Avtale med styremedlemmet i Estland

Ethvert estisk aksjeselskap med begrenset ansvar (OÜ) ledes og representeres av sitt styre (juhatus). Styremedlemmet velges ved beslutning av aksjonærene og registreres i handelsregisteret — men valget sier ingenting om vilkårene personen arbeider på: om personen får betalt, for hvor lenge, hva som skjer ved fratreden, hva personen ikke har lov til. Disse vilkårene hører hjemme i en skriftlig oppdragsavtale mellom selskapet og styremedlemmet. Denne guiden forklarer hvorfor avtalen er viktig og hva den inneholder. Vi utarbeider den som tilleggstjeneste til et hylleselskap eller en nystiftelse.

Guiden er generell informasjon, ikke juridisk eller skattemessig rådgivning for din sak.

To rettsforhold: valg og avtale

Estisk rett skiller mellom det selskapsrettslige og det avtalerettslige forholdet. Det selskapsrettslige forholdet oppstår ved valget: styremedlemmet blir selskapets lovlige representant, med de fullmakter og plikter som handelsloven (äriseadustik) fastsetter. Det avtalerettslige forholdet er avtalen personen utøver rollen etter. I estisk praksis er det en oppdrags- eller tjenesteavtale etter obligasjonsrettsloven (võlaõigusseadus), ikke en arbeidsavtale — i denne egenskapen er et styremedlem ikke ansatt i selskapet, selv om samme person i tillegg har en arbeidsavtale for annet arbeid.

De to forholdene kan opphøre hver for seg. Andelseierne kan når som helst avsette et styremedlem, men følgene — oppsigelsestid, eventuell sluttvederlag, tilbakelevering av dokumenter — følger av avtalen. Uten avtale overlates disse spørsmålene til obligasjonsrettslovens alminnelige regler, som sjelden tilsvarer det partene hadde i tankene.

Hva avtalen inneholder

• Oppgaver og fullmakter. De alminnelige pliktene står i handelsloven; avtalen legger til de konkrete — områdene personen er ansvarlig for, rapporteringen til aksjonærene og eventuelle interne grenser (for eksempel transaksjoner over en terskel som krever aksjonærenes forhåndssamtykke).
• Honorar eller ikke honorar. Mange små estiske selskaper har en gründer som styremedlem som ikke får betalt for styrerollen. Det er tillatt, og avtalen bør si det uttrykkelig. Får styremedlemmet betalt, angir avtalen beløpet og hvordan det endres. Godtgjørelse til et styremedlem er skattepliktig i Estland; de skattemessige følgene avhenger av personens forhold og er ikke en del av vår utarbeidelse av avtalen.
• Varighet og opphør. Funksjonstiden, oppsigelsestiden og hva som skjer ved avsettelse eller fratreden.
• Ansvar. Et styremedlem skal handle med en aktsom leders omhu og er ansvarlig overfor selskapet for tap som følge av pliktbrudd (handelsloven § 187). Avtalen kan ikke utelukke ansvar for forsettlige brudd, men den kan regulere en forsikring og fremgangsmåten for aksjonærenes godkjenning av viktige beslutninger — noe som, riktig dokumentert, beskytter et aktsomt styremedlem.
• Taushetsplikt og konkurranseforbud. Handelsloven begrenser allerede styremedlemmers konkurranse uten aksjonærenes samtykke; avtalen kan fastsette omfang, varighet og eventuell kompensasjon for et konkurranseforbud etter avtalens opphør.
• Tilbakelevering av eiendeler og dokumenter ved funksjonstidens slutt, inkludert tilgang til bankkontoer og e-tjenester.

Hvem som trenger den

En avtale er nyttig i ethvert selskap og viktig i tre situasjoner:

1. Styremedlemmet er ikke aksjonær. En ansatt daglig leder har ingen eierandel som beskytter posisjonen; avtalen er personens viktigste sikkerhet og aksjonærenes viktigste kontrollverktøy.
2. Det er flere aksjonærer. Leder én aksjonær selskapet, vil de andre se skriftlige grenser og rapporteringsplikter.
3. Selskapet er regulert eller arbeider med banker. Banker, betalingsforetak og tilsynsmyndigheter spør i økende grad hvordan selskapet ledes. En skriftlig avtale er en del av svaret.

Hva du får

Styreavtalen koster €180 for ett styremedlem, enten du kjøper et hylleselskap eller stifter et nytt. Du får:

• avtalen på engelsk (på estisk ved ønske) for ett styremedlem;
• styre- eller aksjonærbeslutningen som godkjenner den;
• én endringsrunde per e-post.

Ikke inkludert: arbeidsrettslig eller skatterettslig rådgivning om godtgjørelsen, avtaler for flere styremedlemmer (hver bestilles separat) og en notarialbekreftelse, som denne avtalen ikke trenger.

Vi leverer ikke tjenester til russiske statsborgere eller russiske selskaper.

Alle priser er eksklusive mva. All kommunikasjon foregår per e-post.

Bestill styreavtale Priser Veiledning på engelsk

Ofte stilte spørsmål

Kilder: den estiske handelsloven og obligasjonsrettsloven (Riigi Teataja). Generell informasjon, ikke juridisk eller skattemessig rådgivning.