden. Bei manchen Änderungen macht erst die Eintragung die Änderung gegenüber Dritten wirksam.
Steuererklärungen
Eine als umsatzsteuerpflichtig registrierte Gesellschaft reicht jeden Monat bis zum 20. des Folgemonats eine Umsatzsteuererklärung ein. Eine Gesellschaft, die Gehälter oder Vorstandsvergütungen zahlt, reicht bis zum 10. des Folgemonats eine monatliche Erklärung ein. Eine Gesellschaft, die weder umsatzsteuerpflichtig ist noch jemanden bezahlt, hat unter Umständen gar keine monatlichen Steuererklärungen — den Jahresabschluss aber trotzdem.
Wer diese Pflichten versäumt, muss mit Folgen rechnen: Bußgelder, Verlust der Umsatzsteuernummer, Schwierigkeiten mit der Bank und — bei einer Gesellschaft, die wiederholt keine Jahresabschlüsse einreicht — Zwangslöschung aus dem Register.
Der jährliche Company-Secretary-Service
Unser Company-Secretary-Service führt zwölf Monate lang den Gesellschaftskalender Ihrer Gesellschaft, damit keine gesetzliche Frist versäumt wird. Er kostet €250 / Jahr und ist einzeln für jede estnische Gesellschaft erhältlich oder als Ergänzung beim Kauf einer Vorratsgesellschaft oder der Gründung einer neuen. Sie erhalten:
- Erinnerungen per E-Mail an die Frist des Jahresabschlusses und an die aktuell zu haltenden Registerdaten;
- eine jährliche Prüfung der Handelsregister- und Berechtigtendaten der Gesellschaft;
- einmal im Jahr einen Entwurf des Gesellschafterbeschlusses zur Feststellung des Jahresabschlusses.
Nicht enthalten sind die Erstellung des Jahresabschlusses selbst, Registeränderungen (separat als Registereintragung bestellt) sowie Buchhaltung und Steuererklärungen.
Die Termine in Ihrem eigenen Kalender
Wenn Sie Ihren eigenen Kalender führen und nur die festen Termine darin haben möchten, ist der Fristenkalender der Gesellschaft (€70 mit einer Vorratsgesellschaft, €70 mit einer neuen Gesellschaft) eine Kalenderdatei für Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar mit den Terminen aus diesem Leitfaden für die nächsten 24 Monate, jeweils mit Erinnerungen: der Jahresabschluss, die Verlängerung der im Paket enthaltenen Geschäftsadresse und Kontaktperson und, wenn Sie eine Umsatzsteuernummer bestellen, die monatlichen Umsatzsteuererklärungen. Er ist digital: Unser System erstellt ihn aus Ihrer Bestellung und sendet ihn automatisch an Ihre E-Mail-Adresse, sobald die Zahlung bestätigt ist. Er sendet keine Erinnerungen per E-Mail und erstellt keinen Bericht — dafür gibt es den Company-Secretary-Service und die Buchhaltung.
Monatliche Buchhaltung
Eine tätige Gesellschaft braucht laufende Buchhaltung. Unsere monatliche Buchhaltung kostet ab €150 / Monat für eine Gesellschaft mit wenigen monatlichen Buchungen; der Monatspreis für ein größeres Volumen wird mit Ihnen schriftlich vereinbart, bevor er gilt. Sie umfasst die Verbuchung von Kontoauszügen und Rechnungen, die monatliche Umsatzsteuererklärung, wenn die Gesellschaft umsatzsteuerpflichtig ist, und nach Vereinbarung monatliche Lohnerklärungen, wo sie anfallen. Jahresabschluss, Steuerplanung und gesetzliche Abschlussprüfung sind nicht enthalten.
Eine Gesellschaft ohne Umsatz braucht keine monatliche Buchhaltung: Für sie passt unser Jahresabschluss für eine Gesellschaft ohne Umsatz.
Welche Leistung zu Ihrer Gesellschaft passt
- Holding- oder ruhende Gesellschaft ohne Buchungen: Jahresabschluss ohne Umsatz + Company-Secretary-Service
- Tätige Gesellschaft, nicht umsatzsteuerpflichtig: monatliche Buchhaltung + Company-Secretary-Service
- Tätige Gesellschaft mit Umsatzsteuernummer: monatliche Buchhaltung (mit Umsatzsteuererklärung) + Company-Secretary-Service
So bestellen Sie
Der Company-Secretary-Service hat einen festen Preis und wird im Bestellformular bezahlt. Die monatliche Buchhaltung wird im Bestellformular zu ihrem Ab-Preis bestellt, unserer Gebühr für eine Gesellschaft mit wenigen monatlichen Buchungen. Die gesamte Kommunikation läuft per E-Mail.
Für Staatsangehörige Russlands und für Unternehmen aus Russland erbringen wir keine Leistungen.
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Quellen: Gesetz zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Handelsregistergesetz (Riigi Teataja).